المهارات الإدارية لرؤساء الأقسام
الوحدة الثانية: المستويات الإدارية ودور رؤساء الأقسام كحلقة وصل بين المستويات الإدارية المختلفة
المستويات الإدارية ودور رؤساء الأقسام كحلقة وصل بين المستويات الإدارية المختلفة
تتمثل المستويات الإدارية في التنظيم الرسمي في المنظمات على إختلاف أنواعها في ثلاث مستويات أساسية هي :
- مستوي الإدارية العليا: يمثل هذا النوع قمة المستوى الإداري في التنظيم حيث تتركز فيه جميع السلطات والصلاحيات، كما تمارس فيه أهم الوظائف الإدارية، ويعتبر هذا المستوى المسؤول أمام الجهات الأخرى حول المنتجات التي تقدمها المنظمة. على مستوى الإدارة العليا هناك مسميات وظيفية مثل: رئيس مجلس الإدارة ورؤساء القطاعات والمدراء العموم.
ويقوم المديرين في هذا المستوى بأعمال التخطيط الاستراتيجي، وعقد الاجتماعات، ودراسة وحل المشكلات الكبرى الرئيسية، ودراسة واتخاذ القرارات الكبرى، ويتعامل مع مدى زمني كبير.
- مستوى الإدارة الوسطى: يمثل هذا المستوى حلقة الوصل بين الإدارة العليا والإدارة التنفيذية، فهو بمثابة الجسر الذي تعبر بواسطته جميع النشاطات داخل الجهاز الإداري، ويضم هذا المستوى مديري الإدارات ومساعديهم . وعلى مستوى الإدارة الوسطى المسمى الوظيفي يكون مدير إدارة. ويتميز المديرون في هذا المستوى بالتركيز على إنجاز النتائج المتعلقة بإداراتهم ووضع الخطط التي تسهم في تحقيق الأهداف النهائية والرقابة وتوجيه المستوى الأدنى.
- مستوي الإدارة التنفيذية: يمثل هذا المستوى قاعدة الهرم الإداري ويشتمل على الوظائف التنفيذية والإشرافية في الجهاز الإداري . وعلى مستوى الإدارة التنفيذية هناك رؤساء الأقسام ومشرفي الوحدات، وهم الذين يقومون بأعمال التنفيذ بصفة أساسية وتنحصر اهتماماتهم في التخطيط لعمل المرؤوسين واحتياجهم للعمليات الإدارية محدود نسبياً بالمقارنة بالمستويات السالفة وقراراتهم تؤثر في العمل اليومي وتختص بموضوعات محددة.
وبصرف النظر عن المستوى الادارى الذى يحتلة المدير فى المنظمة فانة يمارس وظائف الادارة الاربعة الرئيسية وهى
(التخطيط – التنظيم – التوجية “القيادة” – والرقابة (
وأيا كان الموقع الادارى والمستوى التنظيمى الذى بة المدير فانة يجب ان يجمع بين ثلاث قدرات مميزة للمديرين وهى
(المهارة الإدارية – المهارة الانسانية – المهارة الفنية )
وتختلف مستويات الادارة الثلاثة من حيث الاعباء والمسئوليات ولذلك تختلف اهمية كل وظيفة من وظائف الادارة تبعا للمستوى الادارى الذى ينتمى اليه المدير
ايضا بالنسبة للقدرات الادارية فكل مستوى ادارى يحتاج الى قدرات مناسبة لموقعه
ولفهم ذلك نلخص معنى القدرات الثلاثة فيما يلي :
(1) المهارة الإدارية : هى ضرورة توافر النظرة الشمولية لوظائف الإدارة الأساسية
: التخطيط والتنظيم والتوجيه والرقابة .
(2) المهارة الانسانية : اى التعامل مع العنصر البشرى وهم المرؤوسين وكيفية دفعهم وتوجيههم وتنمية انتمائهم واخلاصهم
كما تعني المهارات الإنسانية القدرة والحكمة في التعامل مع الأشخاص، وتتضمن فهم الحوافز وفن القيادة، وهي مهارة عامة على جميع المستويات الإدارية.
(3) المهارة الفنية : القدرة على الارتفاع بكفاءة الاداء مما يستلزم الاشراف والمتابعة واصلاح الانحرافات . كما أن المهارة الفنية تعني القدرة على استخدام الخبرة والأساليب والمعدات لإنجاز للعمل، وهي مهارة خاصة بالإدارة الوسطى، وبصورة أقوى لإدارة الإشراف التي تُعنى بتدريب وتطوير مهارات الموظفين الجدد.
وفيما يلي عرض للدور الذي يقوم به رئيس القسم كحلقة وصل بين المستويات الإدارية : – شرح أهداف القسم للعاملين على ضوء أهداف الإدارة الوسطي التابعة لها
- إسناد الوظائف والمهام لمختلف العاملين. بالقسم واللازمة لتحقيق أهداف قسمه .
- إعداد دليل العمل للأنشطة اليومية بالقسم .
- وإرشاد وتوجيه العمال أثناء تنفيذ الأنشطة اليومية.
- تقييم أداء مرؤسيه .
- رقع تقارير دورية عن أداء قسمه للإدارة الوسطي ومن ثم للإدارة العليا .
- مسئول عن كمية وجودة الإنتاج للقسم .
- المحافظة على علاقة جيدة في المنظمة.
- التواصل المستمر مع العاملين بالقسم وحل مشاكلهم .
- رفع المقترحات للتطوير والمقدمة من المرؤوسين إلي الإدارة العليا
- المسؤولية عن توفير التدريب اللازم للمرؤوسين بالأقسام.
- ترتيب المواد اللازمة ، والآلات والأدوات وغيرها للحصول على النتائج المخططة.
- إعداد تقارير دورية عن أداء العمال.
- تحفيز المرؤوسين .
هم بناة صورة المؤسسة لأنهم على اتصال مباشر مع العمال.
وتتمثل الإختصاصات الأساسية المنوطة برؤساء الأقسام فيما يلي :
- القيام بدور فعال في التخطيط والتنظيم والتوجيه والمراقبة لجميع نشاطات العاملين في القسم أو الأقسام التي التي يعملون بها .
- إعداد دليل إجراءات وسياسات العمل الخاصة بالقسم وتحديثه بين الحين و الآخر .
- التنسيق مع مختلف الأقسام في الادارة التي يعمل بها وحل مشاكل الموظفين .
- وضع برنامج التعليم والتدريب المستمر لتأهيل وتدريب العاملين في القسم .
- تقييم مستوى أداء العاملين في القسم و رفع التوصيات بذلك .
- الإشراف على السجلات والقيود الخاصة بالقسم .
- حضور الاجتماعات والندوات الخاصة بعمل القسم .
- رفع التقارير الدورية عن نشاطات القسم .
- مراجعة مشروع الميزانية السنوية للقسم .
- الاشتراك في برنامج الجودة النوعية والإشراف على تطبيق ما يخص القسم .
- القيام بأية مهام أخرى يكلف بها ضمن اختصاصه .
وفيما يلي عرض لعدد من الملامح الأساسية التي يتسم بها رؤساء الأقسام الناجحين في قيامهم بمهامهم وواجباتهم كرؤساء أقسام :
1- طريقة التصرف، وهذه تتضمن الإشارات التي يرسلها القائد للآخرين دون أن يتحدث إليهم. فإذا ما نظر مباشرة إلى عيونهم، أو إلى أي مكان آخر أو إذا وقف أو بقي جالساً، أو إذا ابتسم أو لم يبتسم أو صافح تابعيه بحرارة أم لا، كل هذه الأمور تساعد في تشكل نظرة تابعيه له وتؤثر على قيادتهم.
2- المقدرة على إقناع الآخرين، لابدّ هنا أن نقول: إن جميع الأفكار تكون بلا فائدة إذا لم يتم إقناع الناس بها وتم وضعها على محك العمل. ومثل هؤلاء رؤساء الأقسام يستطيعون تبسيط الأفكار المعقدة وإيصالها لتابعيهم بسهولة ويسر حتى تصبح مفهومة إلى أبسط أفراد المؤسسة.
3- المقدرة على التحدث بشكل فاعل، ربما يكون لدى رئيس القسم أفكار متعددة وكثيرة، لكنه يستطيع ترتيب هذه الأفكار وتقديمها لمن يستمعون إليه بشكل سهل متميز.
4- المقدرة على الاستماع، بالرغم من أهمية التحدث الفاعل إلا أنّ الاستماع الجيِّد يبعث رسالة واضحة إلى المتحدث باحترام السامع له.
5- طريقة استعمال المكان والوقت، على الرغم من إهمال هذا العنصر المهم في معظم الأوقات، إلا أن استعمال المكان وكذلك الوقت المناسب لتوجيه الناس له أهمية كبيرة في إيصال الأفكار وتقوية العلاقات بين الرئيس والتابعين.
6- المقدرة على استيعاب الآخرين، المقدرة على فهم الآخرين وما يتعلق بشخصياتهم وطموحاتهم تمكن رئيس القسم من حسن التعامل معهم وسهولة توجيههم نحو أهدافه التي يرغب الوصول إليها.
إنّ رؤساء الأقسام الذين يستطيعون تنمية مقدرتهم حسب النقاط المذكورة أعلاه يستطيعون – وبدون شك – أن يكونوا ناجحين في معظم نواحي حياتهم، والسبب في ذلك أنهم يكونوا دوماً على اتصال أفضل بتابعيهم.
ستة أخطاء لا تُغتفر لرئيس القسم :
- التفرقة بين العاملين لأي سبب من الأسباب، ويجب عدّ كل موظف كحالة مستقلة.
- فقدان الثقة المتبادلة مع الموظف، وذلك بقطع الوعود ثم الحنث فيها.
- تغيير رأيك أو موقفك بدون سبب مقنع أو وجية.
- عدم اتباع السياسات والإجراءات الأساسية للشركة عند التعامل مع مشاكل الموظفين.
- فقدان المظهر الهادئ أمام الآخرين، لذا يجب أن تتحكم بأعصابك حتى لا تفسد علاقاتك.
إقامة علاقة شخصية مع أحد مرؤوسيك حتى لا يؤثر على أدائك وقراراتك وسمعتك.