الوحدة الاولى: العملية الإدارية والدور الفعال لرؤساء الأقسام في تحقيقها

ما هي الإدارة

وتتمثل أهم عناصر العملية الإدارية فيما يلي :

• مهارة التخطيط الفعال .
• مهارة التنظيم الفعال .
• مهارة التوجيه الفعال .
• مهارة الرقابة الفعالة .

وفيما يلي نقوم بإعطاء فكرة عامة ومجملة عن عدد من المهارات السابقة :

1- مهارات التخطيط الفعال :

تتضمن عملية التخطيط التفكير الواعي ، والتقرير بما ينبغي عمله خلال الفترة القادمة ؟ وكيف يمكن أن يتم إنجاز ذلك ؟ ومتى ؟ ومن خلال من ؟ والتخطيط بهذا المعنى تحاول الإدارة من خلاله أن تسد الفجوة بين الموقف الحالي وبين الموقف الذي تطمع في الوصول إليه مستقبلا . وعلى ذلك فإن التخطيط كوظيفة من وظائف الإدارة يتضمن التحديد الواضح والدقيق الآن لما سيتم تنفيذه خلال فترة مقبلة .

والخطوة الأولى في العملية التخطيطية هي تحديد الأهداف التنظيمية (الأهداف الإستراتيجية والأهداف الفرعية ) المطلوب تحقيقها لأن ذلك من شأنه أن يوجه الجهد الجماعي نحو شئ واضح ومعلوم . ومتى تم صياغة الأهداف فإن الأمر يتطلب اتخاذ القرار بخصوص المدخل الذي ينبغي اختياره لتحقيق تلك الأهداف في ضوء تصور متكامل للظروف والإمكانات الداخلية للمنظمة وظروفها الداخلية في علاقتها ببيئتها وهذه الخطوة يطلق عليها التخطيط الاستراتيجي .

والخطة الاستراتيجية للمنظمة يتم تجزئتها إلى مجموعة من الخطط التنفيذية مع وضع السياسات والإجراءات والقواعد التي ينبغي الاسترشاد بها عند تنفيذ تلك الخطط لتحقيق الأهداف المنشودة .

 وبالرغم من أن المستقبل لا يمكن التنبؤ بما سيحدث فيه كليةً ، إلا أن ذلك ينبغي ألا يثني الإدارة عن ضرورة الاهتمام بالتخطيط لأن العمل من خلال أي تخطيط مهما كان سيئا هو أفضل بكثير من العمل الارتجالي الذي لا يرتكز على أية رؤية مستقبلية ولحسن الحظ فإن تقدم أساليب التحليل الإحصائي والحاسبات الآلية وغيرها من أساليب الدراسات الكمية أصبح يساعد إلى حد كبير في تقليل احتمالات الخطأ بالنسبة لتقديرات المستقبل خاصة الأحوال الاقتصادية ونشاط الأعمال .

مزايا التخطيط :

• أن التخطيط يتم قبل التنفيذ بفترة وبالتالي يكون هناك متسعا من الوقت لدراسة التكلفة والعائد من السلعة أو الخدمة المقدمة .
• أن التخطيط يساعد على التنبؤ بالصعاب ، وبالتالى اتخاذ الإجراءات الكفيلة للتغلب عليها .
• التخطيط يساعد على محو الإسراف .
• التخطيط يساعد على رفع الكفاءة الإنتاجية .
• التخطيط يساعد على القيام بوظيفة الرقابة .

العوامل المؤثرة في التخطيط :

• مهارة الإدارة .
• الموارد المتاحة .
• الوقت المتاح .
• نوع المشاكل التي يتم التخطيط لها .
• الظروف البيئية المحيطة .
• إستخدامات الخطط .

مؤشرات فعالية التخطيط :

• درجة تحقق الأهداف .
• سلامة الطرق والأساليب المؤدية إلى تحقيق الأهداف .

2- مهارات التنظيم الفعال :

يقصد بالتنظيم كوظيفة إدارية تحديد جميع أوجه النشاط اللازمة لتحقيق أهداف المنظمة ، ثم إسنادها لأفراد مناسبين للقيام بها مع ضمان تحقيق التنسيق فيما بينهم البعض ، مع تحقيق التنسيق بينهم وبين الرئيس الأعلى .

فحينما يشترك مجموعة من الأفراد في تحقيق هدف معين فإن هذا الهدف لا يمكن أن يتحقق ما لم يكن هناك دور واضح ومحدد لكل فرد من هذه الجماعة ، وما لم يكن هناك تنسيق بين تلك الأدوار يساعد في تعبئة كل الجهود لتحقيق الهدف المنشود فإذا اشترك بعض الأفراد مثلا في إقامة معسكر للصيد ، فإذا ترك كل فرد وشأنه يعمل ما يحلو له فقد ينصرف جهد الأغلبية لبعض الأعمال السهلة في حين أن بعض الأنشطة التي قد تحتاج إلى مشقة مثل جلب الماء ، أو عمليات إعداد الطعام قد لا نجد من يهتم بها أو يقبل عليها . أما إذا بدأ العمل في المعسكر بتحديد واضح للأنشطة والأعمال الضرورية لإقامة المعسكر واستمراره مع تحديد واضح لدور كل فرد من الجماعة ، وتنظيم علاقة هذا الدور بالأدوار الأخرى ، فإن العمل في المعسكر سيسير في تكامل وانسجام . وهذا المثل يعبر بشكل مبسط عن مفهوم التنظيم باعتباره ذلك الجانب من وظائف الإدارة الذي يتعلق ببناء الهيكل الرسمي للأدوار التي ينبغي أن يقوم بها الأفراد الذين سيشاركون في تحقيق أهداف المنظمة ويتطلب ذلك مجموعة من الخطوات المتكاملة تشمل ما يأتي :

• تحديد أوجه النشاط الضرورية لتحقيق الأهداف
• تجميع هذه الأنشطة في وحدات إدارية يتحدد في كل منها الأعمال والوظائف اللازمة لإنجاز تلك الأنشطة .
• تخصيص مدير مسئول لكل مجموعة متكاملة من الأنشطة وتفويضه السلطات الكافية للقيام بأعباء المهام الموكولة إليه .
• تنظيم العلاقات الرأسية والأفقية بين مختلف الوحدات الإدارية بما يحقق التنسيق والتكامل في أداء مختلف الأنشطة لتحقيق أهداف المنظمة .

ونظرا لأن الهيكل التنظيمي ليس هدفا في حد ذاته ، بل هو وسيلة تحاول الإدارة من خلالها توفير البيئة الصالحة التي تساعد على تحقيق أفضل أداء للموارد الإنسانية المتاحة . لذلك ينبغي أن يراعى في تصميم الأدوار وتخصيصها قدرات الأفراد واهتماماتهم بحيث يعمل كل فرد في الموقع الذي يلائمه .

مبادئ وأسس التنظيم :

• وحدة الهدف .
• التخصص وتقسيم العمل .
• التنسيق .
• تدرج السلطة .
• وحدة القيادة .
• تحديد الاختصاصات الوظيفية .
• نطاق الإشراف .
• المركزية واللامركزية .
• تحديد الخدمات الاستشارية .

3- مهارات التوجيه الفعال :

        يقصد بوظيفة التوجيه الوظيفة الإدارية التي تختص بإرشاد العاملين أثناء القيام بتنفيذ الخطط الموضوعة مسبقاً .

        وتزداد الحاجة إلى التوجيه كلما قلت درجة التخطيط والتنظيم .

– خطوات القيام بوظيفة التوجيه :

• ترجمة الخطط العليا إلى خطط فرعية وأوامر .
• إصدار الآوامر والتعليمات .
• الإشراف على المجهودات الحالية .
• حفز المجهودات الحالية .

وعند ترجمة الخطط العليا إلى خطط فرعية يجب الأخذ في الحسبان ما يلي :

• إحتياجات الرئيس الأعلى .
• قدرات المرؤوسين .
• زملاءه من المديرين .
• البيئة الخارجية .

4- تكوين الكفايات البشرية :

      بعد أن تكفلت وظيفة التنظيم بتحديد الأدوار ، فإن وظيفة تكوين وتنمية الكفايات تتعلق بتحديد الاحتياجات من الأفراد اللازمين للقيام بتلك الأدوار ،وما هي المصادر التي يمكن الحصول منها على تلك الاحتياجات ، وكيف يمكن الاتصال بتلك المصادر ثم إجراء عمليات المفاضلة بين المتقدمين لاختيار أنسب العناصر وتحديد الكيفية التي سيتم من خلالها مكافأتهم وتقويم أدائهم ووضع الخطط المناسبة للتدريب والتنمية لضمان المحفظة على قوة عمل عالية الكفاءة.

5- مهارات الرقابة الفعالة :

إن الهدف الرئيسي من نشاط الرقابة هو التأكد من أن كل شئ يسير في الطريق الصحيح وفقا لما هو مرسوم له وفقا للخطط والأهداف المرسومة .

 ونظرا لأن المعنى العام للرقابة يتضمن قياس ما تم إنجازه ومقارنته بما ينبغي أن يتحقق وتحديد الانحراف ثم إتخاذ الإجراءات الضرورية لتصحيح هذا الانحراف ، فإن ذلك قد يدفع البعض إلى الفهم الخاطئ بأن الرقابة هدفها دائما البحث عن الأخطاء وأن نشاطها يبدأ عادة بعد التنفيذ ، وهذا في الواقع فهم خاطئ لمفهوم الرقابة ، فالرقابة تهدف بالدرجة الأولى إلى منع وقوع الخطأ ، وهذا يعنى أن نشاطها لا يبدأ بعد التنفيذ الفعلي ، وإنما هو سابق عليه ، وأثناء التنفيذ الفعلي أيضا .

 وقد يوجد في بعض المنظمات وظيفة متخصصة في الإدارة المالية تسمى وظيفة ( المراقب المالي) وهذا بالطبع لا يلغي مسئولية باقي المديرين في وظيفة الرقابة التي لا تقف في معناها الواسع عند مجرد الرقابة  المالية فقط .

إن مجرد توافر الأفراد لا يكفى في الواقع لتحقيق الهدف إذ لابد من حثهم وحفزهم على المشاركة الإيجابية والفعالة في تحقيق الأهداف ، وهذا هو أحد الجوانب الأساسية لوظيفة الإدارة ، والذي يطلق عليه القيادة ، والمدير من خلال هذا الجانب يرشد الآخرين ويوجههم لما ينبغي أن تكون عليه نوع ومستوى مساهماتهم ، وأن يقنعهم بأن من مصلحتهم العمل على كثب لتحقيق أهداف المنظمة ، وأن يكون هذا الاقتناع من خلال الاهتمام بدراسة دوافعهم وإيجاد علاقة منطقية وعادلة بين فرص إشباع الدوافع ،  وما يحققونه من مستويات الأداء والإنجاز .. وهكذا نجد أن قدرة المدير على القيام بتلك الوظيفة بكفاءة يعتمد على مدى قدرته في إحداث التأثير من خلال الإقناع ، وعلى مدى وجود نظام كفء لكل من الاتصالات والتحفيز . وفيما يلي جدول يوضح الفرق بين القيادة والإدارة .

التكامل في عناصر العملية الإدارية :

 إذا نظرنا إلى عناصر العملية الإدارية نجد أنها ترتبط مع بعضها البعض في نظام متكامل كما هو مبين بالشكل رقم ( 1 )

شكل رقم( 1)

يوضح التكامل بين وظائف الإدارة .

فمن خلال وظيفة التخطيط تتحدد الأهداف التي ينبغي أن توجه إليها الجهود سواء في الأجل القصير أو في الأجل الطويل ، ثم يلي ذلك تحديد الأنشطة والأعمال ومن ثم الأدوار اللازمة لتحقيق تلك الأهداف من خلال وظيفة التنظيم ثم اتخاذ الخطوات التي من شأنها تدبير وتنمية الكفاءات البشرية اللازمة للقيام بتلك الأدوار من خلال وظيفة التوظيف ، ثم إرشاد وتوجيه تلك الكفاءات للطريق الصحيح نحو الهدف من خلال وظيفة القيادة ، ثم التأكد من أن كل التصرفات والأحداث تسير وفقا لما هو مرسوم لها من خلال وظيفة الرقابة والتي قد تسفر نتائجها عن الحاجة إلى إدخال بعض التعديلات على التخطيط ، أو التنظيم ، أو التوظيف ، أو عمليات القيادة والتوجيه ، أو حتى على نشاط الرقابة ذاته . وهكذا تستمر العملية في تناسق وتكامل بحيث يصبح من الصعب خلال الممارسة الفعلية للمنظمة تحديد نقطة بداية أو نهاية معينة للعملية الإدارية . 

ضرورة الوظائف الإدارية للمديرين في كل المستويات :  

 ليس هناك أدنى شك في أن المديرين في كل المستويات الإدارية يقومون بنفس الوظائف الخمس السابق الإشارة إليها ، فهي جميعا لازمة لكل منهم ، ولكن الاختلاف فيما بينهم عند الممارسة يكون في طبيعة الوظيفة ، ومقدار الوقت الذي يخصصه كل منهم لها . ففي المستويات الإدارية العليا نجد أن عمليات التخطيط والرقابة تتناول الإجماليات والأهداف العامة ويغلب التخطيط طويل الأجل ، وعلى النقيض من ذلك نجد أن عمليات التخطيط الرقابة في المستويات الدنيا تركز على التفاصيل والأحداث اليومية .

 كذلك يختلف مقدار الوقت الذي يخصصه كل مستوى لمختلف جوانب العملية الإدارية . ففي المستويات الإدارية الدنيا يخصص جانب كبير من الوقت لعمليات الفحص والمراجعة والإشراف على التنفيذ المباشر ، ومن ثم فإنهم ينفقون الجزء الأكبر من الوقت في عمليات التوجيه والرقابة بينما المديرون في المستويات العليا بحكم عدم ارتباطهم المباشر بمواقع التنفيذ الفعلي للعمليات يخصصون وقتا أكبر لعمليات التخطيط والتنظيم كما يتضح في شكل ( 2 ) :

شكل رقم ( 2)

يوضح العلاقة بين وظائف الإدارة والمستويات الإدارية

ضرورة الوظائف الإدارية للمديرين أيا كان نشاطهم الوظيفي :

حتى تحقق أي منظمة أهدافها فلابد لها أن تقوم بالعديد من الأنشطة الضرورية فإذا كانت الشركة تتولى إنتاج السيارات مثلا فلابد لها أن تدرس احتياجات المستهلك من حيث نوع المنتجات والشكل واللون والقوة والمتانة وسهولة الأداء وحجم الطلب وظروف المنافسة ومنافذ التوزيع ، وكل ذلك يمكن أن يتم من خلال وظيفة التسويق .وإنتاج السيارة المطلوبة يحتاج إلى وضع التصميمات الفنية للسيارة وتجهيز المصنع بالآلات والمعدات وتحديد الاحتياجات من المواد الخام ولوازم الإنتاج ووضع جداول الإنتاج ، كل ذلك مما يدخل في وظيفة الإنتاج . وبالطبع فإن بناء المصنع وشراء الآلات والمعدات ومستلزمات الإنتاج وأجور العاملين ونفقات البحوث كل ذلك يمثل تكاليف مالية يقابلها الإيرادات المحصلة من المبيعات وهذا ما تضطلع به وظيفة التمويل ، كما أن أي منظمة لا غنى لها عن الأفراد من حيث التخصصات اللازمة والعدد المناسب من كل تخصص بالكفاءة المطلوبة وهذا ما تقوم به وظيفة الأفراد أو النوارد البشرية ، وهكذا نجد أنه بالنسبة لأي منظمة لابد أن تمارس العديد من الوظائف أهمها : الإنتاج والتسويق والتمويل والأفراد سواء كانت هذه المنظمة تنتج سلعا كشركات إنتاج السيارات والملابس والأجهزة والمعلبات الغذائية ، أو تنتج خدمات كما في حالة شركات الطيران ، والبنوك ، وشركات التأمين ، وشركات السياحة ، وأجهزة تنظيم الأسرة .

وبغض النظر عن التسمية التي قد تأخذها الوظائف الأربعة السابقة تبعا لطبيعة نشاط كل شركة ، فإن ممارسة هذه الأنشطة الرئيسية عادة ما يحتاج إلى القيام ببعض الأنشطة الفرعية الأخرى كنشاط الشراء والتخزين والصيانة ، والعلاقات العامة وغيرها.

وممارسة تلك الأنشطة سواء الرئيسية منها أو الفرعية عادة ما يتم في إطار وحدة إدارية معينة يتضمنها الهيكل التنظيمي للمنظمة أو للمشروع ، ويكون على رأس كل منها مدير مسئول يتبعه عدد من المستويات الإشرافية . وما نريد أن نؤكده هنا أن كل مدير يمارس نفس عناصر العملية الإدارية في مجال نشاطه الوظيفي . ففي نشاط الإنتاج ، لابد من تخطيط العمليات الإنتاجية في ضوء الأهداف العامة للمنظمة ، وتنظيم جهاز الإنتاج ، وتحديد الاحتياجات من الأفراد ، وتوجيههم وتحفيزهم ، ورقابة العمليات بالشكل الذي يساعد على تحقيق الأهداف المطلوب إنجازها . وما يتم بالنسبة لنشاط الإنتاج يتم أيضا بالنسبة لنشاط التسويق والتمويل وغيرها من الأنشطة . ويوضح الشكل رقم (3) طبيعة العلاقة بين عناصر العملية الإدارية والأنشطة الوظيفية للمنظمة.