تنمية مهارات الإشراف البيعي

الوحدة الثالثة: المهــارات الفنية والإنســانية والفكرية للمشــرفين والمديرين

المهــارات

الفنية والإنســانية والفكرية للمشــرفين والمديرين

حتى يصبح العمل فى الإدارة والاشراف ممتعا !!

العوامل المؤثرة على الدافعية والسلوك أثناء العمل :

رتب العوامل الآتية بدءا من أكثرها أهمية (1) إلى أدناها أهمية (12) إنطلاقا مما يحفزك أنت أو يدفعك لأداء عمل …رجاء عدم أعطاء عاملين أو أكثر نفس الترتيب.

خصائص الأنماط السلوكية

إعطاء التعليمات والأوامر للعاملين والمرؤسين واقناعهم 

يقصد بالتوجيه Direction عملية إصدار الأوامر وإعطاء التعليمات التحريرية والشفوية من قبل الرئيس للعاملين معه بهدف نجاز الأعمال المنوطة بهم. وتتم وظيفة التوجيه كوظيفة من وظائف المدير أو المشرف ضمن إطار مرحلة التنفيذ في العملية الإدارية.

ويجب أن تلاحظ أيها الرئيس(مدير/مشرف) أن مضمون وظيفتك هو اقناع مرؤسيك بالتعليمات والاوامر ولتحقيق ذلك في هذا المجال  فان اسلوبك وادائك ينصب بصفة رئيسية على أربعة محاور هي :

• إعطاء التعليمات والشرح والوصف وضرب الأمثلة .
• تدريب العاملين .
• رفع الروح المعنوية للعاملين والحصول على تعاونهم الاختياري .
• الاجتماع مع العاملين للمراجعة والمناقشة.

كيف تعطي التعليمات ؟

خطوات إعطاء التعليمات

أنتبه إلى أسلوبك في إعطاء التعليمات :

يستخدم بعض المديرين أساليب فعالة في إعطائهم للأوامر والتعليمات أما البعض الآخر فيتبع أساليب غير فعالة قد يترتب عليها سوء فهم التعليمات والأوامر أو عدم تنفيذها على الإطلاق

الأساليب الفعالة في إعطاء التعليمات:

      أحرص على

الأساليب غير الفعالة في إعطاء التعليمات:

      تجنب

التفسيرات المحتملة للتعليمات المعطاة

وليكن إعطائك للأوامر والتعليمات يتصف بـ :

                             تنمية شخصية المشرف

تستعمل لفظة ” الشخصية ” للتعبير عن الشخص ككل من جميع جوانبه العقلية والعاطفية والجسدية والاجتماعية ، ويعرف البعض الشخصية بأنها “تنظيم يتضمن أهداف واحتياجات مادية واجتماعية ونفسية، وقدرات ومهارات وقيم، وتصور للنفس وللآخرين، ومعتقدات وعادات، واتجاهات ونماذج للتصرف”، وهذه التركيبة ليست مجرد مجموعة من الخصائص أو الصفات فحسب، بل هي حاصل تفاعل هذه الخصائص وانتظامها في كل متكامل وهو الإنسان.

وفي حياتنا اليومية نستخدم مثل هذه العبارات:

” إنه ذو شخصية قوية، إنه شخصية طيبة، إن له شخصية مخيفة، إنه يملك شخصية قوية… “.

وكل هذه التعبيرات تتمركز حول الأثر الذي تتركه مجموعات الصفات في شعور الشخص الآخر الذي يشاهد المظاهر السلوكية للفرد من الخارج (بعيد عن نظرته الذاتية).

إن الفهم الصحيح والكامل للنفس البشرية لا يقوم إلا برصدها وهي تتأرجح بين السقوط والصعود، بين الفجور والتقوى، بين الهبوط إلى درك البهيمية أو الارتقاء إلى أفق الملائكة.

تطور الشخصية:

يمر الفرد في تطور شخصيته بعدة تغييرات، تتدرج فيها شخصيته من الطفولة أو عدم النضج إلى مرحلة الرشد أو النضج ولكل من هاتين المرحلتين خصائص معينة.

 ويمكن أن نستخلص من هذه الخصائص:

–      الناس لا يتساوون في الوصول إلى مرحلة النضج.

–      يختلف الناس في تصورهم لدرجة النضج وصفاته تبعاً لإدراكهم الشخصي ومفهوم الذات عندهم.

–      تختلف رغبات الأفراد في الوصول الي النضج الكامل.

بعض وسائل تنمية الشخصية:

        لكي تفهم شخصاً آخر فلابد من أن نكون واعيين لحقيقة أساسية وهي كيف يفكر هذا الشخص وكيف تكون مشاعره حول نفسه أو ذاته، وهذه الصورة المتخيلة للفرد عن نفسه أو ذاته ربما لا تمثل الحقيقة الكاملة كما يراها الآخرون ومع ذلك فإنها تمثل عالمة الخاص وتؤثر الي حد كبير في منهج تفكيره، ولكي يطور الإنسان من شخصيته لا ينبغي أن يحصر نفسه في حدود الصورة الذاتية الفعلية التي يراها هو بل لابد أن يتفاعل مع الذات الاجتماعية “العالم من حوله” فتكتمل شخصيته من خلال التفاعل والاحتكاك المستمر مع الأفراد والجماعات والأحداث والأشياء والأفكار، هذا بالإضافة إلى تقييم الشخص ذاته بأسلوب المواجهة الصريحة مع النفس لاكتشاف نواحي القوة ونواحي الضعف من حيث المظهر أو من حيث أنماط السلوك والمهارات الأساسية اللازمة في معالجة شئونه أو في قيمة وهكذا.

ويتوقف الكثير من نجاح أو فشل العمل الجماعي على فهم الشخص لذاته “الواقعية والمثالية” ومحاوله فهمه لندوات الآخرين لاكتشاف المحرك “مفاتيح شخصية الفرد”.

وعلى ذلك يمكن ادراك الفرد لذاته من خلال الذوات الأخرى وهي علاقة الأنا بالمجموعة كما تصورها لنا الأداة التحليلية التالية والتي تعرف بنافذة جوهاري.

نافذة جوهاري:

إذا نظرنا إلى هذه النافذة باعتبارها مكونة من أعمدة وصفوف، فإن العمودين الرئيسيين يمثلان النفس ( أنا أو كل واحد منا ) ، أما الصفان فيمثلان المجموعة. فالعمود الأول يحوي الأشياء التي أعرفها عن نفسي، والعمود الثاني ينطوي على الأشياء التي لا أعرفها أو لا أدركها عن نفسي أما الصف الأول فيحوي الأشياء التي تعرفها المجموعة عني بينما الصف الثاني على الأشياء التي لا تعرفها المجموعة عني.

   والمعلومات المحتواه من تفاعل الأعمدة والصفوف ليست جامدة، بل هي متحركة من مكان لآخر، كما اختلف مستوى الثقة المتبادلة والتفاعل داخل الفريق، وكنتيجة لذلك تضيق وتتسع المساحات داخل هذه النافذة.

فالمربع الأول يعبر عن منطقة النشاط الحر، التي تتميز بالتبادل المفتوح للمعلومات بيني وبين المجموعة. والمتوقع في هذه الحالة أن يكون السلوك الناتج عن تفاعل ما هو معروف عن نفسي وما تعرفه المجموعة عني مفتوحاً أو متاحاً لكل عضو في الفريق وتتسع رقعة مساحة منطقة النشاط الحر كلما ازدادت الثقة بين أعضاء الفريق وبيني وبالعكس.

والمربع الثاني في هذه النافذة يعبر عن المنطقة العمياء، وينطوي على المعلومات التي لا أعرفها ولا أدركها عن نفسي، ولكن المجموعة تعرفها أو تدركها عني. وكلما زادت مساهمتي ومشاركتي في أعمال الفريق، كلما زادت المعلومات التي تنتقل مني الي اعضاء الفريق. وهذه المعلومات قد تكون في شكل اتصالات لفظية أو غير لفظيةيلتقطها أعضاء الفريق عني وقد لا أدركها بنفسي.

وفي المربع الثالث من النافذة، نجد الأشياء التي أعرفها عن نفسي ولا تعرفها المجموعة عني. ولسبب أو لآخر أحتفظ أنا بهذه المعلومات لنفسي ولا أظهرها للمجموعة. وبذلك أحتفظ لنفسي بقناع يظهر ما أريد إظهاره، وأخفي خلفه أشياء أخرى. وقد يكون أحد أسبابي في التخفي وراء هذا القناع هو أنه إذا عرفت المجموعة منذ البداية بحقيقة مشاعري أو إنطباعاتي أو آرائي فيها أو في أحد أفرادها، قد ترفضني أو تهاجمني بشكل ما. وقد يكون أحد أسبابي في الاحتفاظ بهذه المعلومات هو أنني لازلت غير قادر على رؤية العناصر المشجعة والمدعمة في المجموعة بعد. وافتراض هو أنه إذا بدأت في الإفصاح عن مشاعري وأفكاري وردود فعلي، فقد يتخذ أعضاء الفريق موقفاً سلبياً تجاهي. وحقيقة الأمر أنه لا يمكنني الحكم على ذلك حتى أختبر هذه الافتراضات وأفصح عن مشاعري.

ومعنى آخر، فإنه ما لم أقدم على مجازفة بشكل ما، فلن أعرف مدى صحة أو خطأ افتراضاتي.

وفي المربع الأخير، نجد الأشياء والمعلومات التي لا أعرفها عن نفسي ولا تعرفها المجموعة عني. وبعض هذه الأشياء والمعلومات قد يكون بعيداً جداً عن مستوى سطح الإدراك، وبعضها قريباً جداً من مستوى الإدراك. وهذه هي المنطقة المجهولة التي قد خبرات الطفولة الأولى والطاقات الكامنة.

ونظراً لأن الحدود بين المربعات الأربعة قابلة للتحرك، سواء في اتجاه اليمين أو اليسار، وكذلك لأعلى أو لأسفل، كلما تغيرت درجة الثقة المتبادلة والمعلومات المتداولة الناتجة عن التفاعل بين المشاركين، فإنه يمكن تصور الحصول على نافذة بأقل مساحة ممكنة لمنطقة المجهول.

وليكن هدفنا هو تخفيض مساحة المنطقة العمياء، ومنطقة القناع من خلال طلب وإعطاء المعلومات والمزيد من المشاركة الإيجابية بين الفرد وأعضاء الجماعة.  

ومن مقومات تنمية شخصية المشرف الناجح:

فن التعامل مع الآخرين:

عند تعاملك مع زملائك في العمل على ضوء فهم أبعاد شخصية كل منهم ولنجاح عملية التعامل لابد من توافر عدة عناصر:

• لا تهاجم دفاع الشخص (الإنسان) عن نفسه.
• احترام وتقدير مشاعر ذوي الحاجات.
• تصرفات الإنسان لا تكون دائماً منطقية.
• ميل الإنسان إلى التهرب من أخطائه.
• تصفية المواقف أولاً بأول.
• محاولة التعامل على أساس الجوانب الحسنة.
• التحكم في الانفعالات.

إن المشرف الناجح هو من يستطيع معرفة الناس بمشاكلهم وتربيتهم وثقافتهم وبالقيم التي تأثروا بها.

إن المشرف الناجح هو من يستطيع أن ينهل من هذه الصفات ليعيد صياغتها بمذاق حلو وقيادة واعية.

” ومن يعمل من الصالحات وهو مؤمن فلا يخاف ظلما ولا هضما ”

                                                                صدق الله العظيم