تنمية مهارات التفويض الفعال

الوحدة الثانية: أسس التفويض الفعال

لكى يكون التفويض ناجحاً ومحققاً للغرض منه , فإن هناك مجموعة من الأسس يتعلق بعضها بالمدير (المفوض ) , والأخرى بالمفوض إليه , والثالثة بموضوع التفويض , والرابعة بالبيئة التنظيمية , أنظر شكل ( 1 ) وذلك على النحو التالى :

1-المفوض :

إن المدير الناجح يمارس أعباءه مستخدماً مهارات محددة , هذه المهارات تفيده فى قيادة مرؤوسيه , وتحقق أهدافه وتنعكس أيضاً على درجة نجاح التفويض الذى يجريه . وتتخلص هذه المهارات فى أن يتفهم جماعة المرؤوسين الذين يعملون تحت إشرافه ويدرس شخصياتهم ودوافعهم وعلاقاتهم , كما يتعرف من خلال مباشرته اليومية لهم وتقييم أدائهم على مستويات إنجازهم ومدى إستعدادهم للتقدم وتحمل المسئولية , لأن التفويض أحياناً يكون تدريباً للمرؤوسين , وتنمية لخط ثان تأخذ الإدارة منه إحتياجاتهم عندما تريد تعيين رؤساء أو مديرين . إن مثل الدراسة والتفهم تساعد المدير على حسن إختيار المرؤوس المناسب الذى يمكنه تحمل أعباء التفويض , ثم أن المدير عندما يتقابل مع المفوض إليه لابد أن يشرح له توقعاته , ويضع له إطاراً عاماً يستطيع أن يتصرف من خلاله.

على أن هذا لا يعنى أن المفوض إليه لا يجب أن يستعمل تصرفه الخاص أو يتحمل مسئولية إتخاذ القرار فى الأمور التى تواجهه , ولكنه يعنى أن المدير يريد أن يعطى المفوض إليه بعض الإرشادات التى قد تعينه فى عمله , فقد يطلب منه مثلاً أن يعطى المفوض إليه بعض الإرشادات التى قد تعينه فى عمله , فقد يطلب منه مثلاً أن يتصرف فى أمور معينه كما يرى , ويتصرف فى أمور أخرى طبقاً لتوجيهاته , وفى أمور ثالثة متبعاً للأنظمة المعمول بها , وربما يطلب منه أمور رابعة ألا يبت فيها إلا بعد إستشارة خبير , أو يؤجل إتخاذ القرار فيها لحين عودته إذا كان غائباً , وأخيراً فإن المدير يجب أن يستعرض نتائج تفويضه ويقومها , حتى يتعرف على درجة نجاحها , إن ذلك لا يفيده فقط فى متابعة نتائج العمل , ولكن أيضاً يصقل قدرته فى عمليات التفويض المقبلة.

ما هى الشروط الواجب توافرها فى المفوض ليمارس التفويض الفعال ؟

• أن يكون راغباً فى التفويض .
• أن يكون قادراً على التفويض .

ماذا تعنى (( رغبة )) المفوض فى التفويض ؟

• أن يثق بمرؤوسيه إلى الدرجة التى تجعله يأتمنهم على السلطة التى يفوضها لهم لأداء عمل هو فى الأصل مسئول عنه.
• أن يتقبل تحمل مخاطرة حدوث أخطاء من جانب المفوض إليهم , لأنه تحت أحسن الظروف , وحتى بدون تفويض لإإن الأخطاء يمكن أن تحدث .
• أن تكون ثقته بنفسه مرتفعة إلى الدرجة التى لا يحتاجها معها إلى الظهور بمظهر من لا يمكن الإستغناء عنه , وبالتالى لا يجد غضاضة أو قلقاً فى أن يؤدى شخصاً أخر عمله بشكل أفضل.

ماذا تعنى (( قدرة المفوض )) على التفويض ؟

• أن تكون لدى المشرف فكرة واضحة تماماً عما يرغب فى إنجازه , و أن يتمكن من توصيلها بفاعلية لمرؤوسيه .
• أن يحتفظ بعلاقات مبنية على الثقة المتبادلة مع مرؤوسيه.
• أن يعرف كيف يستفيد من التفويض فى تحفيز مرؤوسيه على تنمية قدراتهم ومهاراتهم.
• أن يعرف كيف يضع نظاماً مناسباً لمتابعة ومراقبة تنفيذ المهام التى يفوض سلطاتها إلى المرؤوسين.
• أن يكون مدركاًُ لقدرات وحاجات وإهتمامات مرؤوسيه.

2-المفوض إليه

ولا يقل الطرف الثانى وهو المفوض إليه أهمية عن الطرف الأول وهو المفوض , فيجب أن يتميز المفوض إليه أولاً بفهم سياسات المنظمة وفلسفتها وقيمها وإمكاناتها , ,ان يكون أيضاً ملماً بواجباته وأعباءه الوظيفية , ومسئولياتها وحدودها , ,ان تكون عنده نظرة النظم التى تعينه على رؤية إدارته أو قسمه من خلال الصورة الكلية للمنظمة , والتوقعات المتبادلة بينه وبين الآخرين , والتأثير المتبادل لأعمال إدارته مع الإدارات الأخرى غير أن القدرة والكفاءة الفنية وحدها لا تكفى , بل يجب أن تتوفر عند المفوض إليه الرغبه فى أن يتحمل الأعباء الإضافيه التى يأتى بها التفويض , وترتبط الرغبة إرتباطاً كبيراً بمستوى الطموح والدوافع التى توجد عند المفوض إليه , فوجود حاجة إثبات الذات مثلاً عند المرؤوس تساعده على تقبل التفويض بصدر رحب , والنظر إلى المشكلات التى يتضمنها على أنه فرصة للتحدى والنجاح وتحقيق إنجازات أعلى .

فإذا توفرت الرغبة والقدرة , فإن الأمر يتطلب إلتزام المفوض إليه للقيام بالمهام المطلوبة , ونقصد بالإلتزام ليس فقط الإحلال محل المدير فى بعض الأمور , ولكن يجب أن يكون ذلك مقترناً بإلتزام أدبى يجعل المفوض إليه يبذل مجهوداته المخلصة , ويوجه طاقاته ومهاراته للقيام بالمهام الجديدة بالمستوى اللائق , وأخيراً يا حبذا لو أتصف المفوض إليه بمهارة التقييم الذاتى , والقدرة على أن يطبق على نفسه معايير معينة ليتبين – مع رئيسه – مدى النجاح الذى حققه , وهذا ما تحاول الإدارة بالأهداف أن تعود الأفراد عليه – على مستويات تنظيمية مختلفة – مهارة التقييم الذاتى الموضوعى الذى يجعل الفرد يقبل على العمل , ويفرح إذا أصاب , ويعالج الخطأ إذاً بخطأ, ويحسن ويطور أداءه فى الحالتين

3- موضوع التفويض

ونعنى بهذه القرارات التى سيقوم المفوض إليه بإتخاذها فى الأمور التى يشملها التفويض خلال الفترة التى يغطيها التفويض , ما نوع هذه القرارات ؟ ما درجة أهميتها ؟ ما مدى تأثيرها على المنظمة والأفراد ؟ هل يمكن للمفوض إليه أن يبت فيها وحده أم إنه يحتاج إلى مساعدة الآخرين ( زملاءه , مرؤوسيه , الخبراء والإستشاريين ) ؟ هل هذه القرارات تتكرر كثيراً , هل سبق إتخاذ مثلها من قيل ؟ ما خطورة الفشل فيها ؟ وما المزايا التى يمكن أن تتحقق من نجاحها؟.

4-البيئة التنظيمية

وهنا توجد مجموعة من العوامل تؤثر فى نجاح التفويض وتحقيقه للغرض المتوقع منه ,

 وهذه العوامل هى :

• أهداف المنظمة , وسياستها وقيمها , وإمكاناتها.
• طبيعة نشاط المنظمة.
•  نوع المنظمة من حيث كونها تنظيماً ميكانيكياً أو عضوياً .
• فلسفة التنظيم , وسياسات الأفراد بها ( التدريب والمسار المهنى ) .
•  الوصف الوظيفى المتوفر لوظائف المنظمة .
• الإنجازات التى تحققها المنظمة , وموقعها بالنسبة للمنظمات الأخرى.
• الخدمات الإستشارية المتاحة ( قانونية , سلوكية , فنية ) .
•  نظم المعلومات , ومدى توف%B