تنمية مهارات التفويض الفعال
الوحدة الخامسة: الخطوات الست لتحقيق التفويض الفعال
1 – حدد مقدار السلطة اللازمة للمرؤوسين :
فعندما تزيد من المسئوليات الملقاه على عاتق المرؤوس، لابد أن تفوض له القدر المناسب لها من السلطة. لكى يستطيع القيام بهذه المهام والمسئوليات عملا بمبدأ السلطة بقدر المسئولية.
2- تأكد من فهم المرؤوسين :
عندما تقوم بتفويض السطلة، لابد أن تتأكد من فهم المرؤوس للمهام والمسئوليات الجديدة التى ستكلفه بها، ولابد أن تعطى الوقت الكاف لمقابلة المرؤوس، وشرح الدور الجديد له، وأبعاد وحدود المسئولية الجديدة، وحدود سلطاته فيها وتحديد وتوضيح الأهداف المطلوب تحقيقها.
3 – تأكد من موافقة المرؤوس على قبول هذه المسئوليات :
لابد أن يتأكد المدير من قبول المرؤوس وإقتناعه تحميل المسئوليات والسلطات الجديدة، وقد يكون من المفيد أن يجمع المدير بين تفويض السلطة والمشاركة فى إتخاذ القرارات لتحقيق الأهداف ، وهذا ما يتبع فى الإدارة بالأهداف.
4 – تابع وراقب أداء المرؤوس :
يجب على المدير أن يعقد إجتماعات منتظمة مع المرؤوس، وأن يتفق معه على تقديم تقارير دورية له، كوسيلة لمتابعة أداء المرؤوسين خلال قيامه بالدور الجديد له.
ويجب أن تكون هذه المتابعة مستمرة ومتكررة فى الفترة الأولى التى تعقب عملية التفويض، إلا أنه بعد أن يثبت المرؤوس كفاءة فى الأداء، ويتأكد للرئيس حسن إختيار لم قام بتفويضه، تقل درجة المتابعة وتزيد مدة الفترات التى تتم فيها.
5 – قدم المساعدة والتأييد المعنوى للمرؤوس:
يجب أن يقدم الرئيس المساعدة للمرؤوس بعد تفويضه للسلطة، ويشتمل هذا التأييد على توفير الموارد والإمكانيات، والمعلومات الفنية، والنصح والتوجيه، والتدريب والتأييد المعنوى مثل (تشجيع المرؤوس ، زيادة ثقته فى نفسه، الشكر والثناء).
ويمكن للمدير تحديد مقدار حاجة المرؤوس للمساعدة من خلال الاجتماعات التى يعقدها معه، والتقارير التى يرفعها له، والملاحظة التى يقوم بها المدير بنفسه وخاصة فى المرحلة الأولى التى تعقب التفويض.
وعلى المدير أن يكون عنصر مدعما للمرؤوس، وأن يبتعد على نقد المرؤوس عندما يواجه مشكلات أو عندما تبدر عنه أخطاء، إذ على المدير أن يتوقع إحتمالات حدوث بعض الأخطاء والمشكلات قد لايطلب المساعدة أو قد لايظهر إحتياجه لها خوفا من أن تبدو بصورة سيئة أمام مديره، أو أن تهتز ثقته فيه، أو تظهر عدم قدرته على أداء العمل المفوض إليه.
6 – لا تشجع اعتماد المرؤوس الكلى عليك :
قد يحاول بعض المرؤوسين تخفيف حدة مخاوفهم من الدور الجديد، من خلال اللجوء الى المدير لمراجعة قراراتهم قبل اصدارها، وعلى المدير عدم تشجيع هذا السلوك والعمل على تحفيز المرؤوس للتصرف بمفرده حتى لايتحول التفويض الى شكل دون مضمون.