تنمية مهارات الإشراف البيعي

الوحدة الرابعة: تنمية مهارات الاتصالات الادارية والاشرافية

تنمية مهارات الاتصالات الادارية والاشرافية

الاتصالات الإدارية ودورها في تحقيق النتائج:

• مفهوم وأهمية الاتصال:

نعود إلي تعريف الإدارة بأنها تحقيق الأهداف والنتائج عن طريق جهود الآخرين. وهو ما يجعل دور المدير أساساً يتبلور في القيام بالوظائف السابق الحديث عنها من تخطيط وتنظيم ومتابعة وتقييم أداء الأفراد العاملين معه بالإضافة طبعاً لتعبئة طاقات هؤلاء الأفراد لتحقيق النتائج المرجوة.

والواقع أن هذه العمليات الإدارية التي يقوم بها المدير تتم بناء علي المعلومات التي تتوافر للمدير، وذلك كما يتضح من الشكل التالي:

دور المعلومات والاتصالات في قيام المدير بتحقيق النتائج

2-عناصر الاتصال (النموذج المبسط لعملية الاتصالات)

إن المفهوم السابق إذن يلقي الضوء علي عنصر عملية الاتصال والتي يختلف تقديرها من كاتب إلي آخر ولكن يتفق معظم الكتاب علي العناصر الأساسية التالية لعملية الاتصال وهي:

• المرسل (أي مصدر المعلومات) وهو ذاك الشخص الذي لديه الرغبة في مشاركة الآخرين لمشاعره أو أفكاره.
• الرسالة أي الأسلوب الذي تخرج به الفكرة أو المشاعر من المرسل إلي هؤلاء الذين يود أن يشاركوه في أفكاره أو مشاعره.
• قناة الاتصال وهي الطريقة التي تنتقل بها الرسالة بين المرسل والمستقبل أو المستقبلين.
• المستقبل وهو ذلك الشخص أو المجموعة المستهدفة من عملية الاتصال والذي يبغي المرسل أن يشاركوه في أفكاره أو مشاعره.
• الاستجابة وهي ما يمكن أن نسميه رد الفعل الذي يحدث لدى المستقبل نتيجة عملية الاتصال وهل حققت التأثير أو الهدف المطلوب أم لا ، أم أن المستقبل فهم أم لا، أي هل تم تحقق المشاركة في الأفكار والمشاعر التي يود المرسل تحقيقها ، أم أن المستقبل فهم معني آخر غير ما يقصده المرسل وهو ما يعتبره البعض المتمم لدائرة الاتصالات بين المستقبل والمرسل.

يمكن للتعبير عن هذا النموذج المبسط لعملية الاتصال من خلال الشكل التالي:

ويمكن النظر إلي كل هذه العملية كنوع من الترشيح يقوم المرسل خلاله في لمحة بتقويم كل أنواع البدائل خلال مرشح شخصيته الذي يمرر السلوك الذي يعتبر أنسب للموقف الاتصالي.

إذن فإن لكل من المرسل والمستقبل مرشحه الشخصي الذي يعمل كنوع من أنواع التحكم الذي يسمح بإعطاء معني لبعض الإشارات وقبولها أو رفضها. وكل من المرسلين يختار ما يقوله وما يعنيه بالرسالة التي يرسلها. وكذلك فإن المستقبل يصفي من خلال مرشحه الخاص لما يسمعه وما يعنيه من الرسالة، وهنا تبدو الصعوبة حيث أن للكلمات والتعبيرات ونبرات الصوت معان تختلف من شخص لآخر وتتوقف هذه المعاني علي المرشح الخاص لكل شخص والذي يتركب من عدد كبير من المؤثرات المتداخلة من اتجاهات وتجارب احتفظ بها العقل وجعل منها جزءاً من طريقته الخاصة للنظر إلي الحياة والسلوك فيها. تلك الاتجاهات التي تكونت عبر رحلة الحياة في الأسرة وفي المدرسة وفي العمل وفي حياتنا الاجتماعية والتي تكونت بناءاً علي الصورة التي في الأذهان عن الاحتياجات الشخصية والأهداف الخاصة والأمان والقلق والمخاوف، وتوزن كل هذه عبر المرشح الشخصي للمرسل ليقرر أسلوب الإرسال ويسلك وفقاً لذلك في اتصالاته في كل موقف من مواقف الحياة.

• مهارات الاتصال لتحقيق النتائج:

وعلي الرئيس الإداري عبء كبير في عملية الاتصال فهو كما ذكرنا يستقبل ويرسل إلي الإدارة العليا الخطط والسياسات والتقارير ويفعل الشيء نفسه مع مرؤوسيه ومع أقرانه من رؤساء الإدارات الأخرى بعكس المنفذين الذين تقتصر اتصالاتهم علي رؤسائهم وزملائهم ومن ناحية أخرى فإن المرؤوس قد يجد حرجاً في اتصالاه برئيسه فيتحرج من طلب التغذية العكسية. وقد يكون مستواه في المهارات التعبيرية محدود، لذلك فإن مسئولية الرئيس كقائد لمرؤوسيه تتطلب منه إتقان عملية الاتصال حتى يتفادى احتمالات التأويل أو التفسير لمعنى غير المعني الذي يريد نقله لمرؤوسيه ولذلك يؤكد البعض علي أهمية وجود مهارات الاتصال لدى الرؤساء الإداريين.

يذكر البعض ثلاث مهارات أساسية يجب أن يتمتع بها المرسل الجيد تتعلق أولها بعملية التفكير نفسها والثانية بالحديث والثالثة بالإنصات. وسوف نتناولها باختصار فيما يلي:

أ- التفكير:

لا يقصد بالتفكير في عملية الاتصال الاستغراق في تفكير عميق وإنما المقصود به إعمال الفكر بسرعة في المواقف والعلاقات المحيطة بالعمل خلال عملية الاتصال. وذلك للتمييز بين الواقع والرأي الشخصي. والتفكير المنطقي الابتكاري هو نوع من النشاط يمكن تعلمه والتدريب عليه فلابد من الملاحظة بعناية لما يحيط بموقف الاتصال وأطرافه ولابد من تفتيت المشكلة أو الموقف إلي عناصره وجزيئاته ولابد من العناية بدراسة كل عنصر ولابد من تجربة كل البدائل الممكنة حتى لا يكون الفرد أسير بديل واحد يسيطر عليه في كل المواقف، وهناك نصيحة محددة في هذا الصدد وهي ألا يتعجل الفرد في عرض فكرة أو مشكلة علي رئيسه أو مرؤوسيه قبل أن يُعمل فيها التفكير ويحللها و إلا كانت اتصالاته عرضة لبعض مشكلات إساءة الفهم.

ويمكن للرئيس أن ينمي التفكير الابتكاري المنطقي بين مرؤوسيه عن طريق الاهتمام بعملية الاتصالات، وذلك علي النحو التالي:

• إيجاد جو ودي ومناخ محابي للتفكير والتكلم بدون رهبة أو خوف.
• تشجيع وجهات النظر الجديدة والآراء التي تحاول التغلب علي مشكلات العمل وصعابه.
• تهيئة وسائل تبادل الفكر والرأي في مختلف المجالات مثل صندوق الاقتراحات ونشرات العاملين والاجتماعات مع الإدارة العليا.
• تسهيل عملية تدفق وحرية نظم الاتصال وتشجيع الاتجاهات التعاونية بين العاملين.
• اشتراك المرؤوسين في عمليات الإدارة وفي اللجان المختلفة.
• أن يكون الرئيس الإداري نفسه قدوة حسنة في حسن الاتصالات وإبداء الآراء الموضوعية التي لا تتحيز لبعض العاملين أو لبعض الأفكار.

ب- الحديث:

الحديث أثناء الاتصال المباشر قواعد وأصول تساعد علي الوصول إلي فعالية عملية الاتصال. ويقتضي الأمر علي الأقل مراعاة العناية في صياغة الرسالة وتكوينها واختيار وسيلة نقلها. فنقل الفكرة إلي الطرف الآخر يحتاج إلي تحويلها وترجمتها إلي أحد الرموز. واللغة تعتبر من أكثر نظم الرموز شيوعاً بين بني الإنسان حتى أن بعض الحكماء يميز الإنسان عن الحيوان بالنطق أي باستخدام اللغة في الحديث والاتصال.

وهنا يجب أن يكون المرسل ملماً بأصول وقواعد اللغة التي يستخدمها كتابة وحديثاً. وكثيراً من الأفراد يجيدون الكتابة وحدها دون الحديث أو العكس والمرسل الناجح هو من يجيد الاثنين معاً.

والحديث يجب أن يكون صياغته بشكل يحقق الآتي:

• الوضوح بحيث لا تحتمل الألفاظ معاني متعددة.
• الترابط بحيث يكون هناك تسلسل منطقي في عرض الأفكار.
• تكييف للمعلومات علي أساس الشخص المستقبل للمعلومات وليس كما يراها المرسل فقط.
• يستحسن أن تحوي الرسالة معلومات يهتم بها المستقبل.
• يفضل إرسال المعلومات في وحدات صغيرة خاصة إذا كان الاتصال شفهياً.

جـ- الإنصات:

يصف البعض الإنصات بأنه الجزء المتمم لعملية الاتصال. والإنصات يعتبر من المهارات الصعبة التي لا تتوافر إلا للقليلين. ولكن يمكن لمن يود التدريب عليها بقدر الإمكان حتى يتقنها. ويلزم الرئيس أو القائد أن يتقن مهارة الإنصات حتى يعرف حقيقة ما يدور في إدارته وليس المقصود بالإنصات هو التصنت أو استراق السمع ولكن المقصود به أنه إذا جاء إنسان برسالة إلي الرئيس سواء كانت رسالة شفهية أو غير شفهية فعليه أن يحسن الإنصات وفقاً للشروط التي سنذكرها فيما يلي. كما أن الإنصات الجيد لا يعني مجرد الإصغاء بل معناه ألا تنشغل أثناء إلقاء محدثك للرسالة إليك، ولكن قد يكون الرئيس غير مشغول بشيء ولكنه يسرح.

بخياله بعيداً عما يقوله المرسل، أو يحاول إصدار أحكام علي ما يقوله المرسل فلا يفهم من الرسالة إلا ما يريد أن يفهمه فقط. وقد لا يكون هذا هو قصد المرسل.

بنـاء فريـق عـمـل بيعى ناجح

الجماعة:

          تعرف بأنها عدد من الأفراد لهم مجموعة مشتركة من الأهداف يعملون على تحقيقها.  وتتميز الجماعة بالخصائص التالية :

1. الاتصالات بين الأفراد مفتوحة.
2. يوجد انسجام بين أعضاء الجماعة لأن لهم صفات مشتركة في الخلفية التعليمية أو الخلفية الوظيفية أو السياسية .
3. درجة عالية من التفاعل والمشاركة بين الأعضاء
4. تعمل الجماعة بصورة مستقلة عن التنظيم الرسمي للمنشأة
5. تنشأ الجماعة خصيصا لتحقيق هدف أو مجموعة من الأهداف .

مقومات فاعلية الجماعة

فريق العمل:

يتكون مجموعة من الأفراد يتميزون بوجود مهارات متكاملة فيما بينهم ،  وأفراد الفريق يجمعهم أهداف مشتركة وغرض واحد ،  بالإضافة إلى وجود مدخل مشترك للعمل فيما بينهم .

من هنا يتضح أن ما يميز فريق العمل عن الجماعة هو وجود مجموعة من المهارات المتكاملة لدى فريق العمل ، حيث أن فريق العمل مكلف بأداء عمل متكامل يتطلب مجموعة متباينة من المهارات ، بعكس الجماعة التي يجب أن يكون بينها انسجام في الخلفية التعليمية والمهنية .

 مراحل تكوين فريق العمل:

مراحل تكوين فريق العمل

العوامل المؤثرة على فعالية فريق العمل

كيف أبني روح الفريق ؟ 

• أحترم شعور وقيم وعادات ومعتقدات الآخرين .
• حاول تفهم وظيفة ودور كل عضو في الفريق .
• اظهر التقدير للأداء الجيد .
• تعامل بنضوج مع الآخرين عن طريق تجنب ردود الفعل الزائدة .
• حاول الإنصات الفعال وتفهم الاتصالات غير الشفوية .
• تكلم بصفة الجماعة .
• لا تنتقد الآخرين بصفة شخصية .
• استغل الصراع بإيجابية .
• ضع نفسك مكان الآخرين وتخيل سلوكك .
• شجع الابتكار والأفكار البناءة .
• لا تحجب بيانات أو معلومات عن الآخرين .
• شارك الآخرين في أفكارك وأعلمهم بخططك المستقبلية .
• حاول بناء شخصية اعتبارية للفريق .
• ابني الجانب الإنساني في تعاملك مع الأفراد الآخرين .

احرص على وجود مهام تنفذ بمشاركة أكبر عدد من أعضاء الفريق لضمان التعاون والتنسيق