سلسلة مقالات – إدارة الوقت -بقلم أ.د / صبرى شحاتة – المقالة الثانية

سلسلة مقالات – إدارة الوقت

بقلم أ. د / صبرى شحاتة

المقالة الثانية

سادساً :أهم العوامل المضيعة الوقت :

يقصد بالعوامل المهدرة أو المضيعة للوقت تلك العوامل التي تحول دون أداء الأعمال الهامة والتي لها قيمة عالية . كما يمكن تعريفها بأنها الأعمال التي يستهلك فيها كمية كبيرة من الوقت والتي لا تتناسب مع القيمة الناتجة من تنفيذ هذه الأعمال . أي تساهم مساهمة محدودة في تحقيق الهدف النهائي مثال لذلك المقاطعات المتعددة الاجتماعات المطولة . الأعمال الروتينية والتي يمكن تفويضها للغير . الهدف هو وضع هذه العوامل التي تسرق الوقت تحت المراقبة .

وحيث أن العملية الإدارية تتكون من التخطيط والتنظيم والتنفيذ والرقابة ، وهى تحتوى على مهمة إدارة الوقت ، وعليه فإن إدارة الوقت هي في حد ذاتها عملية تتكون من مهام التخطيط والتنظيم والرقابة ، وبالتالي فهي تستلزم وجود مهارة التخطيط والتنظيم لاستخدامها بفعالية ، وكذلك مهارة الرقابة على استخدامها .

    ويلاحظ أن بعض الإداريين أكثر فعالية من غيرهم لتوفر الخصائص التالية :

• القدرة على التنفيذ الفوري ،إذ أن 80% من الأعمال الواردة إلى مكتب الإداري تتم معالجتها فورا .
• القدرة على التفويض ، فالإداري الجيد يحيط نفسه بموظفين أكفاء .
• الرغبة في القيام بدعم وتشجيع وإظهار الاهتمام بالمرؤوسين .
• القدرة على فصل الغث من السمين ، فالإداري الذي يمكنه ذلك يتجنب الوقوع في فخ التفاصيل البسيطة وغير المفيدة .
• رفض تضييع الوقت في القيام بالمهام المستحيلة ، فالإداري الفعال يستطيع أن يعترف بالهزيمة وينتقل إلى أشياء أكبر من غيرها .
• القدرة على توقع مكانته في المستقبل .
• لديه الإحساس بالوقت والتوقيت والشعور بالحقيقة .
• القدرة على تحديد مواعيد إنهاء معقولة لكل المشروعات .

أهم مضيعات الوقت لدى المديرين :

     على الرغم من ضياع الوقت بسهولة ، فإن الكثيرين يتجاهلون ذلك وينكرونه على أنفسهم جاهلين أنهم يقومون بذلك غير متعمدين ، وفيما يلي بعض الأمثلة الدالة على ذلك من الحياة اليومية العملية :

• قيام بعض الأفراد بنصف المهام التي خطط لها مسبقا أن تتم في اليوم دون معرفة السبب .
• التساؤل المستمر من كثير من الأفراد ماذا حدث لليوم ، لا توجد بركة في الوقت .
• تكاثر الأعمال المطلوب إنجازها في مواعيدها المحددة ولا يوجد الوقت الكافي .
• تراكم الموضوعات المعلقة والتي لم يتخذ بشأنها أي قرارات لدى كثير من المديرين .
• فقدان العديد من المستندات المهمة في بعض المنظمات في وقت تكون هناك الحاجة ماسة إليها.
• البحث في أماكن خاطئة عن مستندات معينة لعدم تذكر أين تم حفظها .

     ولقد ركزت العديد من الدراسات على بيان أهم المعوقات أو مضيعات الوقت والتي تؤثر سلبا على الإدارة الفعالة للوقت ، فيرى تومس ميلر Thomas Miller  أن هناك العديد من مضيعات الوقت تمنع من تحقيق الأهداف بشكل فعال ويمكن تصنيفها على النحو التالي :-

     1- مضيعات للوقت تتعلق بوظيفة التخطيط مثل : عدم وجود أهداف وتغير الأولويات  ، ومحاولة القيام بأمور كثيرة في وقت واحد .

     2- مضيعات للوقت تتعلق بوظيفة التنظيم مثل : عدم التنظيم الشخصي ، وازدواجية الجهد ، وتعدد الرؤساء ، وخلط المسئولية والسلطة ، ….

    3- مضيعات للوقت تتعلق بوظيفة التوجيه مثل : التفويض غير الفعال ، ونقص الدافع ونقص التنسيق في العمل ، ….

    4- مضيعات للوقت تتعلق بوظيفة الرقابة مثل : المقاطعات التلفونية والزيارات المفاجأة والمعلومات غير الكاملة ، ونقص الانضباط الذاتي ، وفقدان المعايير ،….

   5- مضيعات للوقت تتعلق بوظيفة الاتصالات مثل : فقدان الاتصال ، وكثرة الاجتماعات والاتصالات الزائدة ، وكثرة المذكرات الداخلية ،….

   6-مضيعات للوقت تتعلق بوظيفة صنع القرارات مثل : التأجيل أو التردد ، الحصول على كل المعلومات ، القرارات السريعة ، ….

وفيما يلي عرض لأهم مضيعات الوقت لدى طبقة الإدارة ( مستخلصة من نتائج عدد من الدراسات التي أجريت في هذا الشأن ).

• المكالمات الهاتفية غير المفيدة .
• المقاطعات من الزوار .
• التنظيم غير الجيد للاجتماعات .
• الموضوعات الفجائية التي لا تدخل في الحسبان .
• عدم الاهتمام بوضع أهداف يوميه.
• عدم الاهتمام بتحديد أولويات للعمل اليومي .
• عدم التنظيم الجيد للأوراق و الموضوعات داخل المكتب .
• الانشغال في التفاصيل و الأعمال الروتينية .
• التحديد غير الواقعي للوقت الذي تحتاجه بعض الموضوعات .
• عدم وضوح التعليمات و إجراءات العمل .
• نقص المعلومات و البيانات و عدم دقتها .
• مشاغل المراسلات .
• الميل إلى عدم إعطاء ردود حاسمة أو جازمة .
• الانشغال في أكثر من موضوع في وقت واحد .

إستقصاءعوامل ضياع الوقت

فيما يلي مجموعة من العبارات ، والتي يمثل كل منها عامل من العوامل المضيعة للوقت .

 المطلوب : قراءة كل عبارة بدقة ووضع دائرة حول الدرجة التي تعكس مدى إنطباق مضمون هذه العبارة عليكم أثناء إدارتكم لوقت العمل الرسمي .

تفريغ النتائج

برجاء نقل الأرقام المقابلة للإجاباتكم كل في مكانه في الجداول التالية ، ثم إستخراج حاصل الجمع لكل جدول :

1- وظيفة التخطيط

2- وظيفة التنظيم

3- وظيفة التوجيه

4- وظيفة الرقابة

5- وظيفة الإتصالات

6- وظيفة اتخاذ القرارات

سابعاً : أهم مبادئ إدارة الوقت .

    تتمثل أهم مبادئ إدارة الوقت فيما يلي :

• مبدأ تحليل الوقت : فتحليل الوقت يعتبر من المتطلبات الضرورية لإدارة الوقت . وكأساس لهذا التحليل يجب الاحتفاظ بجدول يومي للنشاطات التي يقوم بها المدير – أيا كان مستواه التنظيمي – لتسجيلها عبر فترات من 15 إلى 30 دقيقة ولمدة أسبوعين متتاليين .

• مبدأ التخطيط اليومي . إن معظم الكتاب يتفقون على أن الخطط ينبغي أن تعد يوميا ، وأن تتألف من قائمة من الأعمال وجدول زمني لإنجازها ، ويبدو أن كل الكتاب يتفقون على أن تعد الخطط  بعد انتهاء عمل اليوم أو قبل ابتداء العمل في اليوم التالي ، بحيث تتلاءم مع الأهداف القصيرة الأجل ومع المهمات. وقد لاحظ معظم الكتاب أن التخطيط غير الملائم هو السبب الأساسي للإدارة السيئة للوقت . فالتخطيط الفعال سيقضى على مشكلة تضييع الوقت ، والتوصيات لإعداد الخطط تأخذ أشكالا مختلفة وذلك بناءاً على الكاتب نفسه .

• مبدأ تخصيص الوقت حسب الأولوية . بمعنى أنه يجب تخصيص الوقت المتوافر في يوم العمل لإنجاز تلك الأعمال التي تعتبر ذات أولوية عالية ، ونقوم بذلك بعد أن نكتب الأعمال المطلوب القيام بها في الخطة اليومية ، وذلك حسب أولوياتها وتخصيص الوقت المتاح لإنجازها .

• مبدأ المرونة : يجب أن تكون المرونة من الأمور الرئيسية التي تؤخذ في الاعتبار عند اختيار الخطط فيما يتعلق باستخدام الوقت الشخصي ، أي أنه يجب ألا يتم الإفراط أو التقليل من الوقت المطلوب . إن أي شخص في موقع إداري مهم يقوم بجدولة أكثر من نصف يومه يكون مغاليا .فعلى الأقل يمكن أن نتوقع أن نصف وقت المدير سيقضيه في معالجة الأزمات والطوارئ وضغوط العمل اليومي خاصة في المنظمات الكبيرة .

• مبدأ التفويض : يعتبر تفويض كل الأعمال الممكنة بما يتناسب مع حدود عمل المدير أمر ضروري لتوفير الوقت المطلوب للقيام بالمهام الإدارية . فالأعمال التي يمكن تفويضها تعطى المدير وقتا حراً يستطيع في خلاله أن يقوم بأعمال أخرى لا يمكن لغيره القيام بها .

• مبدأ تقسيم النشاط (العمل ) : فكل الأعمال المتشابهة بطبيعتها والتي تتطلب بيئة وموارد مماثلة لإنجازها ينبغي أن تجمع معا في أقسام من خطة العمل اليومية .
• مبدأ التحكم في المعوقات : فمن الضروري جدا لإدارة الوقت أن يكون هناك نوع من التحكم في النشاطات وترتيبها بحيث تقل عدد ومدة المقاطعات غير الضرورية .
• مبدأ وجود نظم واضحة ومحددة للعمل : حيث أن وجود نظم واضحة ومحددة للعمل ، وبالتالي تحديد دقيق للمسئوليات والسلطات وتنظيم العلاقات بين بين المرؤوسين فيما بينهم البعض وبينهم وبين الرئيس الأعلى ، من شأنه أن يساعد في توفير وقت المدير وتفعيل إدارته
• مبدأ تنفيذ الخطة والمتابعة : إن تنفيذ الخطة اليومية والمتابعة اليومية ضروريان لإدارة الوقت، ولا يمكن إنجاز وظيفة الرقابة إلا إذا كان هناك خطة أو معيار تتم مقارنة النتائج المتوقعة به . فمتابعة تعديل الخطة والجدول والأداء بما يتلاءم مع الأهداف والظروف المحيطة هي الرقابة بذاتها .

إستقصاء

مبادئ إدارة الوقت

فيما يلي مجموعة من العبارات ،تعكس كل منها مبدأ من المبادئ الأساسية لإدارة الوقت ، والتي يجب مراعاتها من قبل المديرين عند إدارة وقت العمل الرسمي .

 المطلوب : قراءة كل عبارة بدقة وتحديد ما إذا كانت ظروف العمل تسمح بتطبيق مضمون هذه العبارة عليكم أثناء إدارتكم لوقت العمل الرسمي ، وكيفية التطبيق في مجال عملكم ؟ .

 *   *   *

انتهت بحمد الله المقالة الثانية لمسار كيم التعليمى لإدارة الوقت

بقلم الأستاذ الدكتور / صبرى شحاته   أستاذ إدارة الأعمال بكلية التجارة جامعة القاهرة

– تابعنا على صفحة موسوعة كيم لتنمية المهارات وبناء القدرات

أو تواصل معنا  ( مركز الخبرات الإدارية والمحاسبية / كيم ) على رقم جوال أو واتس أب : 00201005289720

====================

هذه المادة محمية بحقوق الملكية لمركز كيم للتدريب والإستشارات ولايحوز الاقتباس منها الا بعد اذن كتابي من المالك CAME CENTER

اعداد / حمدي حسن – نائب مدير التدريب بمركز كيم