سلسلة مقالات – إدارة الوقت
بقلم أ. د / صبرى شحاتة
المقالة الخامسة
وهناك بعض المبادئ التي تساعد في عملية التفويض وهي :
| – حدد قائمة بالأنشطة التي يجب أن يتم تفويضها . – أختر الأفراد الذين لديهم الاستعداد والرغبة والقدرة على تحمل المسئولية . – اشرح الأسباب التي دعتك إلى التفويض . – فوض السلطة ولا تفوض المسئولية فهي لا تفوض . – دع الأفراد الذين فوضت لهم سلطات يحددوا أولوياتهم بأنفسهم – وحدد أنت لهم آخر وقت لأداء النشاط . – تابع مرؤوسيك . – حاول أن توفر لهم الوقت إذا طلبوا مساعدتك وتوضح لهم إذا حاولوا الاستفسار . – أطلب العمل الذي إنتهى .ولا تقبل منهم أعذارا ولكن أقبل منهم حلولا أو أقتراحات للمشكلات . – حاول دائما أن تكافئ مرؤسيك على العمل الجيد بأي طريقة من طرق التحفيز . – لا تنس أن الإنسان الذكي يتعلم دائما من أخطائه . – إن كنت ذاهبا إلى إجتماع فيجب أن تفوض بعض سلطاتك لنائبك فقد يحدث ما يتطلب إتخاذ قرار . |
رد فعل المرؤوسين تجاه تفويض السلطة :
يرحب غالبية المرؤوسين بالتفويض ،الذي يمثل بالنسبة لهم عاملا يزيد من درجة رضائهم عن العمل ، إلا أن هذا الترحيب لا يكون من كل المرؤوسين ، فهناك فئة منهم لا يسعدون بالتفويض ، حيث يكون من الأفضل بالنسبة لهم أن يتلقوا الأوامر والتعليمات ولا يصدرون القرارات بأنفسهم ، فهناك المرؤوس الذي تنعدم أو تقل ثقته بنفسه ، وهناك من يخشى الفشل ، كما أن بعض المرؤوسين تنعدم لديهم الرغبة في الإنجاز ، ولا يميلون إلى الطموح والتقدم ، وكل هؤلاء لا يشعرون بالارتياح تجاه تفويضهم السلطة ، ومن ناحية أخرى قد يقاوم أو يعارض المرؤوس هذا التفويض ويرفضه ، إذا أدى إلى زيادة مسؤلياته وسلطاته ، وكان حجم العمل الذي يمارسه كبيرا ،أو ليس لديه المعلومات الكاملة أو المعرفة أو الوقت الكافي أو الإمكانيات اللازمة لإنجاز هذه المهام والمسئوليات الجديدة بكفاية وفعالية .
من أجل تحقيق تفويض فعال :
*أن تكون لديك الثقة في المرؤسين والقناعة بقدرتهم على إنجاز ما يوكل
إليهم من أعمال عن طريق التفويض .
*ولا تحاول أن تؤكد أنك تستطيع تأدية العمل بطريقة أحسن من مرؤسيك
مما يجعل هذا الشعور ذريعة لعدم التفويض .
*توقع من مرؤسيك ارتكاب الأخطاء فكلنا يتعلم من أخطائه .
* أن تكون لديك المعرفة التامة بأعضاء الفريق ومهاراتهم وقدراتهم على
القيام بالمهام التي تفوض إليهم .
* عليك أن تقوم بتزويد المرؤس المفوض إليه بجميع المعلومات التي تتعلق
بالموضوع المحال إليه .
* تأكد من فهم المرؤس للمهام والمسئوليات الجديدة .
* تجنب التدخل المباشر وأعمل على احترام حرية عمل المفوض إليه .
* اتفق مع مرؤ سك على الأولويات وعلى موعد محدد لإتمام العمل .
* فوض السلطات اللازمة لإنهاء المهمة وحددها بدقة .
* حدد المهمة التي تريد تفويضها بدقة .
* تابع وراقب أداء المرؤس وتقدم العمل .
* قدم المساعدة والتأييد للمرؤوس .
* لا تشجع اعتماد المرؤوس الكلي عليك .
مبادئ استرشادية لتحسين عملية التفويض :
- قم باختيار الفرد المناسب ..الذي تتوفر فيه القدرة والرغبة ،وأمنحه السلطة الكافية للقيام بالعمل المراد تفويضه .
- فوض الأعمال الجيدة والأعمال غير الجيدة …فإذا قمت بتفويض الأعمال السيئة فقط فإنك تقضى على الدافعية لدى المرؤوسين ،وتقتل روح الابتكار والتطوير ،وبذلك تساهم في إثبات فشلهم وعدم مقدرتهم وليس تنميتهم وتدريبهم .
- خذ الوقت الكافي لإعداد وتدريب مرؤسيك على إنجاز الأعمال وتحمل المسئولية .
- قم بالتفويض تدريجيا من حيث حجم الأعمال ،أو عدد المرؤوسين .
- اتخذ قرار التفويض مقدما ولا تنتظر لحين حدوث مشكلة فتلجأ إلى التفويض .
- قم بتفويض السلطة للقيام بعمل ما ككل حتى يتمكن المرؤس من السيطرة على هذا العمل وتصور المهمة ككل .
- فوض من أجل الحصول على نتائج محددة تتوقعها واشرحها للمرؤوس .
- تجنب أي ازدواج أو تدخل في الاختصاصات .
- تشاور قبل التفويض مع مرؤوسيك .
- اترك بقدر الإمكان المرؤوس وحده .
استقصاء
مهارات التفويض الفعال
يهدف هذا الاستقصاء إلى التعرف على آرائك بشأن عدد من المبادئ والمفاهيم الأساسية للتفويض .
وفيما يلي مجموعة من العبارات التي تتعلق بفلسفتك تجاه عملية تفويض السلطة التي تمارسها من خلال منصبك الإداري الحالي …ضع علامة ( √ ) أمام الخانة التي تعبر عن وجهة نظرك بالنسبة لكل عبارة من عبارات الاستقصاء .
| م | العبارات | دائما | أحيانا | أبدأ |
| 1 | أولا : طبيعة المهمة المفوضة : من المفضل أن يعطى المرؤس المهمة التي يطلب تفويضها إليه . | |||
| 2 | العبر ليست بطبيعة المهمة المفوضة أو لمن سيتم تفويضها فالمسئولية النهائية تبقى على القائم بالتفويض . | |||
| 3 | من أفضل الطرق لتجنب المشكلات ذات الحساسية في العمل هو تفويضها لأحد المرؤوسين . | |||
| 4 | من الضروري إعادة النظر باستمرار في حجم ونوع المهام التي يمكن تفويضها للمرؤوسين | |||
| 5 | يجب أن يكون حجم العمل الموكل للمفوض إليه محدداَ وواضحاَ . |
ثانيا : خصائص المفوض إليهم :
| م | العبارات | دائما | أحيانا | أبدأ |
| 6 | من الضروري تدعيم ومساندة المفوض إليهم . | |||
| 7 | أن الاستعداد النفسي والعملي للمرؤوسين أحد المعايير الهامة التي يجدر اتباعها عند التمييز بين المرؤوسين في عملية التفويض . | |||
| 8 | غالبية المرؤوسين لديهم الصلاحية المناسبة والاستعداد الأولى لتولى المهام المفوضة إليهم . | |||
| 9 | أن التفويض للموظفين الملتحقين بالعمل حديثا أمر ضروري وحتمي . | |||
| 10 | أن المرؤوس الذي يفشل في أداء المهمة المفوضة إليه لا يستحق |
ثالثا الإعداد للتفويض :
| م | العبارات | دائما | أحيانا | أبدأ |
| 11 | من الأفضل منح المرؤس الحرية الكاملة لتنفيذ المهمة المفوضة إليه . | |||
| 12 | لتشجيع الدافع للابتكار يجب حث المرؤسين على تحقيق النتائج التي يمكن تحقيقها من وراء تنفيذ المهام المفوضة إليهم . | |||
| 13 | من المعايير الأساسية في اختيار واعداد المفوض إليهم مدى إدراكهم وفهمهم للأجزاء الصعبة في المهمة المفوضة . | |||
| 14 | من المفيد إخبار المرؤس بكافة تجارب النجاح والفشل لأقرائه الذين سبق وأن تم تفويض نفس المهمة لهم من قبل . | |||
| 15 | يجب أن يكون واضحاَ تماما للمرؤوسين الحد الأقصى للتحرك ومدى الاتصالات التي تتم بشأن تنفيذ المهمة المفوضة إليهم . |
رابعا : مساندة المفوض إليهم :
| م | العبارات | دائما | أحيانا | أبدأ |
| 16 | إن المرؤس الكفء والقادر يستطيع أداء المهمة المفوضة إليه دون إشراف مباشر من رئيسية . | |||
| 17 | في المهام ذات الأهمية أو الحساسية العالية يجب إعطاء رئيس القائم بالتفويض تقارير مستمرة عن أداء المفوض إليهم . | |||
| 18 | عند منح سلطات معينة للمفوض إليه يجب إبلاغ الزملاء بذلك مقدما وقبل قيامه بممارستها . | |||
| 19 | من مسؤلية المفوض التأكد من توفر كافة المعلومات اللازمة للمفوض إليه حتى يتمكن من أداء المهمة المفوضة إليه أو على الأقل يخبره بكيفية الحصول عليها . | |||
| 20 | من الضروري عدم تنبيه أو تحذير المرؤس من وجود بعض المعوقات أو المشاكل التي قد تعترض طريقة تنفيذه للمهمة . |
خامسا : رقابة ومتابعة المهام المفوضة :
| م | العبارات | دائما | أحيانا | أبدأ |
| 21 | إن إتباع الرقابة العامة هي أفضل وسيلة لرقابة المفوض إليهم . | |||
| 22 | إن الرقابة المتزايدة أفضل بالتأكيد من الرقابة المحدودة . | |||
| 23 | من الضروري أن يصبح المفوض على دراية كاملة بكل ما يدور بشأن تنفيذ المهمة المفوضة وفي مختلف مراحلها . | |||
| 24 | أن الضمانة الأساسية لتجنب فشل المفوض إليه في أداء المهمة المفوضة إليه هو تدخل المفوض وقيامه بأداء المهمة حيثما يشعر بأهمية ذلك . | |||
| 25 | يجب أن يشعر المفوض إليه أن رئيسه سيقدم إليه يد المساعدة عندما يحتاج إليها وسيقف بجانبه في المواقف الحرجة من تنفيذ المهمة الموكلة إليه . |
سادساَ :التقييم والمكافأة :
| م | العبارات | دائما | أحياناَ | أبدأ |
| 26 | ضرورة الإعلان عن مكافأة أو عقاب المفوض لهم وذلك وفقا لإنجازهم . | |||
| 27 | المرؤس هو المسئول عن أدائه سلبا وإيجاباَ ،وتتسم مساءلته وفقا لنتائج عمله . | |||
| 28 | يمكن التغاضي عن الفشل الذي يصيب المفوض إليه في أدائه المهمة المفوضة إليه . | |||
| 29 | أن الاعتراف بإنجازات المفوض إليهم عند الانتهاء من أداء المهمة يعد أسلوبا ناجحا لتشجيعهم على أداء أفضل في المستقبل . | |||
| 30 | من المهم أن يراجع المفوض ممارساته وأسلوب عمله باستمرار بما يتناسب مع الظروف المتغيرة التي طرأت على حجم مسؤولياته ،وهيكل الجماعة التي يرأسها . |
إستقصاء
تقييم قدراتك كمفوض
فيما يلي مجموعة من التساؤلات التي يمكن من خلال الإجابة عليها التعرف على قدراتك كمفوض :
- ماهي أهم المسئوليات التي سوف تتركها خلفك لو إضطررت للتغيب فجأة عن مكان عملك ؟ .
| م | المسئوليات |
- حدد المرؤوسين المؤهلين للقيام بكل عمل من تلك الأعمال أو المسئوليات ؟ .( إذا لم يكن هناك شخص مؤهل لمسئولية معينة إترك فراغاً)
| م | المسئوليات | الأفراد المؤهلين للقيام بها |
- ماهي أهم الواجبات التي يمكن تفويضها ولم تفوضها حتى الآن ؟ .
| م | الواجبات |
4- ما هي دلالة الفراغات التي توجد في إجابة السؤال رقم (2) :
( ) تعبر عن النقص في عدد المرؤوسين .
( ) تعبر عن النقص في خبرات المرؤوسين .
( ) تعبر عن الخوف من أن تصبح شخصاً يمكن الإستغناء عنه .
5- ماهي الأسباب الحقيقية وراء عدم تفويضك الواجبات التي ذكرتها في إجابة السؤال رقم ( 3 )
| الواجبات | الأسباب |
انتهت بحمد الله المقالة الخامسة لمسار كيم التعليمى لإدارة الوقت
بقلم الأستاذ الدكتور / صبرى شحاته أستاذ إدارة الأعمال بكلية التجارة جامعة القاهرة
– تابعنا على صفحة موسوعة كيم لتنمية المهارات وبناء القدرات
أو تواصل معنا ( مركز الخبرات الإدارية والمحاسبية / كيم ) على رقم جوال أو واتس أب : 00201005289720
====================
هذه المادة محمية بحقوق الملكية لمركز كيم للتدريب والإستشارات ولايحوز الاقتباس منها الا بعد اذن كتابي من المالك CAME CENTER
اعداد / حمدي حسن – نائب مدير التدريب بمركز كيم