سلسلة مقالات – إدارة الوقت -بقلم أ. د/ صبرى شحاتة – المقالة السادسة

سلسلة مقالات – إدارة الوقت

بقلم أ. د / صبرى شحاتة

المقالة السادسة

إدارة الاجتماعات الفعالة

ثانياً : إدارة الإجتماعات :

1-  ماهية الإجتماعات

 الاجتماع هو : إلتقاء عدد معين من الأفراد في مكان ما لمناقشة موضوع معين بهدف الوصول إلى قرارات معينة .

الإجتماع الفعال هو الذي يحقق الأهداف المرجوة من عقده في أقصر وقت كما يحقق رضاء غالبية المشاركين فيه .

ويعتبر الإجتماع واحدا من أهم الأنشطة التي تستنفد جانب كبير من وقت القائد أو المدير في أية منظمة .

ولقد توصل بعض الباحثين إلى أن المدير الأمريكي يقضى حوالي 70% من وقت العمل في إجتماعات. كما توصل إلى أنه يعقد في الولايات المتحدة الأمريكية ما بين 12و15 مليون إجتماع كل يوم عمل .

2- أنواع الإجتماعات .

2/1   إجتماعات إعلامية .

2/2   إجتماعات المناقشات

2/3   إجتماعات حل المشكلات

2/4   إجتماعات إتخاذ القرارات 

3- ما يجب على القائد عمله قبل الإجتماع

3/1 التخطيط الفعال للإجتماع .

3/2 التأكد من أن الإجتماع ضروري ، وليس مضياعا للوقت .

3/3 إختر أفضل الأوقات مناسبة .

3/4 إختر المشاركين بدقة .

3/5 أعد جدول الأعمال .

3/6 نظم مكان الإجتماع  .

4- مشكلات الإجتماعات :

 أسبابها ، أساليب منع وقوعها ، كيفية التعامل معها

• قيام أحد المشاركين بطرح سؤال معين أو الإدلاء بتعليق ليس له علاقة بموضوع المناقشة .
• حوار جانبى بين عضوين من أعضاء الإجتماع .
• إنصراف إنتباه الأعضاء .
• الجدل بين الأعضاء .
• سيطرة واحد من الأعضاء أو اثنين على الإجتماع .
• توتر الأعضاء واستعدادهم لمغادرة القاعة .
• عزوف الأعضاء عن المشاركة .
• خروج رئيس الإجتماع عن موضوع الإجتماع  .

5- أهم المهارات التي يجب توافرها في رئيس الإجتماع

1-  المهارات الإدارية :

   بمعنى :

• أن يكون ملما بمبادئ الإدارة من : تخطيط ، وتنظيم ، وتوجيه ، ورقابة …

2- المهارات الإنسانية .

  بمعنى :

• أن يكون قادرا على إيجاد المناخ التنظيمي المناسب .
• أن يكون قادرا على الحزم وتقبل المسئولية ،مع وجود قدر من المرونة .
• أن يكون قادرا على المبادرة واللياقة وحفز الأعضاء في الإجتماع على الإلتزام بجدول الأعمال

3- المهارات الفنية .

   بمعنى :

• أن يكون على دراية بفنيات عمله ومعرفة تامة بموضوع الإجتماع .
• أن يكون على دراية بإستخدام كافة الأساليب والإجراءات والطرق الكفيلة بتحقيق الأهداف المخططة .

4- المهارات الفكرية .

    بمعنى :

• أن يكون قادرا على التعامل مع الأفكار المطروحة أثناء الإجتماع .
• أن تكون لديه قدرة عالية على الفهم والحكمة .
• أن يتصف بصفاء الذهن وحسن التصرف في مواجهة الأمور.

أهم القواعد الشكلية التي يجب على رئيس الإجتماع إتباعها لتدعيم ثقة الأعضاء فيه وإنجاز إجتماع فعال

1- البدء في جلسة الإجتماع في الموعد المحدد .

2- حفظ النظام في الجلسة في جميع الأحوال ،على سبيل المثال :

• ألا يطرح أكثر من إقتراح للمناقشة في نفس الوقت
• ألا يتكلم أكثر من عضو في نفس الوقت .
• منع التداخل في المناقشات .
• عدم السماح بالتحدث في موضوعات خارجة عن جدول أعمال الإجتماع .

3- قراءة الإقتراح بعد الموافقة على عرضه ، ثم فتح باب المناقشة ، ثم تلاوته مرة ثانية قبل إجراء التصويت .

4- التأكد من أن الموضوع الذي تم طرحه للمناقشة قد نال قدر كاف من الدراسة والتحليل قبل عرضه للتصويت وإتخاذ قرار بشأنه .

5- يستحسن الوقوف عند قراءة الإقتراح ،وعند إعلان التصويت عليه ،وذلك في حالة الإجتماعات الموسعة .

6- إعطاء الكلمة للعضو الذي يطلبها ،مع إعطاء أولوية للذين لم يتحدثوا من قبل .

7- إذا دعت الضرورة لترك الإجتماع لأي سبب من الأسباب فيجب تكليف النائب أو أي عضو آخر بأن يرأس الإجتماع .

8- إذا رأي الرئيس أن موضوعا ما تنقصه الدراسة ، أو أن بعض جوانبه يحتاج إلى مزيد من التوضيح ، فإن عليه أن يحيله إلى لجنة متفرعة عن الإجتماع .

9- التقييم المستمر لإستجابات الأعضاء مما يزيد من فعالية الجلسات القادمة .

7- ما يجب على القائد أو المدير أثناء الإجتماع

• إدارة وقت الإجتماع بفعالية .
• إبلاغ الأعضاء بوضوح الغرض من الإجتماع .
• ممارسة فن القيادة .
• التأكيد بإستمرار على موضوع الإجتماع .
• التحكم في الوقت المتاح للحديث .
• الحصول على المعلومات اللازمة والتي تتعلق بموضوع الإجتماع .
• المقارنة بين وجهات النظر المطروحة من الأعضاء بموضوعية .
• دمج الأفكار واختبرها كقرار .
• مراقبة إنتباه الحضور أثناء جلسات الإجتماع .
• كن مساعدا للسلوك المؤيد والمساند .
• عالج الصراع والنزاع بحكمة وروية .

8- مراحل (خطوات) إنجاز الأعمال أثناء الإجتماع

المرحلة الأولى :

              عرض الرأى من أحد أعضاء الإجتماع .

  ويشترط لكى يكون الرأى فعالا ما يلى :-

• أن يكون واضحا وبلغة مفهومه .
• أن يفى بالغرض المطلوب .
• أن يكون خاليا من أي غموض .
• أن يكون في صورة إقتراح .

المرحلة الثانية :

              النظر في الرأى المقدم ومناقشته .

    ويجب مراعاة ما يلي عند مناقشة الأراء المطروحة في الإجتماع :-

• أن يعرف كل عضو أن له حق الإشتراك في المناقشة .
• أن يتعرف كل عضو على جوهر المشكلة المعروضة للمناقشة قبل إبداء رأيه فيها أو التصويت عليها .
• أن تنال كل مشكلة أو قضية معروضة في الإجتماع قدرا كافيا من المناقشة الحرة .
• أن الأراء هي موضوع المناقشة وليس الأشخاص .

المرحلة الثالثة :

           البت في الرأى أو الموضوع المقدم بعد مناقشته .

  وهنا تظهر خبرة وحنكة رئيس الإجتماع في التعامل مع الأعضاء المشاركين : فمنهم كثير الكلام المولع بالمناقشة ،ومنهم الصامت ، ومنهم غير ذلك .  

9- إدارة المناقشة أثناء الإجتماع

1-  مزايا المناقشة الفعالة

      إن الحقيقة الهامة التي يجب التأكيد عليها هنا أن المناقشة الفعالة ترفع من كفاءة أداء الإجتماع مما تحققه من مزايا للمتناقشين على سبيل المثال :

• أن عضو الإجتماع يجد في المناقشة النصيحة النافعة .
• أن المناقشة تنشط تفكير عضو الإجتماع .
• أن الإشتراك في المناقشة تساعد العضو على تبديد قلقه من خلال طرح الآخرين لمشاكلهم .
• أن المناقشة تساعد في الحصول على المعلومات .
• أن المناقشة تزيد من ثقة المتناقشين بأنفسهم عندما يسألهم الآخرين النصيحة ويستمعون لآرائهم .

2-  الوسائل التي يمكن أن يستخدمها الرئيس لإيجاد مناقشة فعالة .

• التخلص من الشكليات المعيقة للمناقشة .
• تجنب الوعظ أو التدريس أو التهذيب .
• عدم دفع الأعضاء إلى الإشتراك في المناقشة قبل أن يشعروا بالرغبة في ذلك
• الفهم الصحيح لكل ما يقصده العضو المتحدث قبل تحليل رأيه ومناقشته فيه .

3-أنواع الشخصيات البشرية وأنسب طرق التعامل معها :

3/1 النوع المشاغب :

       – إحتفظ بهدوئك معه ،ولا تدخل معه في جدال .

       – لا تجعل أي فرد آخر تتعامل معه يشتبك معه في جدال ، بمرور الزمن يتحسن موقف هذا النوع، وبالتالي يمكن التعامل معه بفعالية أكثر .

3/2 النوع الإيجابي :

      – المناقشة معه مثمرة وبالتالي يجب أن تمكنه من إبداء رأيه .

      – إحرص بإستمرار على الإستعانة به وإستخدامه لتحقيق الفعالية المنشودة .

3/3 النوع الدعي :                

      – يزعم العلم بكل شيئ ويدعى المعرفة .

      – لا تسمح له بالسيطرة على المناقشة .

      – لا تتركه يرهب أعضاء أي مجموعة عمل توجد بها .

      – إذا طلب إبداء رأيه فإطلب منه المبررات فإن كانت خاطئة فدع المجموعة تتعامل معه .

3/4 النوع الثرثار :

      – هذا النوع كثير الكلام بفائدة وبدون فائدة .

      – قاطعه بلباقة ودون أن تحرجه .

• حدد له الوقت المسموح له بالحديث فيه .

3/5 النوع الخجول :

      – لا تحاول إستثارته بإستمرار .

      – وجه له أسئلة سهلة عندما تسمح الفرصة لتشجعه على المشاركة .

      – حاول أن تجعله يثق في نفسه في إبداء رأيه أمام الآخرين .

3/6 النوع غير المتعاون :

      – هو شخص معترض على آراء الآخرين وغير راضى .

      – تعرف على خبراته ومعارفه وحاول الإستفادة منها .

      – إعمل دائما على كسب صداقته ,أشعره بأنك في حاجة إليه .

3/7 النوع البليد السلبي :

      – وجه له الأسئلة بشكل مباشر .

      – إطلب منه النصيحة كلما سمحت الفرصة بذلك .

      – حاول دائما أن تجعله يشعر بأنك تقدر آرائه حتى تجتذبه إلى صفوف المشاركين والمناقشين .

3/8 النوع المتعالي :

      – لا تنتقضه وكن صبورا في التعامل معه .

      – حاول أن تجذب إنتباهه بإستمرار .

      – استفد من ملاحظاته ووضحها للمجموعة .

3/9 النوع المتصيد بأسئلته :

      – وهو شخص يحاول أن يوجه أسئلة معينة للقائد لإحراجه .

      – لا ترد على أسئلته وحولها إلى أفراد المجموعة لإبداء الرأي والرد عليها .

4- ما يجب على رئيس الإجتماع بعد إنتهاء الإجتماع

4/1 تقييم الإجتماع في ضوء الأهداف المخططة وجدول الأعمال المعد مسبقاً .

4/2 القيام بإعداد ملخص للموضوعات التي تم مناقشتها في الإجتماع وتوزيعه على الأعضاء ، وهذا الإجراء يحقق شيئين :

• يؤكد أن ما إتفق عليه مفهوم من جانب الأعضاء .
• تعريف النتائج التي تم انجازها تعريفاً واضحاً .

4/3 كتابة محضر أو تقرير عن الإجتماع .

4/4 الحصول على إلتزام من ذوى الشأن بالعمل .

          يفترض رئيس الإجتماع في كثير من الأحيان أنه طالما أن أيا من الأعضاء لم يعترض على ما حصل في الإجتماع ، إذا توجد موافقة . إلا أنه توجد عدة إشارات تحذيرية تشير إلى نقص في اللالتزام من جانب الحضور مثل :

• الصمت الكلى وعدم التجاوب من جانب الأعضاء .
• التجاوب السلبي مثل الأقوال التالية :
• ” سأحاول ” لكن ذلك لا يكفي .
• ” أظن أن الأمر هو كذلك لكنه لا يتوقف على وحدي ” .
• ” نعم ولكن ….”

4/5 البدأ فوراً في تنفيذ ما إتفق عليه .

4/6 المتابعة بعد الإجتماع .

• ضرورة إشراك المشاركين في الإجتماع في تحديد كيفية المتابعة .
• مراقبة ومتابعة تنفيذ المهام الضرورية لإنجاز النتيجة الإجمالية وتلك المهام التي تعتمد عليها مهام أخرى .
• المتابعة في الوقت الملائم لمنع حدوث صعوبات .
• في حالة وقوع إنحرافات يجب تحديد وتعريف أسباب ذلك الخروج وما يمكن فعله لإعادة الأمور إلى مسارها ولمنع حدوث شيء مماثل في الإجتماعات القادمة .

10- الوصايا العشر لإجتماعات فعالة

• أعد مكانا مناسبا لعقد الإجتماع .
• أدع أقل عدد ممكن من الأفراد لحضور الإجتماع .
• أعلن عن الهدف من الإجتماع .
• أعد جدول أعمال الإجتماع .
• ركز المناقشة على الموضوع المقرر .
• أشرك جميع الحاضرين في المناقشة .
• وجه المناقشة في الإتجاه الصحيح ولا تضيع الوقت .
• إنه الإجتماع بملخص عما تم لإنجازه خلاله .
• قيم إجتماعاتك من حين لآخر بغرض تحسينها . 
• أعد ووزع قائمة بالقرارات التي تم اتخاذها وخطط العمل التي تم اعدادها في الإجتماع .

استقصاء

إدارة الاجتمـاعــات الفعالة

 الهدف من الإستقصاء :

• تأكيد عدد من المفاهيم والأسس والقواعد المرتبطة بإدارة فعالية للاجتماعات .
• قياس مهارات المشاركين في إدارة الاجتماعات .

عزيزي المشارك ….

  برجاء وضع علامة (  √ ) أمام الإجابة التي تتفق مع رأيك الشخصي في العبارات التالية : 

 *   *   *

انتهت بحمد الله المقالة السادسة لمسار كيم التعليمى لإدارة الوقت

بقلم الأستاذ الدكتور / صبرى شحاته   أستاذ إدارة الأعمال بكلية التجارة جامعة القاهرة

– تابعنا على صفحة موسوعة كيم لتنمية المهارات وبناء القدرات

أو تواصل معنا  ( مركز الخبرات الإدارية والمحاسبية / كيم ) على رقم جوال أو واتس أب : 00201005289720

====================

هذه المادة محمية بحقوق الملكية لمركز كيم للتدريب والإستشارات ولايحوز الاقتباس منها الا بعد اذن كتابي من المالك CAME CENTER

اعداد / حمدي حسن – نائب مدير التدريب بمركز كيم