سلسلة مقالات – تخطيط الإحتياجات من المواد -بقلم أ. د/ صبرى شحاتة – المقالة الخامسة

سلسلة مقالات – تخطيط الإحتياجات من المواد

بقلم أ. د / صبرى شحاتة

المقالة الخامسة

نظام تخطيط الإحتياجات من المواد والمعروف بالـ M.R.P

• مفهوم تخطيط الإحتياجات من المواد .
• المقومات والركائز التي يقوم عليها نظام R.P
• أهداف نظام تخطيط الإحتياجات من المواد .
• مكونات نظام تخطيط الإحتياجات من المواد .
• شروط إستخدام نظام تخطيط الإحتياجات من المواد .

مقدمة :

تحتاج المنظمات بشكل عام والمنظمات الصناعية بشكل خاص للتعامل مع العديد من المنتجات والعمليات والأجزاء، وهذا يتطلب وجود نظام للإدارة معتمد على الحاسب يقوم على مراقبة متطلبات المنظمة من المواد المختلفة، ويسمي هذا النظام بـ تخطيط الاحتياجات من المواد، والمعروف بـ  Material Requirements Planning ويختصر بـ MRP.

ويعد نظام تخطيط الإحتياجات من المواد من النظم الفرعية لنظام معلومات الإنتاج في المنظمات الصناعية، حيث يتكون نظام تخطيط الإحتياجات من المواد من نشاطين رئيسين في العمليات التصنيفية وهي: إدارة المخزون و الجدولة. و الغرض الرئيسي من إدارة المخزون هو التأكد من المخزون من أن الموادالخام متاحة في الوقت المطلوب للإنتاج. و الجدولة تكمل إدارة المخزون فهي تحدد – بالإضافة إلى المخزون من المنتجات النهائية- كفاءة استخدام الإمكانيات الإنتاجية و تقلل من الوقت العاطل وتسمح بصيانة المعدات.

  ولقد نشأ نظام تخطيط الاحتياجات من المواد ومختصره

( Material Requirement Planning ) في بداية عام 1960 في الولايات المتحدة الأمريكية كأسلوب محوسب لتخطيط عملية الحصول على المواد والسيطرة على الإنتاج ووضع الطلبيات وخفض المخزون إلى الحد الأدنى لتحقيق الميزة التنافسية في البيئة الصناعية الحديثة .

ويعتبر من أحدث الاتجاهات الفكرية والتطبيقية في مجالات الإنتاج والمخزون ,ومدخلاً جديداً وبديلاً لنظم تخطيط الإنتاج والمخزون التقليدية مثل نماذج الدفعة الإنتاجية ,الكمية الاقتصادية للطلب , ونقطة إعادة الطلب فهذه النظم شابها الكثير من أوجه القصور بسبب عدم واقعية الافتراضات التي بنيت عليها من حيث حجم الطلب ومعدلات الاستخدام وتجاهل تأثير العوامل والمتغيرات البيئية على تخطيط الإنتاج والعمليات .

وتقوم فكرة وفلسفة نظام تخطيط الاحتياجات من المواد على أنه نظام معلومات يعنى بتنظيم الجهود نحو الحصول على المواد المناسبة في الوقت المناسب أو بمعنى آخر توفير كافة مستلزمات العملية الإنتاجية التي يتم تحديدها للمنتجات الواردة في جدولة الإنتاج الرئيسة في الوقت المناسب

( وهذه المستلزمات قد تكون مواد أولية أساسية أو منتجات غير تامة الصنع) . لقد كان هذا النظام ثورة كبيرة في أيامه الأولى فقد أدخل الحواسيب والتخطيط المنظم في عملية الإنتاج .

يعتبر هذا النظام نظاما مستقلا عن النظم الأخرى والتي تركز أساسا على المخزون نظرا لتركيز هذا النظام على جداول وخطط الإنتاج بأبعادها الكمية والنوعية والزمنية .

     ويعتمد تنفيذ هذا النظام على مجموعة من الاعتبارات الرئيسية التي يجب مراعاتها بدقة وهي : 

• وجود خطط أو جداول رئيسية للإنتاج كمستندات توضح كمية مخرجات الإنتاج في كل فترة زمنية .
• قائمة بالمواد توضح الأجزاء الرئيسية والفرعية الداخلة في تشكيل وتركيب المنتجات النهائية أو النصف مصنعه أو الخامات
• وجود سجلات دقيقة للمخازن توضح الموقف الخاص بكل عنصر في وقت معين .
• سجلات توضح الطلبات الخارجية للمكونات بمعنى تحديد للطلبات الحالية لدى الموردين لمختلف الأجزاء أو المكونات .

    ويتميز نظام تخطيط الاحتياجات من المواد بعدم الحاجة كما تقول الطرق السابقة في الرقابة على المخزون إلى مخزون الأمان أو ما يسمي بمخزون إحتياطي طوارئ.  

مفهوم تخطيط الإحتياجات من المواد :

====================

يعرف البعض نظام تخطيط الإحتياجات من المواد بأنه ” هو نظام لتخطيط الإنتاج ومراقبة المخزون آلياً والمساعدة في حساب الطلب على المواد المكونة للمنتجات النهائية سواء كانت سلع أو خدمات وتوفير هذه المواد وفقاً لمتطلبات خطة الإنتاج وفي الوقت المطلوب دون اللجوء إلى التخزين الكبير والمستمر من هذه المواد , إذ تشير الدراسة إلى أن كلفة التخزين في المنظمات الصناعية قد تصل إلى 30% من قيمة المخزون “.

هو أسلوب يعتمد على ترجمة جداول الإنتاج الرئيسية ، إلى طلب على المواد الخام والأجزاء وعناصر الإمدادات الأخرى .

أي أنه بدون وجود جداول تشغيل رئيسية متضمنة:

• أنواع المنتجات/ الخدمات النهائية.
• الكمية التي تقدم من كل منتج أو خدمة خلال فترات الخطة .
• توقيتات الإنتاج /تقديم الخدمات .

فلن يمكن تخطيط الإحتياجات من المواد بفعالية .

إن تخطيط الإحتياجات من المواد ليس أسلوبا جديداً لتحديد الإحتياجات المتوقعة من المواد ولكنه فلسفة يجب أن يقتنع بها كل مسئول في المنظمة .

خطوات إعداد نظام الاحتياجات من المواد :

========================

يتطلب إعداد نظام الاحتياجات من المواد ضرورة إتباع الخطوات التالية :

1 _ تحديد التركيبة الفنية للمنتج ( شجرة المنتج ) :

وهي توضح المنتج النهائي والأجزاء الرئيسة المكونة له بشكل هرمي متدرج بدءاً من المنتج النهائي في أعلى مستوى إلى أصغر جزء مكون له في أدنى مستوى .

2 _ تحديد الاحتياجات الإجمالية :

يتم الحصول على الاحتياجات الإجمالية للمنتج النهائي من جدول الإنتاج مباشرة .

3 _ تحديد الكميات المتاحة للاستخدام :

تمثل الكميات المتاحة للاستخدام تلك الكميات التي يكون للمنظمة الحق في إستخدامها أو التصرف فيها وذلك خلال الفترة الزمنية المحددة وحسابها يتطلب ضرورة تحديد الرصيد الفعلي للمخزون وهو الذي يمثل الكمية الموجودة فعلاً بالمخازن بما في ذلك كمية الأمان .

4 _ تحديد صافي الاحتياجات من المواد :

ويقصد بها الكميات الإضافية الواجب شرائها أو إنتاجها من أجزاء المنتج وذلك بغية تلبية محتويات جدولة الإنتاج

صافي الاحتياجات = الاحتياجات الإجمالية _ الكميات المتاحة للاستخدام .

5 _ تحديد الأوامر المخططة :

يتم في هذه الخطوة تحديد أوقات وأحجام الشراء

بالنسبة لوقت الشراء فهو الذي يتم فيه إصدار أمر الشراء بحيث يضمن وصول المواد والأجزاء المطلوبة في مواعيدها المحددة .

أما بالنسبة لحجم الشراء فهو نفسه كمية صافي الاحتياجات من المواد أو الأجزاء المطلوبة .   

المقومات والركائز التي يقوم عليها نظام تخطيط الإحتياجات من المواد:

=====================================

يعتبر هذا النظام نظاما مستقلا عن النظم الأخرى والتي تركز أساسا على المخزون نظرا لتركيز هذا النظام على جداول وخطط الإنتاج بأبعادها الكمية والنوعية والزمنية .

     ويعتمد تنفيذ هذا النظام على مجموعة من الاعتبارات الرئيسية التي يجب مراعاتها بدقة وهي : 

• وجود خطط أو جداول رئيسية للإنتاج كمستندات توضح كمية مخرجات الإنتاج في كل فترة زمنية .
• قائمة بالمواد توضح الأجزاء الرئيسية والفرعية الداخلة في تشكيل وتركيب المنتجات النهائية أو النصف مصنعه أو الخامات
• وجود سجلات دقيقة للمخازن توضح الموقف الخاص بكل عنصر في وقت معين .
• سجلات توضح الطلبات الخارجية للمكونات بمعنى تحديد للطلبات الحالية لدى الموردين لمختلف الأجزاء أو المكونات .

ويرجع منطق تخطيط الاحتياجات إلى عاملين هامين هما :

أولا : أن هناك تداخل في الطلب على العنصر الواحد من أكثر من جهة وتمكن هذه الطريقة من إمكانية حصر جهات الطلب على العنصر الواحد .

ثانيا : هي القدرة على تحديد الاحتياجات الحقيقية عن طريق الأخذ في الاعتبار الكمية المتاحة في المخازن والكميات تحت الطلب .  

يقوم نظام تخطيط الإحتياجات من المواد على ركيزتين أساسيتين هما :

• حساب حجم الطلب على العنصر المكون ، والأجزاء أياً كانت درجات تصنيعها ، وهذا الحجم بالطبع يتحدد في ضوء حجم الطلب على المنتج /أو الخدمة النهائي ، والذي يتحدد بدوره بناءاً على تقديرات المبيعات المتوقعة .
• البعد الزمنى لتقدير الإحتياجات .

     ويتميز نظام تخطيط الاحتياجات من المواد بعدم الحاجة كما تقول الطرق السابقة في الرقابة على المخزون إلى مخزون الأمان “الاحتياطي ” ، وذلك للأسباب التالية : 

• تقليل عنصر عدم التأكد بالنسبة للطلب على العناصر المختلفة .
• تقليل عنصر عدم التأكد بالنسبة لعملية الإمداد عن طريق اتخاذ هامش معين يضمن سلامة التقديرات .

أهداف نظام تخطيط الإحتياجات من المواد :

=======================

تحسين علاقة الشركة مع العملاء وذلك من خلال زيادة معدلات الإلتزام بمواعيد التسليم .

تخفيض حجم المستثمر في الموجودات المخزنية .

الرقابة على تدفقات المواد الداخلة إلى الشركة سواء من حيث : النوعية ، الكمية ، التوقيت الزمني .

تخفيض تكلفة الإنتاج سواء الثابتة أو المتغيرة من خلال :

تخفيض حالات عدم توافر المواد.

تخفيض معدلات الإنتاج المعيب بسبب عيوب في الأجزاء .

ما يترتب على المنظمة :

إن المنظمات التي تتبنى نظام MRP تشق طريقها للنجاح والريادة في ميدان عملها لما له من فوائد ومزايا عدة للمنظمة فهو يزيد من مقدرتها على مواجهة التغيرات في طلبات الزبائن ويحسن من خدمة الزبون بسبب تقصير فترة التسليم ,ويساعد على الاستخدام الأفضل لعناصر الإنتاج ( العمل,الآلات,المواد ) وتحقيق استجابة أسرع لتغيرات وتبدلات السوق .

ونظراً لأن منظمات اليوم لا تقوم بإنتاج نوع واحد من المنتجات بل أنواع متعددة وضمن كل نوع توجد أصناف عدة مما يجعل هذه المنظمات تتعامل   

مع أعداد هائلة من المواد الأولية التي تدخل في تركيب منتجاتها .

ونظام MRP هو الذي يوفر هذه المواد في الوقت المناسب وبالكمية المناسبة وبالتالي عدم تبني المنظمة لمثل هذا النظام يؤدي بها بالطبع لنتائج كارثية هي بغنى عنها .

يمكن القول أخيراً بأن نظام MRP أكثر من نظام لمراقبة المخزون إنه في الحقيقة نظام لجدولة الإنتاج كله لا بل فهو يمثل القلب النابض لنظام الإنتاج والعمليات باعتباره وسيلة تحقيق التكامل بين كل الأنشطة في المنظمات الصناعية بدءاً من عملية التنبؤ بالطلب على المنتجات النهائية وانتهاءً ببيانات التغذية العكسية من خطوط الإنتاج .  

مكونات نظام تخطيط الإحتياجات من المواد

=======================

أولا :مدخلات النظام :

=============

هناك ثلاث مدخلات أساسية لتخطيط الاحتياجات من المواد, جدول الإنتاج و تقرير المخزون و قائمة المواد المطلوبة أو قائمة أجزاء المنتج. جدول الإنتاج الرئيسي يحدد ما هي المنتجات النهائية المحتاج إليها ومتى تنشأ الحاجة إليها و هي مبنية على الأوامر و التنبؤ من النظام التسويقي الفرعي؛ قائمة المواد يتم إعدادها من الهندسة بناء على مواصفات المنتج و من مبادئ التنظيم الهندسي, و مركز المخزون (من المواد) يعكس استلام المواد خلال العمليات كما يتم أيضاً الاحتفاظ بمعلومات التخزين عن المنتجات النهائية.

و كل مدخل من هذه المدخلات له مورد محدد في بعض النظم الفرعية الوظيفية, وعادة البرنامج الذي يستخدم في تخطيط الاحتياجات من المواد يحصل على المعلومات مباشرة من قاعدة البيانات حيث يتم تخزينهم كنتائج للعمليات التحويلية أو كمخرجات لنظم فرعية أخرى. هذه البيانات قد تستخدم في تطبيقات أخرى وتظهر في تقارير أخرى, و لكن نظام إدارة قاعدة البيانات يجعلهم متاحين في نموذج تخطيط الاحتياجات من المواد كما لو أنهم تم جمعهم خصيصاً لهذا الغرض.

وبإختصار فإن مدخلات نظام تخطيط الإحتياجات من المواد تتمثل فيما يلي :

1- جداول الإنتاج الرئيسية :

        هي عبارة عن جداول توضح ثلاثة أنواع من البيانات :

• أنواع المنتجات النهائية .
• الكمية التي تنتج من كل عنصر خلال فترات الخطة .
• توقيتات الإنتاج .

2-جداول الطلبيات الخاصة ( الطلب المستقل )

3 – قوائم المواد

        وهي عبارة عن قوائم بعناصر المواد والكميات المطلوبة من كل عنصر لإنتاج وحدة واحدة من المنتج النهائي .

4- ملفات المخزون :

        وهي توضح حركة كل صنف من حيث الوارد والمنصرف والرصيد الخاص بكل عنصر من عناصر المخزون من المواد ، وبيانات عن الشحنات المتوقع إستلامها .

ثانياً : مخرجات نظام تخطيط الإحتياجات من المواد :

==================================

هناك ثلاث مخرجات أولية, تقرير بالأوامر الصادرة و تقرير بالأوامر المخططة والتغيرات الناتجة من إعادة جدولة الأوامر. تقرير الأوامر الصادرة عبارة عن تعليمات لإدارة المشتريات لطلب خامات, وتقرير الأوامر المخططة تخدم كإشارة لضرورة طلب الخامات المطلوبة وأي تغير في الأوامر المفتوحة عن طريق الإسراع أو الإبطاء ممكن أن يحدث عن طريق إعادة جدولة الأوامر.

وعليه فالمخرجات تتمثل فيما يلي :

• جدول أوامر التوريد المخططة ، وهو يحتوى على أوامر التوريد التي سيتم إصدارها خلال فترة الخطة .
• جدول مواعيد إصدار أوامر التوريد .
• تعديلات أوامر التوريد السابقة .
• تقارير الإستثناء : وهي تقارير خاصة ببعض العناصر التي تحتاج إلى مزيد من الإهتمام من جهاز إدارة المواد حتى يتم التوريد في المواعيد .
• تقارير الأداء : أداء جهاز إدارة المواد .
• تقارير التخطيط .

ج- عمليات التشغيل و المعالجة لنظام تخطيط الإحتياجات من المواد

   يفترض أنّ كل نموذج يبنى على النماذج المحتفظ بها في بنك المعلومات للحصول على البرامج التطبيقية, و في حالة نموذج تخطيط الإحتياجات من المواد فإن بيانات المخزون مثل الكمية المتاحة للاستخدام و الكمية المطلوبة في الأوامر ووقت الإنتاج كلها تجمع مع الاحتياجات المجدولة لحساب كمية الخامات التي يتم طلبها و توقيت هذه الأوامر, و النموذج النمطي للتخزين يمكن أن يستخدم لتحديد كمية أمر الشراء.

    يتولى نظام MRP مهمة جدولة الإنتاج وتأمين كافة المواد الداخلة في إنتاج المنتوج النهائي كذلك يبين صافي المخزون وفترة إعادة الشراء وترتيبات العمل .

وعليه فإن عمليات نظام MRP تتمحور حول المحاور الأربعة الرئيسة التالية :

   _ إظهار مكونات المنتج : وذلك من خلال تبيان هيكل المنتج .

  _ تحديد الاحتياجات الإجمالية .

  _ وكذلك تحديد الاحتياجات الصافية من المكونات وذلك من خلال معرفة                                                   

      تركيبة المنتج النهائي .

  _ إصدار أوامر الطلب ( سواء بالشراء أو الإنتاج ) .

شروط إستخدام نظام تخطيط الإحتياجات من المواد

===========================

يشترط لإستخدام النظام توافر ما يلي :

• جداول إنتاج رئيسية تحدد نوعية المنتجات ، الكمية المنتجة من كل نوع ، ومواعيد التسليم .
• قوائم المواد ، والتي تحدد بدقة الأجزاء والمواد الخام المطلوبة لإنتاج وحدة واحدة من المنتج أو العنصر النهائ والكمية المطلوبة من كل .
• سلامة البيانات سواء الواردة في الجداول الرئيسية للإنتاج أو قوائم المواد أو ملفات المخزون .
• يجب أن تكون فترة التوريد معروفة أو على الأقل يمكن تقديرها ، وذلك بالنسبة لكل عنصر من المواد .
• يصلح هذا النظام بشكل فعال في المنظمات الصناعية .
• يحتاج النظام إلى إستخدام النظام الآلى في الحسابات ، لأنه يحتاج إلى عمليات حسابية ضخمة ومتكررة .

*   *   *

انتهت بحمد الله المقالة الخامسة لمسار كيم التعليمى تخطيط الإحتياجات من المواد

بقلم الأستاذ الدكتور / صبرى شحاته   أستاذ إدارة الأعمال بكلية التجارة جامعة القاهرة

– تابعنا على صفحة موسوعة كيم لتنمية المهارات وبناء القدرات

أو تواصل معنا  ( مركز الخبرات الإدارية والمحاسبية / كيم ) على رقم جوال أو واتس أب : 00201005289720

====================

هذه المادة محمية بحقوق الملكية لمركز كيم للتدريب والإستشارات ولايحوز الاقتباس منها الا بعد اذن كتابي من المالك CAME CENTER

اعداد / حمدي حسن – نائب مدير التدريب بمركز كيم