سلسلة مقالات – تخطيط الإحتياجات من المواد -بقلم أ. د/ صبرى شحاتة – المقالة السادسة

سلسلة مقالات – تخطيط الإحتياجات من المواد

بقلم أ. د / صبرى شحاتة

المقالة السادسة

محتويات المقالة:

• التحليل الثلاثي لعناصر المواد المشتراه والمخزنة
• الكمية الإقتصادية للشراء .

• ما هية الكمية الإقتصادية للشراء .
• حساب الكمية الإقتصادية بطريقة الجدول .
• حساب الكمية الإقتصاد بطريقة المعادلة .
  • مستويات التخزين .
    • الحد الأدنى (مخزون الأمان ) .
    • الحد الأعلى للمخزون .
    • نقطة إعاد الطلب .

 فلسفة التحليل الثلاثي لعناصر المواد المشتراه:

==========================

في أي عمل أو نشاط هناك دائمًا القلة الهامة، والكثرة غير الهامة. ففي مجال المبيعات تتركز النسبة الأكبر من قيمة المبيعات في عدد قليل من العملاء، وفي مجال الإنتاج يتسبب عدد قليل من الآلات في وقوع النسبة الأكبر من الأعطال، وفي مجال الشراء تتركز النسبة الأكبر من قيمة المشتريات في عدد قليل من المواد، بل وفي لعبة كرة القدم يسجل عدد قليل من اللاعبين النسبة العظمي للأهداف.

ويقوم هذا الأسلوب على ظاهرة موجودة في غالبية المنظمات وهي :

• أن 20% تقريبا من عناصر المخزون تستهلك أكثر من 80% من إجمالي قيمة الاستخدام السنوي
• أن 80% من عناصر المخزون تقريباُ تستوعب نسبة ضئيلة تصل إلى 20% من إجمالي الأموال المستثمرة في المخزون .

وفي ضوء الظاهرة السابقة قام ” بارتو” بتقسيم المخزون إلى تصنيفات ثلاث حسب أهميتها ووفقا لقيمة الإستخدام السنوي لكل منها كما يلي :

• عناصر القسم أ (ِA ) وتمثل قمة هذا النظام وتحتل ما بين 10% إلى 20% من إجمالى عناصر المخزون ، وتتراوح قيمة الاستخدام السنوى للمخزون من هذه الأصناف نسبة تتراوح ما بين 60 – 80% لذا فهي تشمل الأصناف التي تستخدم بكميات كبيرة وتكون جزءا كبيرا من المخزون وقيمة الوحدة فيها مرتفع نسبيا

2- عناصر القسم ب (B ) وهي تلي قسم أ ( A ) في الأهمية ، وتتراوح نسبتها إلى المخزون الكلي ما بين 15-30% من الأصناف المخزونة ، وتستوعب أيضا ما بين 15-30% من إجمالي قيمة الاستخدام السنوي للمخزون .

3- عناصر القسم  جـ ( C ) وتمثل الباقي من عناصر المخزون وتتراوح نسبتها ما بين 50 –75% من العناصر والتى لا يتعدى قيمة الاستخدام السنوى لها إلى الاستخدام الكلي للعناصر المخزونة ما بين 5 – 10% وهذه الفئة تضم معظم الأصناف ولكنها تستوعب نسبة منخفضة من تكلفة الإنتاج وغالبا ما تتسم بانخفاض معدل دوران المخزون منها

ويتطلب تطبيق هذا النظام (ABC ) الثلاثي ضرورة اتباع الخطوات التالية :-

=======================

• تحديد الأصناف التي سيتم استخدامها سنويا .
• يتم حساب قيمة المستخدم من كل صنف من الأصناف المخزونة سنويا ويقصد بذلك تحديد قيمة الاستخدام السنوى غالبا ما يفضل إعداد هذا الحساب بناء على التنبؤ باحتياجات السنة القادمة والذي يعد النظام لتطبيقه فيه .
• القيام بترتيب الأصناف ترتيبا تنازليا وفقا لقيمة الاستخدام السنوى حيث يبدأ الترتيب بالأكبر قيمة ثم الأصغر وهكذا مع إعطاء رقم مسلسل لكل صنف منها .
• استخراج القيمة الإجمالية المجمعة للاستخدام السنوى ( المتجمع الصاعد ) على أساس الترتيب الناتج من الخطوة السابقة .
• استخراج النسب المئوية المجمعة لإجمالي المستخدم من الأصناف وأيضا النسب المئوية المجمعة لعدد الأصناف مقابل النسب المئوية لإجمالي المستخدم من الأصناف .
• إعداد رسم بياني يوضع على المحور الأفقي النسب المئوية المجمعة لإجمالي الأصناف وعلى المحور الرأسى النسب المئوية المجمعة لقيمة الاستخدام السنوى للأصناف .
• رسم منحنى المتجمع الصاعد والذي عن طريقه يمكننا تحديد التقسيمات الثلاثة السابقة أ ، ب ، جـ في ضوء الاسترشاد بتغيرات منحنى المتجمع الصاعد من نقطة إلى أخرى .
• إعداد جدول مبسط يوضح نتائج النظام الرقابي السابق لمجموعات الأصناف المخزونة الثلاثة من حيث نسبة أصناف كل مجموعة ونسبة قيمة الاستخدام السنوى لها .

تمــريــن

بوصفك أمين مخزن، استدعاك مدير المخازن طالبًا منك عمل التحليل الثلاثي لأصناف المخزون لديك، وقد أعطاك القائمة التالية التي توضح رقم الصنف، ومعدل الاستخدام السنوي، وتكلفة الوحدة خلال العام السابق.

الخطوات :

الخطوة الأولي :

أوجد قيمة الاستخدام السنوي لكل صنف :

الخطوة الثانية :

رتب الأصناف ترتيبًا تنازليًا طبقًا لقيمة الاستخدام السنوي :

الخطوة الثالثة :

سجل الأصناف تنازليًا وفقًا لقيمة الاستخدام السنوي وذلك في الجدول التالي :

الخطوة الرابعة :

أوجد القيمة المتجمعة للأصناف وفقًا للترتيب المحدد بالخطوة (3) :

الخطوة الخامسة :

أوجد النسبة المتجمعة للأصناف من واقع القيم المتجمعة التي حصلت عليها في الخطوة الرابعة :

الخطوة السادسة : ملخص النتائج :

المجموعة (أ) (القلة الهامة ) :

• نسبة عدد الأصناف = 20%
• عدد الأصناف = 0.2 × 10 = 2 صنف
• وهما الصنفان رقمي : 406 ، 402
• قيمة الاستخدام السنوي = 258900 جنيه
• نسبة قيمة الاستخدام السنوي = 89.05%

المجموعة (ب) (الوسط) :

• نسبة عدد الأصناف = 30%
• عدد الأصناف = 0.3 × 10 = 3 صنف
• وهما الأصناف أرقام : 409، 408، 404
• قيمة الاستخدام السنوي = 285710 – 258900 = 26810 جنيه
• نسبة قيمة الاستخدام السنوي = 98.27% – 89.05% = 9.22%

المجموعة (ج) (الكثرة غير الهامة) :

• نسبة عدد الأصناف = 50%
• عدد الأصناف = 0.5 × 10 = 5 جنيه
• وهما الأصناف أرقام : 401، 407، 410، 403، 405
• قيمة الاستخدام السنوي = 290750 – 25710 = 5040 جنيه
• نسبة قيمة الاستخدام السنوي = 100% – 98.27% = 1.73%

قواعد وإرشادات التخطيط والرقابة لعناصر المجموعة الأولى :

=================================

• تحتاج هذه المجموعة إلى نظام رقابي متشدد نظرا لإرتفاع قيمة الإستخدام السنوي منها .
• تحتاج هذه المجموعة إلى المراجعة الدورية على فترات متقاربة لمستويات التخزين ومعدلات الإستخدام .
• توخي الدقة في دراسة الأسواق والتنبؤ بالإحتياجات من عناصر هذه المجموعة ، مع تحديث المعلومات المتعلقة بكل عنصر .
• ضرورة متابعة حركة الصنف دوريا وبشكل منتظم .
• تحديد نقطة إعادة الطلب وكمية الشراء بكل دقة مع مراجعة تكلفة التوريد ومعدلات الإستخدام في كل مرة يعاد فيها طلب الصنف .
• العمل على تخفيض مخزون الأمان إلى أقل حد ممكن .
• العمل على تنوع مصادر الشراء وتعددها .
• الإهتمام بأساليب تحليل القيمة لهذه الأصناف .
• العمل على تقليل العادم والتالف والمتقادم والفائض من هذه الأصناف .
• اتباع مركزية الشراء والتخزين لهذه الأصناف .

أوجه الاستفادة من نتائج التحليل :

(أ)من حيث درجة الرقابة :

• المواد والأجزاء في المجموعة (أ)، يجب أن تخضع لأقصى درجة ممكنة من الرقابة، مع مراعاة متسمرة أو دورية علي فترات متقاربة (أسبوعيًا متصلاً) لمستوي المخزون منها، ومتابعة دقيقة لمواعيد التوريد المتفق عليها.
• المواد الأجزاء في المجموعة (ب)، تخضع لرقابة عادية، مع مراجعة دورية علي فترات أكثر تباعداً (كل أسبوعين مثلاً) لمستوي المخزون منها.
• المواد والأجزاء في المجموعة (ج)، تخضع لأقل درجة من درجات الرقابة مع مراجعة دورية علي فترات متباعدة (كل شهر مثلاً) لمستوي المخزون منها.

(ب)من حيث طبيعة السجلات المستخدمة :

• المواد والأجزاء في المجموعة (أ)، يجب أن يتوفر لها سجلات كاملة ودقيقة، مع مراجعة حسابية مستمرة لهذه السجلات ومراقبة دقيقة للتالف والمرفوض منها.
• المواد والأجزاء في المجموعة (ب)، يجب أن يتوفر لها سجلات عادية ولكن جيدة، مع مراجعة حسابية علي فترات متباعدة لهذه السجلات ومراقبة عادية للتالف والمرفوض منها.
• المواد والأجزاء في المجموعة (ج)، يحتفظ لها بأبسط أنواع السجلات.

(ج)من حيث إجراءات الطلب والتوريد :

• المواد والأجزاء في المجموعة (أ)، يجب أن تخضع للتحديد الدقيق للحجم الأمثل للطلبية ونقطة إعادة الطلب، مع بذل الجهود المستمرة لخفض فترات التوريد إلي أدني حد ممكن.
• المواد والأجزاء في المجموعة (ب)، يجب أن يتحدد لها الحجم الأمثل للطلبية ونقطة إعادة الطلب ولكن ليس بالدقة التي يجب أن تتم للمواد والأجزاء في المجموعة (أ).
• المواد والأجزاء في المجموعة (ج)، قد لا يتبع لها أي سياسة علمية لمراقبة المخزون ( علي عكس المجموعتين أ،ب)، للوصول إلي التكاليف الدنيا للمخزون، ويمكن شراء الاحتياجات السنوية من هذه الأصناف دفعة واحدة، بشرط عدم انتهاء فترة صلاحيتها خلال العام.

ما هية الكمية الإقتصادية للشراء :

===================

تعرف الكمية الإقتصادية للشراء بأنها :أنسب كمية يتم شراؤها في المرة الواحدة . كما أنها تعرف بأنها الكمية التي تتحمل الشركة عندها بأقل تكاليف توريد ، وتكاليف تخزين ممكنة . بمعني أن مجموع تكاليف التوريد وتكاليف التخزين عندها تكون أقل ما يمكن .

كما تعرف الكمية الإقتصادية للشراء بأنها الكمية التي تتساوي عندها تكاليف التوريد مع تكاليف التخزين

       وعليه فإن الحجم الأمثل للطلبية :

هو الحجم الذي يحمل الشركة أدني قدر ممكن من التكاليف .

يرتكز أسلوب الكمية الاقتصادية  للشراء على نظامين لتخطيط ومراقبة المخزون :

– يرتبط النظام الأول بنظام الطلب الدوري ، ويعتبر عنصر الزمن الأساس الذي يقوم عليه هذ1 النظام حيث تتم مراجعة جميع أصناف المخزون في مواعيد دورية وفقا لبرنامج ثابت لتحديد مستوى المخزون من كل صنف ، وإذا وجد أنه لا يكفى للوفاء باحتياجات الإنتاج حتى تاريخ المراجعة التالية فإن إدارة المشتريات تقوم بإصدار أمر شراء بالكمية المطلوبة لإعادة تموين المخازن وبناء على هذا النظام يختلف موعد المراجعة من صنف لأخر ، طبقا لاعتبارات أهمية الصنف وظروف العرض والطلب في السوق، ومصدر التوريد ومعدلات استخدامه…الخ،كذلك تختلف الكمية التي يتم طلبها من صنف لآخر وفقا للفترة الزمنية الثابتة التي تغطيها هذه الكمية.

   ولكن يشوب هذا النظام عدة عيوب أهمها :

يتم تحديد كمية الشراء دون مراعاة الكمية الإقتصادية الأمر الذي يزيد من تكلفة الشراء وعدم الاستفادة من خصم الكمية

 تحمل إدارة المشتريات لعبء كبير مركز في فترات زمنية محددة لتدبير احتياجات المخازن .

 يؤدى اختلاف معدلات الاستخدام من صنف لآخر إلى الحاجة لشراء أصناف قبل القيام بعملية المراجعة وتحديد مستوى المخزون .

– أما النظام الثاني: فيطلق عليه نظام كمية الطلب الثابتة،أو أسلوب الكمية الاقتصادية للشراء، وتطبيق هذا النظام عند تخطيط ومراقبة المخزون يتطلب الآتي:

 التحديد المسبق لكمية ثابتة يتم طلبها في كل مرة من مرات الشراء، وتسمى الحد الأقصى للشراء،ويمثل أكبر كمية من المخزون يتم الاحتفاظ بها في المخازن لمواجهة أية تغييرات غير متوقعة سواء في سوق المواد الخام،أو زيادة حجم و معدل نمو الإنتاج .

 تحديد نقطة إعادة الطلب : وهي النقطة التي عندها يتم اتخاذ قرار إعادة الشراء،لإمداد المخازن بالكميات التي تزيد من حجم المخزون حتى يصل إلى مستوى الحد الأقصى للمخزون .

تحديد حد الأمان ( مخزون الطوارئ ) ويعبر عن أقل كمية يمكن الاحتفاظ بها بالمخازن بما يوفر درجة من الأمان للمخزون ضد أي تغييرات فجائية.

والشكل التالي يوضح هذه الحدود:

                      الحد الأقصى للمخزون

                        نقطة إعادة الطلب

                       الحد الأدنى للمخزون

ومن أهم المزايا التي يحققها هذا النظام فيما يلي :

شراء الكمية الاقتصادية من كل صنف.

توجيه جهود العاملين في المشتريات والمخازن ،نحو الأصناف التي يتطلب موقفها إعادة الشراء وتموين المخازن .

إمكانية ممارسة رقابة إيجابية على المخزون ،وتحديد الأموال المستثمرة فيه طبقا للحدود الثلاثة للتخزين.

ويتطلب تحديد الكمية الاقتصادية للشراء ، تحليل جميع عناصر التكاليف المرتبطة بالكمية التي يتم شرائها ، وهذه التكاليف يمكن تقسيمها إلى مجموعتين هما :

1) تكاليف الاحتفاظ بالمخزون : وأهم عناصرها الفائدة على رأس المال المستثمر في المخزون والتي يجب أن تساوي الفائدة التي يمكن الحصول عليها لو استثمر المبلغ في مجال استثماري

آخر داخل أو خارج المنظمة ، وهذا ما يسمى بتكلفة الفرصة البديلة ، توجد تكاليف التأمين على الأصناف المخزنية ، وتكاليف التخزين ، وتكلفة التقادم والتلف المتوقع في عناصر المخزون .

2) تكلفة الحصول على المخزون : وهي تتضمن عناصر التكاليف غير المباشرة المتعلقة بالمخزون ، مثل تكاليف إعداد وإصدار أمر الشراء ، والأعمال الكتابية والإدارية .

ويلاحظ ما يلي :

=========

تكاليف الإحتفاظ بالمخزون تتناسب طرديا مع حجم المخزون .

 تكاليف الحصول على المخزون ترتبط بعدد أوامر الشراء ولذلك تتناقص تلك التكاليف بتزايد الكمية المشتراه (تناسب عكسي ) . 

ويمكن تحديد الكمية الإقتصادية بعدة طرق أهمها :

الطريقة الحسابية (طريقة الجدول ) .

 الطريقة الجبرية ( طريقة المعادلة ) .

وقبل مناقشة كيفية تحديد الكمية الإقتصادية للشراء بإستخدام كل طريقة من الطريقتين السابقتين نوضح يما يلي أهم الرموز التي سيتم إستخدامها:

ك    = كمية التوريد من صنف معين .

ص  = تكلفة أمر التوريد (تكلفة الحصول على المخزون ) .

ظ   = تكلفة الاحتفاظ بالمخزون .

ج   = إجمالي الإحتياجات السنوية .

ر   = ثمن شراء الوحدة من صنف معين .

وتعرف الكمية الإقتصادية للشراء بأنها الكمية التي تحمل الشركة أو المنظمة بأقل تكاليف ممكنة(تكاليف تخزين + تكاليف توريد ) .

وعادة ما تتساوى تكاليف التخزين مع تكاليف التوريد عند الحجم الإقتصادى للشراء .

1- الطريقة الحسابية (طريقة الجدول ) .

تمرين :

====

تحتاج إحدى شركات إنتاج السيارات إلى 12000خزان وقود سنويا لإنتاج نوع معين من أنواع السيارات ،ثمن شراء الخزان الواحد 5 جنيهات ، ويتسم انتاج هذا النوع من السيارات بالثبات على مدى العام . وتقدر تكاليف أمر التوريد الواحد بـ 10جنيهات ، كما تقدر تكلفة الإحتفاظ بالمخزون بـ 3% من متوسط قيمة المخزون السنوى ، وتتمثل سياسة الشركة في الإحتفاظ بمخزون أمان مقداره 100خزان .

المطلوب :

 تحديد الكمية الإقتصادية للشراء بطريقة الجدول ؟ 

الحـــل

طبقا لهذه الطريقة يتم حساب تكاليف التخزين ، وتكاليف التوريد عند عدد من مستويات مختلفة من الكمية المشتراة ، وبالتالي يتم الشراء بالكمية التي يتحقق عندها أقل إجمالي تكاليف تخزين وتكاليف توريد .

والجدول التالي يوضح كيفية تطبيق هذه الطريقة . 

ويلاحظ من الجدول السابق :

أن تكاليف التخزين تقل كلما إنتقلنا من مستوى شراء أعلى إلى مستوى أقل .

 أن تكاليف التوريد(الحصول على المخزون) تزيد كلما إنتقلنا من مستوى شراء أعلى إلى مستوى شراء أقل .

 أن إجمالي التكليف تأخذ في الإنخفاض كلما إنتقلنا من مستوى شراء أعلى إلى مستوى أقل حتى نصل إلى نقطة معينة ثم تأخذ بعد ذلك في الإرتفاع مرة ثانية .

 أن مستوى الشراء الذي يحقق أقل إجمالي تكاليف يعبر عن الكمية الإقتصادية للشراء .وهو كما يتضح من الجدول السابق يتمثل في شراء 1200خزان تقريباً في المرة الواحدة .

2- الطريقة الجبرية ( طريقة المعادلة ) .

تقوم هذه الطريقة على أساس أن الكمية الإقتصادية تتحقق عندما تكون :

تكلفة الحصول على المخزون (تكلفة التوريد)

            = تكلفة التخزين(ت.الإحتفاظ بالمخزون ) .

وحيث أن :

تكلفة التوريد =( الإحتياجات السنوية÷الكمية الإقتصادية)×تكلفة

                                  إصدار أمر التوريد الواحد .

             = ج/ك × ص .

– وتكلفة التخزين =متوسط تكلفة المخزون × نسبة تكلفة التخزين .

                = ك×ر/2×ظ .

وهذا يعني أن :

ج×ص                   ك×ر×ظ

_____         =     ________

  ك                          2

وبضرب الوسطين في الطرفين إذا :

ظ ك2ر      = 2ج ص

أي أن :

             2ج ص

ك2   =    ______

              ظ ر

وإذا طبقنا المعادلة السابقة من واقع بيانات التمرين السابق نحصل على النتيجة التالية :

            2ج ص

 ك  =     ______

              ظ ر

         2 × 12000 × 10

ك   =  _______________

             0.03 × 5

ك   = 1600000

ك (الكمية الإقتصادية للشراء )   = 1264 خزان . 

*   *   *

انتهت بحمد الله المقالة السادسة لمسار كيم التعليمى تخطيط الإحتياجات من المواد

بقلم الأستاذ الدكتور / صبرى شحاته   أستاذ إدارة الأعمال بكلية التجارة جامعة القاهرة

– تابعنا على صفحة موسوعة كيم لتنمية المهارات وبناء القدرات

أو تواصل معنا  ( مركز الخبرات الإدارية والمحاسبية / كيم ) على رقم جوال أو واتس أب : 00201005289720

====================

هذه المادة محمية بحقوق الملكية لمركز كيم للتدريب والإستشارات ولايحوز الاقتباس منها الا بعد اذن كتابي من المالك CAME CENTER

اعداد / حمدي حسن – نائب مدير التدريب بمركز كيم