سلسلة مقالات – تخطيط الإحتياجات من المواد
بقلم أ. د / صبرى شحاتة
المقالة السابعة
تحديد مستويات المخزون:
==============
تعتبر عملية تحديد مستويات المخزون من الطرق الرئيسية للرقابة علي المخزون. وتختلف مستويات المخزون من صنف لأخر ذلك حسب معدل استخدامه بالمشروع وطبيعة الصنف. وتتضح مستويات المخزون علي كارت الصنف لكل صنف علي حدة أو بسجلات المخازن التي تخص هذا الشأن ومستويات المخزون هي:
- الحد الأدني أو احتياطي الأمان.
- نقطة إعادة الطلب.
- الحد الأقصي.
– الحد الأدني أو احتياطي الأمان:
يقصد بالحد الأدني ذلك الحد أو هذا المستوي الذي لا يجب أن يقل عنه المخزون من الصنف فهو الحد اللازم الاحتفاظ به لمواجهة الطوارئ في الحالات المفاجئة كارتفاع غير متوقع في السحب من المخازن لطلبات عاجلة وطارئة وبصفة مؤقتة تفوق الاستخدام أو لتأخير غير عادي في موعد الاستلام سواء لظروف طارئة خاصة بالمورد أو خاصة بتعطل وسائل النقل. أو بمعني آخر يعتبر الحد الأدني كمية أمن المخزون الاحتياطي لمواجهة الظروف الطارئة حتي لا يتوقف الإنتاج بسبب نفاد الكمية العادية للمخزون لذلك يجب الموازنة بين تكاليف تخزين هذه الكمية وبين تكاليف تعطل خط الإنتاج أو التشغيل لو نفدت الكمية العادية للمخزون.
فالحد الادني هو الحد الذي لا يجب أن يقل عنه المخزون من صنف معين في الظروف العادية ويطلق على هذا المستوى الحد الأدنى الحقيقي حيث يمثل كمية الاحتياطي التي تحتفظ بها الشركة أو الهيئة لمواجهة الظروف الغير مؤكدة أو الغير متوقعة أو الطارئة مثل :
- زيادة معدل استخدام الصنف .
- التأخير في وصول الخامات المشتراه .
- استلام خامات معينة لا يمكن استخدامها بسبب عدم مطابقتها لمواصفات الجودة .
- التغيرات في فترات التوريد .
ويتوقف تحديد حجم مخزون الأمان على ما يلي :
- أهمية الصنف في العمليات الإنتاجية .
- حجم الاستثمارات ومدى إمكانية الاستعانة بالأصناف البديلة في وقت معين .
وفيما يلي أهم العوامل التي يعتمد عليها في تحديد مستوى هذا الحد من مخزون الأمان :
_———————————–
- احتمالات نفاذ الأصناف أو الصنف وما يترتب على ذلك من مخاطر إنتاجية وتسويقية أو تشغيلية وخدمية للعملاء .
- التنبؤ بالمبيعات للسلع المتوقع توزيعها بالأسواق أو حجم التشغيل لما له من أثر في تخطيط وجدولة برامج الإنتاج بما لا تسمح بنفاذ المواد المخزونة التي يتم تحديدها وتخطيط الحصول عليها .
- تكلفة التخزين : وهذا يقتضى دراسة العلاقة بين تكاليف التخزين وتكاليف نفاذ المخزون .
ومن الناحية النظرية يمكن القول أن الحد الأدنى للمخزون يساوى الصفر إلا أنه من الناحية العملية لا يمكن قبول هذا المنطق ، وبالتالي يمكن القول أن هناك حدين للحد الأدنى :-
- الحد الأدنى النظرى وهو يساوى صفر .
- الحد الأدنى الحقيقي وهويساوى حد الأمان أو احتياطي الطوارئ .
ويمكن حساب الحد الأدنى الحقيقي من خلال المعادلتين التاليتين :
- الحد الأدنى الحقيقي =
الحد الأقصى للمخزون – كمية الشراء الاقتصادية
- الحد الأدنى الحقيقي =
مستوى إعادة الطلب – كمية التوريد ( كمية فترة التوريد )
ويؤخذ في الاعتبار عند تحديد الحد الأدني للمخزون أهم الاعتبارات التالية:
أ – معدل السحب اليومي من المخازن.
ب – المستوي العادي لورود الطلبيات للمخازن.
ج – كمية المخزون التي تضمن عدم توقف خطوط الإنتاج بسبب نفاد المخزون العادي.
ولتقدير كمية الحد الأدني للمخزون يجب أن تقدر الخسائر التي تحدث نتيجة لنفاذ الكمية العادية للمخزون، لأن نفاد الكمية العادية للمخزون يؤدي إلي توقف التشغيل وبالتالي يسبب للمشروع الصناعي خسائر التي منها.
أ – خسائر أرباح المبيعات التي لم يتم انتاجها بسبب توقف التشغيل.
ب – تحمل تكاليف توقف الآلات وتعطل العمال بدون عمل.
ج – سمعة المشروع في السوق بعدم الوفاء بكميات الإنتاج المطلوبة منه في المواعيد المتفق عليها مما قد يؤدي إلي تحول بعض العملاء إلي منتجين آخرين يسبب في انخفاض أرقام مبيعاته مستقبلاً.
د – تعويض بعض العملاء لعدم التسليم في المواعيد المتفق عليها.
– نقطة إعادة الطلب:
يقصد بنقطة إعادة الطلب : هو المستوى الذي إذا وصل إليه المخزون من الصنف يجب إصدار أمر شراء جديد ، بحيث عند ورود الطلبية الجديدة يكون هذا الصنف قد وصل إلى مستوى الحد الأدنى الحقيقي أي حد الطوارئ وبإضافتها إلى هذا الحد يصل إلى حده الأقصى .
ويتوقف تحديد نقطة إعادة الطلب على عنصرين :
- معدل الاستخدام اليومي أو الأسبوعي أو الشهرى أو السنوى والذي يتحدد بناء على الخبرة السابقة والتنبؤ بالمتغيرات الداخلية والخارجية المؤثرة على التشغيل .
- وقت الاستلام : ويقصد به الفترة الزمنية التي تبدأ من تاريخ اصدار أمر التوريد حتى تصل الطلبية الجديدة إلى المخازن ويتم استلامها وهي ما تسمى بفترة التوريد.
هذا كما يتأثر هذا المستوى بعوامل أخرى مثل ظروف السوق ، تقلبات الأسعار ، نوعية وعدد الموردين ، ظروف النقل والشحن والتوريد وخلافه .
ويتم حساب نقطة إعادة الطلب كما يلي :
نقطة إعادة الطلب =
كمية فترة التوريد + مخزون الأمان .
كمية فترة التوريد =
فترة التوريد ( اليومي) × معدل الاستخدام (اليومي )
نقطة إعادة الطلب = ( فترة التوريد × معدل الاستخدام ) + مخزون الأمان .
فترة التوريد = تاريخ وصول الطلبية الجديدة – تاريخ اصدار أمر التوريد
كمية حد الطلب – كمية الحد الأدنى الحقيقي
كما تساوى = __________________________
متوسط الاستخدام
لتحديد متى يعاد الطلب ؟ يمكن حساب ذلك بالمعادلة التالية :-
رصيد المخزون الحالي – مستوى إعادة الطلب
______________________________
معدل الاستخدام
الحد الأقصي:
=======
الحد الأقصي هو هذا الحد أو هذا المستوي الذي لا ينبغي أن يزيد عنه المخزون من أي صنف. والهدف من هذا الحد الأقصي هو الحد من الإسراف. في استثمار أموال المشروع في المخزن دون ما يبرره، لهذا يعتبر من أهم العوامل التي تؤخذ في الاعتبار تحديد الأقصي الاعتبار المالي حتي لا تزيد قيمة المخزون عن قدر معين في أي وقت من الوقت، وبجانب هذا الاعتبار فهناك اعتبارات أخري مثل التغييرات الفنية والتقادم للمواد والخامات المخزونة أو حتي بالنسبة للسلع تامة الصنع.
ويساوي الحد الأقصي للمخزون:
الحد الأدنى الحقيقي + الكمية الاقتصادية للطلب
فإذا فرضنا على سبيل المثال أنه تم تحديد كمية الطلب المناسبة (النموذجية ) بإحدى المنشآت الصناعية للصنف أ بـ 900 وحدة وأن الحد الأدنى الحقيقي ( حد الأمان ) بلغ 350 وحدة .
فالمطلوب تحديد الحد الأقصى للمخزون .
:. الحد الأقصى للمخزون = 350 + 900 = 1250 وحدة
ثالثًا: تحديد الحد الأدني عند أقل تكلفة:
====================
يمثل الحد الأدني للمخزون من الصنف رقم ثابت علي مدار فترة زمنية لمقابلة ظروف تأخير وصول كمية الطلب من الصنف. أو بمعني آخر لمواجهة مخاطر احتمال نفاد المخزون قبل ورود كمية الطلب من المورد. ولهذا ينبغي تحدي الحد الأدني للمخزون من الصنف الذي يحقق أقل تكلفة ممكنة فيما يتعلق بتكلفة التخزين من جهة لمواجهة احتمالات الخسائر الناجمة عن نفاذ المخزون من جهة أخري. ولهذا فإن المشروع سوف يواجه ما يلي:
- تكلفة نتيجة الاحتفاظ بمخزون الحد الأدني، وستكون تكلفة ثابتة لا تتغير علي مدار فترة زمنية لأنه سيكون موجودًا بصفة مستمرة.
- تخفيض أو وفر في التكاليف يتحقق بسبب تجنب مشكلة نفاذ المخزون أي أن كمية المخزون من الحد الأدني ترتبط بشقين الأول يتعلق بتكلفة التخزين والآخر يتعلق بتكلفة نفاذ المخزون، ولهذا فإن الحد الأدني للمخزون عند أقل تكلفة يتطلب الموازنة بين تكلفة التخزين وتكلفة نفاذ المخزون. وللوصول إلي ذلك ينبغي تحديد تكاليف نفاذ المخزون عند بدائل للحد الأدني. وتكاليف مخزون كل بديل واختيار أقل إجمالي تكاليف من بين البدائل وهي لكل بديل = تكلفة نفاذ المخزون + تكلفة التخزين. ويتم حساب تكلفة نفاذ المخزون.
عدد وحدات العجز في المخزون وهو عبارة عن
= كمية الاستخدام – (نقطة إعادة الطلب العادية + الحد الأدني) × نسبة احتمال الاستخدام × تكلفة خسائر نفاذ المخزون للوحدة × عدد مرات الطلب خلال السنة.
أما تكلفة التخزين فهي عبارة عن :
= عدد وحدات مخزون الحد الأدني × تكلفة تخزين الوحدة.
ويتبع في ذلك الخطوات التالية:
1- تقدير نقطة إعادة الطلب العادية: نظرًا لأنه لم يتم التعرف علي الحد الأدني مقدمًا فيتم حسابها علي الوجه التالي:
عدد الوحدات المستخدمة يوميًا × فترة الانتظار بالأيام.
2 – تقدير نسبة احتمالات الاستخدام عن طريق مراجعة بيانات المشروع، ويتم ذلك من خلال تصوير جدول تتضح فيه البيانات التالية:
أ – كميات الاستخدام خلال فترة الانتظار، من سجلات المشروع.
ب – عدد مرات استخدام الكميات، أيضًا من سجلات المشروع.
ج – احتمالات الاستخدام ويتم حسابه بقسمة مرات الاستخدام علي المجموع الكلي لعدد مرات الاستخدام مضروبًا في 100.
3 – تحديد بدائل مخزون الحد الأدني (كمية الاستخدام – كمية نقطة إعادة الطلب العادية).
4 – حساب تكلفة نفاذ المخزون لكل بديل من بدائل مخزون الحد الأدني.
5 – حساب تكلفة التخزين لكل بديل. وإجمالي تكاليف لكل بديل وهي عبارة عن تكلفة نفاذ المخزون + تكلفة التخزين. واختيار أقل إجمالي التكاليف ويعتبر هو البديل الأمثل.
وفيما يلي تمرين يوضح كيفية إستخدام بيانات الكمية الإقتصادية في تحديد مستويات التخزين :
تمرين :
====
بفرض أنه توفرت لديك البيانات التالية عن إحدى الشركات :-
الإحتياجات السنوية = 1152 وحدة .
المدة التى يتم التوريد خلالها = 10 أيام .
تبلغ تكلفة إصدار أمر التوريد الواحد 32 جنيه .
تبلغ تكلفة الإحتفاظ بالمخزون 5% من متوسط قيمة المخزون .
ثمن شراء الوحدة من هذا الصنف الذي تحتاج إليه الشركة = 20 جنيه .
يقدر الحد الأدنى للمخزون بـ 20% من الكمية الإقتصادية للشراء .
يبلغ معدل الإستخدام الشهري 96 وحدة ، وعدد أيام العمل في الشهر 24 يوم .
المطلوب :
تحديد مستويات المخزون الثلاث للشركة المذكورة ؟ .
الحـــــــــل
أولاً : تحديد الكمية الإقتصادية :
2ج ص
ك = _________
ظ ر
2 × 1152 × 32 ×100
ك = ـــــــــــــــ
5 × 20
ك (الكمية الإقتصادية للشراء)= 73728 = 272 وحدة .
ثانياً : تحديد الحد الأدنى للمخزون :
الحد الأدنى للمخزون = 20% × الكمية الإقتصادية .
= 20% × 272
= 55 وحدة .
ثالثاً : تحديد نقطة إعادة الطلب :
1- حساب نقطة إعادة الطلب دون أخذ مخزون الأمان في الحسبان :
معدل الإستخدام اليومي
= معدل الإستخدام الشهري ÷ عدد أيام العمل في الشهر .
= 96 ÷ 24 = 4 وحدات يومية .
نقطة إعادة الطلب دون أخذ مخزون الأمان في الحسبان
= فترة التوريد × معدل الإستخدام اليومي .
= 10(يوم) × 4 (وحدات) = 40 وحدة .
وهذا يعني على الإدارة المعنية بإتخاذ قرار الشراء إصدار أمر توريد جديد عندما يصل حجم المخزون 40وحدة في حالة عدم أخذ مخزون الأمان في الحسبان .
2- حساب نقطة إعادة الطلب مع أخذ مخزون الأمان في الحسبان :
نقطة إعادة الطلب مع أخذ مخزون الأمان في الحسبان
=(فترة التوريد × معدل الإستخدام اليومي) + الحد الأدنى للمخزون
=(10 × 4 ) + 55 = 95 وحدة .
تحديد مخزون الأمان في حالة عدم معلومية تكاليف النفاذ الخاصة به .
تقوم هذه الطريقة على تحديد مخزون الأمان حسب مستويات ثقة معينة تمثل مستويات الخدمة المطلوبة وذلك بالاستعانة بجداول التوزيعات الإحتمالية حيث يمكن معرفة الانحراف المعياري المقابل بمستوى الثقة المطلوب تحقيقه ، وعلى ذلك فإن حساب مخزون الأمان طبقا لهذه الطريقة يتم على النحو التالى :
حساب المنصرف خلال فترات الانتظار السابقة .
حساب المتوسط الحسابي لها . والانحراف المعياري .
حساب مخزون الأمان بضرب الانحراف المعياري × الرقم المحدد أمام مستوى الثقة المطلوب .
حساب نقطة إعادة الطلب الجديدة
= نقطة إعادة الطلب العادية + مخزون الأمان
تمرين :
=====
تقوم شركة أما نكو بإنتاج نوع معين من الأجهزة الكهربائية وتشترى له موتورات كهربائية ويبلغ معدل الإنتاج اليومي 20 جهاز ، وتبلغ فترة الانتظار عشرون يوما وتحصل الشركة على احتياجاتها والتى تقدر بـ 3000 موتور سنويا على أربعة مرات .
والمطلوب :
1- حساب مخزون الأمان عند مستوى ثقة 99% علما بأن الكميات المنصرفة في فترات الانتظار في العام السابق كانت 150 ، 200 ، 250 ، 300 (2.33)
2- حساب نقطة إعادة الطلب الجديدة .
الحـــل :
حساب الانحراف المعياري
| مربع الانحراف | الانحراف عن الوسط الحسابي | المتوسط | المنصرف |
| 5625 | 750 | 225 | 150 |
| 625 | 250 | 225 | 200 |
| 625 | 25 | 225 | 250 |
| 5625 | 75 | 225 | 300 |
| 12500 | 900 |
مربع الانحراف
الانحراف المعياري = __________
ن
12500
= _______ = 3125 =55.9
4
مخزون الأمان عند مستوى الثقة 99%
=55.9 × 2.33 = 130 موتور تقريبا
نقطة إعادة الطلب العادية = فترة الانتظار × معدل الإنتاج اليومي
= 20 ×20 = 400
نقطة إعادة الطلب الجديدة
= 400 + 130 = 530 موتور .
* * *
انتهت بحمد الله مقالات مسار كيم التعليمى تخطيط الإحتياجات من المواد
بقلم الأستاذ الدكتور / صبرى شحاته أستاذ إدارة الأعمال بكلية التجارة جامعة القاهرة
– تابعنا على صفحة موسوعة كيم لتنمية المهارات وبناء القدرات
أو تواصل معنا ( مركز الخبرات الإدارية والمحاسبية / كيم ) على رقم جوال أو واتس أب : 00201005289720
====================
هذه المادة محمية بحقوق الملكية لمركز كيم للتدريب والإستشارات ولايحوز الاقتباس منها الا بعد اذن كتابي من المالك CAME CENTER
اعداد / حمدي حسن – نائب مدير التدريب بمركز كيم