سلسلة مقالات – المهارات الإدارية لرؤساء الأقسام – إعداد/ مركز كيم – المقالة الثانية

سلسلة مقالات – المهارات الإدارية لرؤساء الأقسام

إعداد/ مركز كيم 

المقالة الثانية

المستويات الإدارية ودور رؤساء الأقسام كحلقة وصل بين المستويات الإدارية المختلفة

تتمثل المستويات الإدارية في التنظيم الرسمي في المنظمات على إختلاف أنواعها في ثلاث مستويات أساسية هي :

• مستوي الإدارية العليا: يمثل هذا النوع قمة المستوى الإداري في التنظيم حيث تتركز فيه جميع السلطات والصلاحيات، كما تمارس فيه أهم الوظائف الإدارية، ويعتبر هذا المستوى المسؤول أمام الجهات الأخرى حول المنتجات التي تقدمها المنظمة. على مستوى الإدارة العليا هناك مسميات وظيفية مثل: رئيس مجلس الإدارة ورؤساء القطاعات والمدراء العموم.

     ويقوم المديرين في هذا المستوى بأعمال التخطيط الاستراتيجي، وعقد الاجتماعات، ودراسة وحل المشكلات الكبرى الرئيسية، ودراسة واتخاذ القرارات الكبرى، ويتعامل مع مدى زمني كبير.

• مستوى الإدارة الوسطى: يمثل هذا المستوى حلقة الوصل بين الإدارة العليا والإدارة التنفيذية، فهو بمثابة الجسر الذي تعبر بواسطته جميع النشاطات داخل الجهادز الإداري، ويضم هذا المستوى مديري الإدارات ومساعديهم . وعلى مستوى الإدارة الوسطى المسمى الوظيفي يكون مدير إدارة. ويتميز المديرون في هذا المستوى بالتركيز على إنجاز النتائج المتعلقة بإداراتهم ووضع الخطط التي تسهم في تحقيق الأهداف النهائية والرقابة وتوجيه المستوى الأدنى.

• مستوي الإدارة التنفيذية: يمثل هذا المستوى قاعدة الهرم الإداري ويشتمل على الوظائف التنفيذية والإشرافية في الجهاز الإداري . وعلى مستوى الإدارة التنفيذية هناك رؤساء الأقسام ومشرفي الوحدات، وهم الذين يقومون بأعمال التنفيذ بصفة أساسية وتنحصر اهتماماتهم في التخطيط لعمل المرؤوسين واحتياجهم للعمليات الإدارية محدود نسبياً بالمقارنة بالمستويات السالفة وقراراتهم تؤثر في العمل اليومي وتختص بموضوعات محددة.

وبصرف النظر عن المستوى الادارى الذى يحتلة المدير فى المنظمة فانة يمارس وظائف الادارة الاربعة الرئيسية وهى
(التخطيط – التنظيم – التوجية “القيادة” – والرقابة (

وأيا كان الموقع الادارى والمستوى التنظيمى الذى بة المدير فانة يجب ان يجمع بين ثلاث قدرات مميزة للمديرين وهى

(المهارة الإدارية – المهارة الانسانية – المهارة الفنية )

وتختلف مستويات الادارة الثلاثة من حيث الاعباء والمسئوليات ولذلك تختلف اهمية كل وظيفة من وظائف الادارة تبعا للمستوى الادارى الذى ينتمى اليه المدير

ايضا بالنسبة للقدرات الادارية فكل مستوى ادارى يحتاج الى قدرات مناسبة لموقعه

ولفهم ذلك نلخص معنى القدرات الثلاثة فيما يلي :

(1) المهارة الإدارية : هى ضرورة توافر النظرة الشمولية لوظائف الإدارة الأساسية : التخطيط والتنظيم والتوجيه والرقابة .

(2) المهارة الانسانية : اى التعامل مع العنصر البشرى وهم المرؤوسين وكيفية دفعهم وتوجيههم وتنمية انتمائهم واخلاصهم

كما تعني المهارات الإنسانية  القدرة والحكمة في التعامل مع الأشخاص، وتتضمن فهم الحوافز وفن القيادة، وهي مهارة عامة على جميع المستويات الإدارية.

(3) المهارة الفنية : القدرة على الارتفاع بكفاءة الاداء مما يستلزم الاشراف والمتابعة واصلاح الانحرافات . كما أن المهارة الفنية تعني القدرة على استخدام الخبرة والأساليب والمعدات لإنجاز للعمل، وهي مهارة خاصة بالإدارة الوسطى، وبصورة أقوى لإدارة الإشراف التي تُعنى بتدريب وتطوير مهارات الموظفين الجدد.
وفيما يلي عرض للدور الذي يقوم به رئيس القسم كحلقة وصل بين المستويات الإدارية : – شرح أهداف القسم للعاملين على ضوء أهداف الإدارة الوسطي التابعة لها

• إسناد الوظائف والمهام لمختلف العاملين. بالقسم واللازمة لتحقيق أهداف قسمه .
• إعداد دليل العمل للأنشطة اليومية بالقسم .
• وإرشاد وتوجيه العمال أثناء تنفيذ الأنشطة اليومية.
• تقييم أداء مرؤسيه .
• رقع تقارير دورية عن أداء قسمه للإدارة الوسطي ومن ثم للإدارة العليا .
• مسئول عن كمية وجودة الإنتاج للقسم .
• المحافظة على علاقة جيدة في المنظمة.
• التواصل المستمر مع العاملين بالقسم وحل مشاكلهم .
• رفع المقترحات للتطوير والمقدمة من المرؤوسين إلي الإدارة العليا
• المسؤولية عن توفير التدريب اللازم للمرؤوسين بالأقسام.
• ترتيب المواد اللازمة ، والآلات والأدوات وغيرها للحصول على النتائج المخططة.
• إعداد تقارير دورية عن أداء العمال.
• تحفيز المرؤوسين .
  هم بناة صورة المؤسسة لأنهم على اتصال مباشر مع العمال.

وتتمثل الإختصاصات الأساسية المنوطة برؤساء الأقسام فيما يلي : 

• القيام بدور فعال في التخطيط والتنظيم والتوجيه والمراقبة لجميع نشاطات العاملين في القسم أو الأقسام التي التي يعملون بها .
• إعداد دليل إجراءات وسياسات العمل الخاصة بالقسم وتحديثه بين الحين و الآخر .
• التنسيق مع مختلف الأقسام في الادارة التي يعمل بها وحل مشاكل الموظفين .
• وضع برنامج التعليم والتدريب المستمر لتأهيل وتدريب العاملين في القسم .
• تقييم مستوى أداء العاملين في القسم و رفع التوصيات بذلك .
• الإشراف على السجلات والقيود الخاصة بالقسم .
• حضور الاجتماعات والندوات الخاصة بعمل القسم .
• رفع التقارير الدورية عن نشاطات القسم .
• مراجعة مشروع الميزانية السنوية للقسم .
•  الاشتراك في برنامج الجودة النوعية والإشراف على تطبيق ما يخص القسم .
•  القيام بأية مهام أخرى يكلف بها ضمن اختصاصه .

وفيما يلي عرض لعدد من الملامح الأساسية التي يتسم بها رؤساء الأقسام الناجحين في قيامهم بمهامهم وواجباتهم كرؤساء أقسام :

1-    طريقة التصرف، وهذه تتضمن الإشارات التي يرسلها القائد للآخرين دون أن يتحدث إليهم. فإذا ما نظر مباشرة إلى عيونهم، أو إلى أي مكان آخر أو إذا وقف أو بقي جالساً، أو إذا ابتسم أو لم يبتسم أو صافح تابعيه بحرارة أم لا، كل هذه الأمور تساعد في تشكل نظرة تابعيه له وتؤثر على قيادتهم.

2-    المقدرة على إقناع الآخرين، لابدّ هنا أن نقول: إن جميع الأفكار تكون بلا فائدة إذا لم يتم إقناع الناس بها وتم وضعها على محك العمل. ومثل هؤلاء رؤساء الأقسام يستطيعون تبسيط الأفكار المعقدة وإيصالها لتابعيهم بسهولة ويسر حتى تصبح مفهومة إلى أبسط أفراد المؤسسة.

3-    المقدرة على التحدث بشكل فاعل، ربما يكون لدى رئيس القسم أفكار متعددة وكثيرة، لكنه يستطيع ترتيب هذه الأفكار وتقديمها لمن يستمعون إليه بشكل سهل متميز.

4-    المقدرة على الاستماع، بالرغم من أهمية التحدث الفاعل إلا أنّ الاستماع الجيِّد يبعث رسالة واضحة إلى المتحدث باحترام السامع له.

5-    طريقة استعمال المكان والوقت، على الرغم من إهمال هذا العنصر المهم في معظم الأوقات، إلا أن استعمال المكان وكذلك الوقت المناسب لتوجيه الناس له أهمية كبيرة في إيصال الأفكار وتقوية العلاقات بين الرئيس والتابعين.

6-    المقدرة على استيعاب الآخرين، المقدرة على فهم الآخرين وما يتعلق بشخصياتهم وطموحاتهم تمكن رئيس القسم  من حسن التعامل معهم وسهولة توجيههم نحو أهدافه التي يرغب الوصول إليها.

إنّ رؤساء الأقسام الذين يستطيعون تنمية مقدرتهم حسب النقاط المذكورة أعلاه يستطيعون – وبدون شك – أن يكونوا ناجحين في معظم نواحي حياتهم، والسبب في ذلك أنهم يكونوا دوماً على اتصال أفضل بتابعيهم.

ستة أخطاء لا تُغتفر لرئيس القسم :

• التفرقة بين العاملين لأي سبب من الأسباب، ويجب عدّ كل موظف كحالة مستقلة.
• فقدان الثقة المتبادلة مع الموظف، وذلك بقطع الوعود ثم الحنث فيها.
• تغيير رأيك أو موقفك بدون سبب مقنع أو وجية.
• عدم اتباع السياسات والإجراءات الأساسية للشركة عند التعامل مع مشاكل الموظفين.
• فقدان المظهر الهادئ أمام الآخرين، لذا يجب أن تتحكم بأعصابك حتى لا تفسد علاقاتك.
• إقامة علاقة شخصية مع أحد مرؤوسيك حتى لا يؤثر على أدائك وقراراتك وسمعتك.

مهارات رؤساء الأقسام في صياغة الأهداف وتحقيق الإشراف الفعال

ماهية الأهداف :

========

ينظر للأهداف على مستوي المنظمة علي أنها :تعتبر بمثابة الآمال أو الغايات التي تسعى المنظمة أو المشروع لتحقيقها .

وعلى مستوي الأقسام تعتبر الأهداف بمثابة الآمال أو الغيات التي يسعي القسم إلي تحقيقها ضمن منظمومة الأهداف على مستوي الإدارة وعلى مستوي المنظمة .

وعلى ذلك فإن الأهداف :

• تحدد مالذى يجب تحقيقه ؟
• تحدد الإطار الزمنى لتحقيق النتائج ؟
• تحدد من الذي يقوم بالتنفيذ ؟

وقد تكون الأهداف شاملة Goals: بمعنى ما تسعى المنظمة إلى تحقيقه على المدى البعيد.وهى أهداف عامة توضع بصفة مجردة مثل : زيادة حجم الطلب على المنتجات أوالخدمات التى تقدمها الشركة،…

وقد تكون الأهداف تفصيلية Objectives:وهى التي تسعى المنظمة تحقيقها على المستوى التشغيلي مثل تحقيق 10% نمو في حجم الطلب على المنتجات أو الخدمات التي تقدمها الشركة كل ثلاث شهور ،..

أهمية وضع الأهداف :

=============

ترجع أهمية وضع الأهداف إلى ما يلي :

• الأهداف تعتبر من أهم عناصر التخطيط .
• الأهداف تعتبر مرشدا لإتخاذ القرارات .
• تساعد الأهداف في المستويات العليا على وضع الأهداف في المستويات التالية .
• يساهم وجود الأهداف في تحديد مراكز المسئولية .
• تساهم الأهداف في عملية تفويض السلطة
• تساعد الأهداف في بيان نوعية العلاقات السائدة بالمنظمة وعلاقتها ببيئتها
• تساهم الأهداف في وضع المعايير والمقاييس
• تساعد الأهداف في تقييم أداء الأفراد .

أهم العناصر التي يجب أن يتضمنها الهدف:

========================

• فعل الأمر المطلوب أي العمل المطلوب إنجازه .
• التوقيت الزمني .
• الموارد اللازمة (قيد الموارد ) .
• المواصفات المطلوبة (معيار الجودة ) .

أهم الإعتبارات التي يجب مراعاتها عند صياغة الأهداف :

================================

1- القابلية للقياس الكمي :

إذ يجب أن تخضع الأهداف إلى القياس الكمي قدر الإمكان ، حتى يمكن التحقق من الوصول إليها ، وإن كانت هناك بعض الأهداف من الصعب قياسها كميا ، كتحقيق الرضا الوظيفي ، والالتزام بالمسئولية الاجتماعية …

2- الوضوح والبساطة والقابلية للفهم :

يجب أن تكون الأهداف واضحة ومفهومة وخاصة لكل من واضعيها ومنفذيها ، ويحبذ الكثيرون أن تكون الأهداف مكتوبة وبلغة متعارف عليها لأعضاء التنظيم .

3- الموضوعية الواقعية :

يجب أن تكون الأهداف موضوعية وقابلة للتحقيق وتمثل مصالح مختلف الأطراف بصورة عادلة ولا تميل إلى (الذاتية ) أو تتأثر بالأشخاص والمصالح المنفردة ، فتراعى الأهداف التنظيمية بالتكامل مع الأهداف الفردية ، وتراعى مصالح المنظمة بالتناسق مع مصلحة البيئة ، وتراعى المصالح على المدى الطويل بالترابط مع المدى القصير …وهكذا .

4- الارتباط بعنصر الزمن :

يجب أن يتم ربط الأهداف بعنصر الزمن ، أي ترتبط بمواعيد زمنية محددة لها بداية ونهاية معلومة ، ولهذا يقال خطط طويلة الأجل (5 –10 سنوات تقريبا) ،وخطط متوسطة الأجل (2-5سنة تقريبا) ، وخطط قصيرة الأجل ( في حدود سنة تقريبا) ، ولكل نوع من هذه الخطط الأهداف التي يتم السعي إلى تحقيقها .

5- مشاركة العاملين في وضع الأهداف :

ويفضل اشتراك من سيتولى تحقيق الأهداف كلما أمكن ذلك ، مما ييسر أداء المهام والوظائف لوضوح الأهداف وفهمها من قبل الجميع .

6- الانسجام والترابط بين الأهداف :

 ينبغي ألا تكون الأهداف متعارضة خاصة ما بين الهدف الرئيسي والأهداف الفرعية ، بحيث تمثل سلسلة منسجمة معا تقود المنظمة بمختلف جهودها لتحقيق أغراضها الرئيسية بما يؤدى لتحقيق رسالتها .

تصنيفات الأهداف :

============     

• الأهداف الرئيسية والأهداف الفرعية :
• الأهداف الرئيسية :

 وهي تلك الأهداف التي لا تحتاج إلى التدليل على سبب وجودها بل يكتفي بذكرها للتدليل عليها ، وذلك مثل هدف ( تعظيم حجم الطلب على منتجات أو خدمات الشركة ،.. ) .

• الأهداف الفرعية :

تمثل أهدافا ذات طبيعة وسيطة ولها أهمية كبيرة في سبيل تحقيق الأهداف الرئيسية ، وذلك مثل هدف (تحسين جودة المنتجات المقدمة ، رفع كفاءة الموارد البشرية ، تفعيل برامج الترويج ، …).

(2) الأهداف الفردية والأهداف التنظيمية:

• الأهداف على مستوى الفرد: لكل فرد مجموعة فريدة من الأهداف المميزة والمحددة، ويمكن الاستعانة بنموذج تدرج الحاجات لـ(مازلو) في التعرف على الأهداف التي يسعى الفرد لتحقيقها، حيث يحدد كل فرد في كل مستوى من تلك المستويات إلى عدة أهداف يسعى إليها .

• الأهداف على مستوى التنظيم( المشروع ):

 هناك اختلافا حول تصنيفات الأهداف التي يجب أن تسعى المنظمة إلى تحقيقها ويمكن بيان أهم تلك التصنيفات فيما يلي :

• الموقف التسويقي:

 تسعى منظمات الأعمال إلى السيطرة على نصيب معين من السوق بما يمكنها من قياسه لتحقيق غاياتها..

• الإبداع والتجديد: يجب أن تحدد المنظمة معايير لمنتجاتها الجديدة ، وما يجب أن تضيفه من طرق وأساليب لوظائفها الإنتاجية والتسويقية ، وسبل تخفيض التكاليف وإدارة الأموال،ومجالات تنمية الموارد البشرية بها.

• أنشطة الترويج : يجب أن يضع المشروع بعض الأهداف التي تمكنه من قياس كفاءة استخدام موارده المتاحة في إتمام العديد من الأنشطة الترويجية .

(4)   الموارد المالية والمادية : يهتم التنظيم بوضع المعايير التي تساعده على استغلال موارده المالية والمادية أفضل استغلال ممكن.

(5)   الإنجاز الإداري والتطوير:إذ يجب تعريف كيف سيقوم المدير بتوقع الأداء وكيف يمكن قياسه من خلال معايير وبرامج التنمية.

(6)   الربحية / النواتج المحققة : تسعى منظمات الأعمال لبناء معايير تسهم في قياس العائد على الاستثمارات والتي يمكن الوقوف عليها من خلال العديد من المعدلات والنسب.

(7)   إنجاز العاملين واتجاهاتهم: يجب تحديد مستويات أداء محددة لقياس أداء العاملين ، والوقوف على أنماط ومستويات اتجاهاتهم نحو العمل والأداء. فلا يمكن الحكم على أداء فرد داخل المنظمة إلا إذا كان هناك معدل أداء محدد مسبقا ومطلوب من الفرد إنجازه في وقت معين .

(8)   المسئولية العامة: حيث يجب الأخذ في الإعتبار عند صياغة الأهداف التي يسعى مشروع ما لتحقيقها ، أن تكون هناك أهداف تتعلق بقياس الدور الاجتماعي للمشروع وآثار الأنشطة التى تمارس ومكانتها في المجتمع المحيط .

*   *   *

انتهت بحمد الله المقالة الثانية من مسار كيم التعليمى للمهارات الإدارية لرؤساء الأقسام

إعداد / مركز كيم

– تابعنا على صفحة موسوعة كيم لتنمية المهارات وبناء القدرات

أو تواصل معنا  ( مركز الخبرات الإدارية والمحاسبية / كيم ) على رقم جوال أو واتس أب : 00201005289720

====================

هذه المادة محمية بحقوق الملكية لمركز كيم للتدريب والإستشارات ولايحوز الاقتباس منها الا بعد اذن كتابي من المالك CAME CENTER

اعداد / حمدي حسن – نائب مدير التدريب بمركز كيم