سلسلة مقالات – المهارات الإدارية لرؤساء الأقسام
إعداد/ مركز كيم
المقالة الثالثة
أساليب الإشراف الفعال :
=============
مفهوم الإشراف :
يقصد بالإشراف في أبسط مفهوم هو إنجاز الأعمال من خلال الآخرين . كذلك هو الاطمئنان إلى قيام الأفراد بواجباتهم ومسؤولياتهم على الوجه المطلوب هو الجهد الذي يبذله المسئول عن الفريق لمساعدة أعضائه على أداء وظائفهم كاملة ودفعهم إلى تحقيق كافة الأهداف المنشودة وتوجيههم إلى كيفية التغلب على المشكلات والعقبات التي قد تعترضهم أثناء أداء عملهم علاوة على التنسيق بين جهود العاملين ونقل الخبرات بينهم ومساعدتهم على التطور .
مستويات الإشراف :
يمارس الإشراف في جميع مستويات المنظمة العليا والوسطى والتنفيذية وتتعاظم اللغة الإشرافية كلما ارتقينا في السلم الإداري .
نطاق الإشراف :
يعبر نطاق الإشراف عن عدد المرؤوسين الذين يمكن لرئيس واحد أن يشرف عليهم بطريقة مباشرة . وهناك خلاف بين علماء الإدارة حول العدد الأمثل لنطاق الإشراف فالبعض يرى أنه ثلاثة مرؤوسين وهناك من يرى أنه ما بين سبعة إلى ثلاثة عشر مرؤوساً . وهناك عدد من العوامل تؤثر في عدد المرؤوسين في عملية الإشراف عليهم . وهناك علاقة بين نطاق الإشراف وعدد المستويات الإدارية في الشركة . الإدارة العليا الإدارة الوسطى الإدارة التنفيذية
العوامل المؤثرة في نطاق الإشراف :
تتمثل أهم العوامل التي تؤثر في نطاق الإشراف فيما يلي :طبيعة نشاط القسم أو الإدارة أو المنظمة ودرجة التخصص التي تتبعها في تقييم إداراتها و أقسامها . وطبيعة العمل الذي يؤديه المرؤوسين وما يتطلبه هذا العمل من مهارات قدرات .بالإضافة إلي القدرات و المهارات التي يمتلكها الرئيس فكلما زادت هذه المهارات أمكنه الإشراف على عدد أكبر من المرؤوسين . التكاليف التي تترتب على نطاق الإشراف .
مسئوليات المشرف :
يمكن تقسيم المسئوليات التي تقع علي عاتق المشرف علي النحو التالي :
أ-مسئوليات تجاه الإدارة العليا:
وتتمثل مسئوليات المشرف تجاه الإدارة العليا فيما يلي :تطبيق السياسة العامة للمنظمة – مساعدة الإدارة العليا في التأكد أن الأداء يتم وفق الخطط الموضوعة . – مساعدة الإدارة العليا في عملية التخطيط واتخاذ القرارات .
ب-مسئوليات تجاه المرؤوسين :
تتمثل مسئوليات تجاه المرؤوسين فيما يلي : تدريب المرؤوسين . – توجيه المرؤوسين . – تحفيز المرؤوسين . – حفظ النظام . – تقويم الأداء . – نقل أفكار المرؤوسين للإدارة العليا .
ج-مسئوليات تجاه نفسه :
ويقصد بها إهتمام المشرف بتنمية الصفات الشخصية مثل : الثقة بالنفس ، الصبر , الحزم والاهتمام بتنمية المهارات والأساليب الخاصة بالتفويض وتطوير فريق العمل.
ما هي صفات المشرف الفعال ؟
تتمثل أهم صفات المشرف الفعال فيما يلي :
- القدرة على إثارة الحماس في المرؤوسين من حوله ..
- القدرة على صياغة ,وضع أهداف طموحة لقسمه ولمرؤوسيه .
- التعامل مع مرؤوسيه بأمانة وشفافية .
- الاستقامة والإخلاص في عمله .
- الإنجاز السريع للمهام .
- الرغبة الصادقة في إنجاح الآخرين .
- إتساع الأفق .
- الإهتمام الدائم بالتنمية الذاتية .
- السخاء الفكري
- الشجاعة في تحمل المخاطر .
- القدرة علي تفهم وجهات نظر الآخرين وظروفهم.
ما هي الأشياء التي تخرج رئيس القسم من دائرة الإشراف الفعال؟
- التوبيخ بصوت عال للمرؤوس في حضور الآخرين .
- الانحياز تجاه أفراد معينين في العمل .
- التعليمات السيئة غير الواضحة أو الناقصة.
- عدم شرح مواعيد إنهاء العمل مقدماً .
- استخدام بعض المرؤوسين ككبش فداء لأخطائه .
- عدم الاعتراف بالأخطاء .
- الفشل في حماية ودعم المرؤوسين والنضال من أجلهم
- تصيد الأخطاء في كل ما يقوم به المرؤوسين .
- التدخل في الشئون الشخصية للمرؤوسين.
- المغالاة في الإشراف بمعني ملاحظة كل شيء يقـــوم المرؤوسين به عن كثب .
- الفشل في تفويض السلطة للمرؤوسين .
- عدم الثقة في المرؤوسين تماماًً . اغتياب أحد المرؤوسين مع موظف آخر .
- عدم الاعتراف بمجهود المرؤوسين .
- الفشل في توفير المواد أو الاحتياجات المطلوبة .
- عدم القدرة على اتخاذ قرارات حاسمة وفورية
- معاملة مرؤوسيه على أنهم أدني منه وليسوا زملاء .
- عدم إعطاء المرؤوسين الفرصة لإثبات تفوقهم .
- عدم الإلمام بالعمل الذي يشرف عليه .
- الخوف من التغيير ورؤية ضيقة للمستقبل .
- د حجب المعلومات عن المرؤوسين .
- عدم الإصغاء لهم أثناء الحديث معهم .
- عدم التطبيق العادل نظام الحوافز.
- النقد الشخصي وليس النقد البناء .
- عدم إشراك المرؤوسين في حل المشكلات وصنــع القرارات والتخطيط لأهداف القسم وأهداف المؤسسة .
- التقليد الاعمى للمشرفين السابقين له .
- عدم إقامة علاقات ودية مع المرؤوسين .
- قطع وعوداً على نفسه لا يستطيع الوفاء بها .
- نسب أفكار المرؤوسين لنفسه .
- الاستئثار بالمميزات كالدورات التدريبية وخارج الدوام .
الأعمدة السبعة للإشراف الفعال؟
الأول : يجب أن يشرح للمرؤوسين بوضوح ما هو المتوقع منهم : عندما يبدأ فرداً جديداً العمل لأول مرة فإنه في العادة يتشوق لمعرفة المنظمة التي يدخلها والعمل المفروض القيام به ، أي ما ستكون وظيفته المحددة ، وينتهز المشرف الفعال هذا الاهتمام المبدئي ومدى استعداد الفرد الجديد ، لذا يجب علي المشرف أن يوضح له العناصر الأولية المطلوبة مع بداية العمل وهي : الهيكل التنظيمي للمنظمة ، وطريقة التشغيل ، ونوع العمل فيها ونبذة عن تاريخها وأسلوب الترقية الذي يستخدم مع العاملين . طبيعة عمله المحدد وصلة عمله بأعمال زملائه الموظفين ، ونوع السلطة التي سيمارسها إذا كانت ثمة سلطات ، وكذلك المسئول عن الإشراف عليه . ومكان الحصول علي المواد التي قد يحتاجها وموقع ومكان عمله وقواعد العمل في المنظمة . وهذه القواعد تشمل موعد صرف المرتبات وبداية العمل ونهايته، ووقت الراحة وفترة الغذاء والإجازات ، وغيرها من القواعد الخاصة بالمنظمة علي وجه التحديد . معايير وكيفية قياس الكم في عمله ، حتى لا تختلف معايير الأداء من مشرف لآخر . معايير الجودة في عمله ، حتى لا يكون الكم علي حساب الكيف . تابع
الثاني : يجب أن يتوفر الإرشاد للأفراد في أداء أعمالهم : يستخدم الإرشاد كثيراً للنهوض سريعاً بالمستخدمين الجدد في وقت قصير، وهذا النوع يساعد على الإلمام بالمعارف والمهارات والاتجاهات الأساسية اللازمة للإنتاج ويوضح الارشاد للمستخدم النقاط التالية : المعلومات العامة عن المنظمة والتي يحتاجها كل فرد . معلومات التخصص الفنية أو الخاصة ، والتي تمكنه من أداء الوظيفة المكلف بها .
المعلومات الخاصة بالأساليب التي تختلف مع كل نوع من انواع العمل، والمشرف الفعال هو الذي يتأكد أن كل موظف من موظفيه يعرف أفضل الطرق لإنجاز عمله الخاص . ومن أمثلة ذلك : كيفية الاستماع . أسلوب الكلام . كيفية الكتابة . أسلوب القراءة . كيفية تنظيم العمل . أسلوب جدولة النشاط . كيفية إدارة الوقت .
الثالث : التدريب المستمر علي الارتقاء بالشخصية : ان تقديم المشرف لمقترحات تنمية الشخصية يتطلب معالجة ماهرة للأمور، فلكل كائن بشري نقاط ضعف، ويعترف كل واحد تقريباً أنه ليس منزهاً عن الخطأ، ومع ذلك إذا أبرزت لفرد معين خطأ محدداً فإنه يسبب لك المتاعب، وكثيراً ما ينكر الشخص الانتقاد الموجه له في حدة رغم أنه أحياناً يفاجئك بالاعتراف به . وقد يكون الشخص كسولاً، أو كثير الثرثرة أو متقلب الطباع، أو حاد المزاج أو متسرعاً في اتخاذ القرارات أو ما شابه ذلك، والمشكلة أنه دائماً لا يعترف بهذه الأشياء حتى لنفسه . ومع ذلك فإن كل إنسان له حق المساعدة من مشرفه، وخصوصاً التغلب علي نقاط الضعف في شخصيته .
إن المشرف الفعال يحرص علي أن يتلقي كل رجل من رجاله التشجيع المفيد بطريقة أو بأخرى للتغلب علي خطأ في الشخصية يعوق التعبير الكامل عن القدرة، والنجاح في ذلك يعتمد علي معرفة العناصر التالية واستخدامها : اعتراف الشخص أن به خطأ . منع اليأس الكامل بخصوص إصلاح الخطأ . المساعدة البناءة والتشجيع علي التخلص منه . ولتحقيق هذا لابد للمشرف من فهم طباع العاملين ، ومعرفة الجوانب النفسية ومداخل الشخصية لكل منهم ، وبالتالي تكون النصيحة المقدمة لأى منهم في الشكل الذي يتقبله . تابع
الرابع : يجب تقدير العمل الجيد دائما، وفي نفس وقت ادائه : إن تقدير العمل الجيد هو إحدى سمات المشرف الفعال ، وكذلك عدم تقدير العمل الجيد سمه من سمات الإشراف السيئ . ومن بعض الطرق التي يستطيع بها المشرف تقدير العمل الجيد ما يلي : قل له علي الفور أنه قام بعمل طيب والأفضل أن يتم ذلك في حضور زملائه . قدم له فوراً خطاب شكر وأحرص علي إرفاقه بملف خدمته . امنحه شهادة امتياز من أي نمط تستخدمه المنظمة . إمنحه مكافأة نقدية أو علاوة . إمنحه ميدالية أو شهادة علاوة علي المكافآت النقدية . قم بترقيته إلي وظيفة أفضل يكون مؤهلاً لها إذا كنت تملك ذلك . لا تنسى أن نوعية التقدير لابد أن تتناسب مع درجة الامتياز في أداء العمل وأن تقدير الأعمال التي يقوم بها أحد أعضاء الفريق هي في الحقيقة محفزاً لباقي الأعضاء . كما أن العمل غير الجيد يستحق النقد البناء حتى لا يتكرر : فكما سبق أن طالبنا الإشادة بالعمل الجيد أيضا ً لابد من توجيه النقد البناء الى المخطأ بما يمكنه من تعديل اسلوب عمله بما يحقق النتائج المرجوه . وعكس ما طالبنا به من علانية الاشادة بالعمل الجيد ففي حالة الخطأ يجب توجيه النقد علي انفراد . حيث أن النقد العلني الذي يتلقاه الموظف يتضخم بنسبة عدد الأشخاص الآخرين الذين سمعوه . ومع ذلك لا يكفي ان يكون النقد محصوراً في الجلسات الخاصة بين المشرف وأحد موظفيه . لكن يجب أن يكون النقد بناء بمعني أن تكون الوسيلة المصححة للعمل مرتبطة بالنقد مباشرة. فالموظف الذي ينتقد نقداً لاذعاً أو يوبخ بلا رحمة قد يظل يتأجج غيظاً لشهور بسبب ذلك، وقد لا يتغلب عليها لمدة طويلة ربما لسنيين . ومن المحتمل أن ينفس عن استيائه بإنجاز قدر اقل . لا تنسي أبداً أن هدف المشرف هو جعل الموظفين يعملون بأقصى طاقة ممكنة . وعندما يقومون بعمل دون المستوي، واجبه هو حثهم علي القيام بعمل افضل . تذكر أن هدف المشرف دائماً كيف يطور مجهودات العاملين معه . تابع
الخامس : أن يتمتع الأفراد بالفرص نظراً لاستعدادهم لقبول مسئوليات أكبر : الوظائف المرموقة في أي منظمة دائماً ما تكون شاغرة نظراً لأن شاغلي تلك الوظائف هم من أصحاب الفكر الإداري الذى لابد من استغلاله في وظائف أعلي وهم من الفاعلية بحيث تكون ترقياتهم سريعة بحال، وسيكون علي أفراد جدد شغل هذه الوظائف . وعلي كل منظمة أن تكون مستعدة لملء أي وظيفة أو كل الوظائف حين تخلو وأن يكون لديها دائماً قائمة انتظار لمن يصلحون لملء هذه الوظائف، ويتطلب ذلك أن يستغل المشرفون كل فرصة لحث رجالهم علي إظهار ما يمكنهم عمله . وحين يسمح الوقت لشغل وظيفة شاغرة فليس هناك ضرورة للحيرة لأن أفضل الموظفين معروفون بالفعل لأنهم تلقوا التدريب واظهروا قدراتهم وأصبحوا ضمن قائمة الانتظار، والمشكلة الوحيدة هي اختيار أفضلهم تأهيلاً . وفي هذا الصدد نؤكد بالطبع ان الأقدمية وحدها ليست هي أفضل معيار للترقية ، بل علي العكس من ذلك يجب أن يمنح الأفضل تأهيلاً فرصة الترقي بغض النظر عن السن . ونري ذلك بوضوح في الفرق الرياضية علي سبيل المثال، حيث يتمكن المدير الفني من توفير عناصر جاهزة في كافة المراكز ، تمكنه من مواجهة أي إصابات أو خلل يصيب الفريق وبالتالي يمكن تعويضه في أسرع وقت . تابع
السادس : يجب أن يشجع الأفراد علي تنمية أنفسهم : كلما ارتفعت ثقافة الفرد كلما كان أفضل تأهيلاً لحل المشاكل الجديدة بنجاح والثقافة لا نعني بها الدرجة العلمية ، ولكن القدر الكبير من المعلومات وخاصة في مجال عمله . فالتعليم لا ينتهي أبداً قبل أن تنتهي حياتنا . وليس هناك ما يحل محله فإما أن نستمر في التعلم وتزيد مقدرتنا علي حل المشاكل الجديدة او نصاب بالركود فليس ثمة طريق وسط، وبما أن التطور الهائل في كمية المعلومات وطرق وسرعة نقلها في الوقت الراهن يتزايد ، فإن التوقف عن التعلم ومعرفة كل ما هو جديد يساهم في زيادة تخلف الفرد . ويستطيع الفرد تنمية عقله وقدراته بوسائل عديدة منها القراءة والمناقشة – خاصة مع أشخاص أكثر كفاءة منه – وبالتعبير عن نفسه بالكتابة وبطرق أخري ، والمشرف الفعال هو الذي يحفز رجاله علي الاستمرار في تشوقهم إلي التعليم وزيادة المعرفة والاستعداد للأفكار الجديدة النافعة وكذلك توفير التدريب الجيد لهم سواء بإتاحة دورات تدريبية او بالتدريب علي رأس العمل . لا تنسى أن تحفيز الناس يحتاج إلي مهارة فائقة وتفكير سليم، واستخدام أكثر الطرق ابتكاراً لتحقيق هذا الواجب .
السابع : يجب أن يعمل الأفراد في ظروف صحية آمنة : غالباً ما يغفل المشرف عن تحقيق بيئة وظروف عمل آمنة ويتعاظم هذا الطلب حين يكون العمل قائماً على الالات والمعدات والأجهزة الآلية . وهناك اعتراف أيضا بالمسئولية حيث يشترك الناس في عمل بدني ثقيل، وقلما نجد المشرفين علي وعي بإجراءات الأمن والسلامة الضرورية في أي مكتب عمل عادي . الإضاءة والتهوية ومكان العمل والجلوس الصحيح وتوفير الأجهزة المكتبية الملائمة، كما أن ترتيب وتنظيف مكان العمل ومعرفة استخدام الآلات المكتبية الحديثة، كل ذلك يساهم في تحقيق الظروف الصحية الآمنة التي تساهم في توفير جودة المكان، مما يساهم في توفير جودة الأداء
مصادر القوة التي يمارسها رئيس القسم كمشرف :
===========================
- قوة الشخصية وهي بمثابة الصفات والقدرات والمهارات.
2. قوة السلطة وهي القوة التي تنبعث من المنصب ومرتبطة به.
3. قوة الخبرة وهي معرفة الأساليب والطرق لتنفيذ الأعمال إضافة إلى المعلومات.
* اظهر بصورة قوية:
وعلى المشرف أن يظهر أمام مرؤوسية بصورة الواثق الممسك بزمام الأمور، وأن العمل يسير قدمًا، وأن القرارات تُتخذ بشكل ملائم.
1. الظهور بمظهر لائق.
2. تحرك بنشاط وحيوية.
3. شارك بالأحاديث الطريفة.
4. اتخذ القرارات بثقة.
5. عالج المشاكل بهدوء.
6. أظهرِ القدرة على الاتصال بالإدارة لزيادة أمنهم.
7. اتخذْ مواقف إيجابية.
قلّلْ من استخدام قوة المنصب:
تُعدّ قوة المنصب امتيازاً مؤقتاً يزول بزوال المنصب، لذا عند تعيينك كمشرف تذكر أن قوة المنصب والشخصية لم تتكون بعد، لذا استخدم قوة المنصب بحكمة.
* استخدم قوة خبرتك:
تعدّ قوة الخبرة وسيلة لممارسة فن القيادة، وأنت كمشرف يجب عليك أن تشارك بخبراتك مع الموظفين، لكي تكسب احترامهم وتقديرهم.
* الأفعال أبلغ من الأقوال:
على المشرف أن يتقن الاتصالات غير اللفظية ومنها:
1. المصافحة: المصافحة بقوة وثبات تدل على الثقة بالنفس والرغبة في الاتصال.
2. الضحكة المناسبة بشكل عام تعدّ جيدة فيما عدا القهقهة في مجال العمل.
3. تعبيرات الوجه كحركات العين استخدمها بالشكل الذي يجعلك مقبولاً للآخرين.
4. الوضعية الهادئة والمسترخية تدل على الخيرة والاستعداد لمواجهة الصعاب.
5. الحركات المناسبة في المواقف المناسبة؛ لأن الإكثار من الحركات لا يريح الآخرين.
6. الاتصال البصري مع المتحدث معك تشعر باهتمامك به وبرغبتك بالاتصال.
* المهم أن تكون منظمًا:
يُعدّ التنظيم من أوليات عمل المشرف بل ركيزة أساسية لنجاح عمله؛ لأن المشرف المنظم سوف يخطط ويفوض ويعمل بشكل منظم والعكس صحيح.
* * *
انتهت بحمد الله المقالة الثالثة من مسار كيم التعليمى للمهارات الإدارية لرؤساء الأقسام
إعداد / مركز كيم
– تابعنا على صفحة موسوعة كيم لتنمية المهارات وبناء القدرات
أو تواصل معنا ( مركز الخبرات الإدارية والمحاسبية / كيم ) على رقم جوال أو واتس أب : 00201005289720
====================
هذه المادة محمية بحقوق الملكية لمركز كيم للتدريب والإستشارات ولايحوز الاقتباس منها الا بعد اذن كتابي من المالك CAME CENTER
اعداد / حمدي حسن – نائب مدير التدريب بمركز كيم