سلسلة مقالات – مهارات اجراء المقابلات
بقلم د/ محمود الضابط
المقالة الثانية
- مراحل وخطوات إجراء مقابلات التوظيف:
هناك عدة تقسيمات للمقابلات بعضها بشكل مجمل، وبعضها أكثر تفصيلاً لإبراز أهمية التفصيلات منها:
- التحضير لإجراء مقابلات التوظيف.
- افتتاح مقابلات التوظيف.
- تسيير مقابلة التوظيف.
- اختتام مقابلة التوظيف وتدوين الملاحظات.
- تقييم نتائج مقابلات التوظيف. ( غطاس 1997م ).
هذا نوع من التقسيم لا يُخالف التقسيم التالي :
مراحل المقابلة :
هناك ثلاث مراحل أساسية للمقابلة وهي :
- مرحلة ما قبل المقابلة.
- مرحلة تنفيذ المقابلة.
- مرحلة ما بعد المقابلة.
- مرحلة ما قبل المقابلة :
ينبغي الإعداد والتخطيط لها بصورة مناسبة وتوفير ما يلزم لنجاحها مثل:
تحديد نوع المقابلات ( هل هي منتظمة موجهة،أو شبه منتظمة، أو غير منتظمة،أو مفتوحة ) وعددها (قد تكون مقابلة أولية للفرز ، رئيسية ، نهائية، أو يُكتفى بواحدة) ،مع كل مرشح ومن سيتولى إجراءها، وهل هو فرد واحد أو لجنة، علماً أن اللجنة أفضل من ناحية صدق المقابلة، والبُعد عن التحيز ، وتختلف حسب حجم المنظمة وأهمية الوظيفة ، وينبغي أن يكون المقابِل متدرباً على إعداد الأسئلة،والطرح، ومهارات الاتصال الشخصية،وكيفية تدوين الملاحظات أثناء المقابلة،واستخدام مقاييس التقويم،والحذر من أخطاء (تأثير الهالة، وتأثير التساهل…)، ( رشيد 1425هـ) .
ويفترض في الذي يُجري المقابلة :
- اللباقة والفطنة والبداهة الفكرية واللغوية ،وطول النفس، وحُسن التعامل(براك 2004)
- استعداد المسئول عن إجراء المقابلة بمعرفة مهام ومواصفات الوظيفة لكي يتم طرح الأسئلة المناسبة على المرشح ، ويطلع على إعلان الوظائف وطريقته والشروط المطلوبة في الإعلان ، ويُحدد مواصفات المرشح الأنسب لشغلها سواءً من مؤهلات دراسية ،أو تدريب ، أو خبرات سابقة ، أو مهارات أو لغات…،و سلم الدرجات والرواتب والمزايا الأخرى…
- تنظيم وتحديد زمان ومكان المقابلة وتهيئة المكان لإجراء المقابلة، الكراسي ، وضعية ومكان الجلوس للمقابل والمرشح ، وقاعة الانتظار إذا كان العدد كبيراً، ووضع نشرات إعلامية عن المؤسسة، وإبلاغ المرشح بالزمان والمكان.
- مراجعة وتقييم طلبات التوظيف، استعراض السيرة الذاتية لطالب الوظيفة.
- وقبل المقابلة مباشرة يُحاول حفظ اسم المرشح ومعلوماته والأسئلة التي يسألها.
- يُحدد المدة الزمنية لكل مقابلة ( ليس هناك وقت محدد، حسب أهميتها) وكثرة المتقدمين وتوزيع الوقت بينهم.(غطاس. 1997م)
- مرحلة إجراء المقابلة:
- يجب تهيئة الجو العام ، وإزالة التوتر النفسي للمتقدم، عن طريق تحيته والترحيب به بأسلوب ودي والبدء بموضوع بعيد عن موضوع المقابلة.
- عرض خطة المقابلة على المرشح (تشمل هدفها،موقعها في المقابلات الأخرى، وقت المقابلة تقريباً، المواضيع التي سيتم تغطيتها) إذا لم تكن المقابلة مفتوحة.
- يجب إتاحة الفرصة للمتقدم بالحديث عن نفسه وتجاربه.
- استكمال المعلومات الناقصة من طلب الوظيفة ( لا بد من الاطلاع على الطلبات قبل اللقاء
- يجب أن يسيطر على المقابلة (لا يتنازل عن دوره في إدارتها ،منذ الافتتاح وحتى النهاية) وليس معنى السيطرة الشدة أو الاستئثار بالحديث ، بل يوجه المقابلة إلى مسارها الصحيح وفق خطة المقابلة التي حددها.
- يكون نسبة الحديث 50% لكل منهما، والبعض قال 80% أو تقريباً للمرشح ليتم معرفة كل ما لديه ثم الحكم بناءً على ما يعرض.
- يتبع أسلوب موحد مع جميع المرشحين ، حسب ما خطط له هل الأسئلة موجهة أم مفتوحة…
- الأسئلة تحث على الصراحة .
- واضحة بلا غموض لا تحتمل أكثر من معنى.
- مناسبة لمستوى المتقدم، لا يكون جوابها بنعم ، ولا.
- لا تكون الأسئلة توحي بالجواب، ألا ترى ، أليس من الأفضل…
- الحرص على الإصغاء لما يقوله.
- يحرص على تسجيل معلومات كاملة وملاحظات المقابلة، لا يعتمد على الذاكرة لأنه ينسى مع تعدد المقابلات.
- وهناك أسلوب لتدوين الملاحظات:
- يجب تدوين الملاحظات الضرورية باختصار وهذا يتطلب خبرة وتعلم .
- يجب أن لا يلجأ إلى التدوين بصورة فجائية وملفتة خاصة إذا كان المرشح قد أخطأ أو تلعثم، بل يجعلها في فترة قصيرة خلال التوقف بين الأسئلة.
- ويجب الحذر من العوامل المؤثرة على صدق وثبات المقابلة مثل:
- عدم ارتباط مضمون المقابلة بمحتوى العمل ، لكي نتنبأ بالنجاح في أداء العمل.
- التأثر بالعوامل غير الموضوعية مثل: التأثر بمهارات الاتصال الشخصية،والمظهر الخارجي….، والملاحظ أن هناك مهارات يتعلمها المتقدمون للمقابلات الشخصية وهي علم متكامل وله إرشادات ، كيف يُسوق المرء لنفسه، كيف يجذب الانتباه، كيف يتقن مهارات الاتصال فيكون المقابل على وعي بها ، وأخذها في الاعتبار عند إجراء المقابلة.
- التحيزات الشخصية لدى المقابل التي تؤدي إلى الحكم على المقابل لعوامل منها: جنس المتقدم، عرقه، عمره، والحذر من التمييز ، وهناك دول تُجرم هذه الطريقة.
- التنميط: بإعطاء أحكام مسبقة عن الأفراد الذين ينتمون إلى جماعات أو فئات أو جهة، أو جيل .
- التركيز على الجوانب السلبية وإعطائها وزناً أكبر من الإيجابية أو العكس.
- تأثيرات التضاد : فإذا جاء متقدم سيئ الأداء قبل متوسط الأداء فإنه يُعطيه درجه أعلى مما لو سبقه أشخاص متميزون.
إنهاء المقابلة:
يعتمد إنهاءها على المهارة كما هي بدايتها، من هذه المهارات:
- ينبغي أن لا تُقطع بصورة فجائية حتى ولو اتضح أن الشخص لا يملك المقومات الأساسية .
- يُسأل المرشح هل لديه ما يود إضافته، وإتاحة الفرصة له لطرح ما لديه من استفسارات.
- وكذلك يتم التأكد من استمرار المرشح من اهتمامه بالوظيفة، فقد يتضح له معلومات تجعله يصرف النظر عن الوظيفة أو يقل حماسه لها.
- إبلاغ المرشح بالمراحل المتبقية من عملية الاختيار: يُحدد له التأريخ التقريبي لإعلامه بالنتيجة.
- يتم شكره بأسلوب لبق ومهذب ، ثم توديعه بطريقة لائقة، ربما يخرج معه إلى باب القاعة.
- مرحلة ما بعد المقابلة ( تقويم المرشح):
بعد نهاية المقابلة ومغادرة المرشح يتم تقويم أداءه في المقابلة مباشرة لأن المعلومات حاضرة في ذهن أعضاء اللجنة.
يُفترض أن يشمل التقويم :
- العناصر المتعلقة بالوظيفة مثل اهتمامه بالمؤسسة والوظيفة، المؤهل العلمي،التدريب….
- والعناصر المتعلقة بالصفات الشخصية، الحزم، الذكاء، المنطق، الانفتاح، الطموح، اللباقة،الاتزان، المظهر، مهارات التواصل مع الآخرين….
- تختلف الحاجة لبعض هذه الصفات في بعض الوظائف، حسب نوع الوظيفة…
- يستحسن أن يكون التقويم فردي من كل عضو، ثم مناقشة تقويمهم بشكل جماعي ، يُنظر للملاحظات التي قيدت أثناء المقابلة، يتم استخدام نموذج يقيس أبعاداً معينة مثل مهارات الاتصال ، المهارة في التخطيط ، مهارات القيادة، وهكذا…
التأكد من المصادر الأخرى:
بغرض التحقق من المعلومات التي تم الحصول عليها من المتقدم لشغل الوظيفة ، كما تعتبر أحد أهم نُظم التوظيف في المنظمات الحديثة ، وتتضمن الاتصال بجهات العمل السابقة للسؤال عن مستوى أدائه، وسلوكياته، ومبررات تركه للعمل ،لأن الأداء المستقبلي يمثل امتداد للأداء السابق.
ومن المنطق الحصول على أكبر قدر من المعلومات حول المرشحين لأن الفشل في ذلك قد يترتب عليه آثار سيئة بالنسبة للمنظمة (المسلم 2005م).
إبلاغ المرشحين بنتائج التقييم:
نظراً لأن كل مرشح سيبقى ينتظر نتائج المقابلة ويرغب معرفة هل تم اختياره أم لا فإن من اللائق أن تقوم المؤسسة بإعلام جميع المرشحين الذين تمت مقابلتهم بنتائج التقييم ليكون على بينة من أمره، ومن الضروري مراعاة الآتي:
- إبلاغ المرشح الذي تم اختياره بأقصى سرعة قبل أن يوقع عقداً مع مؤسسة أخرى، خاصة إذا كان متميزاً.
- الاتفاق مع المرشح الذي تم اختياره وتوقيع العقد معه قبل الاتصال ببقية المرشحين الذين لم يتم اختيارهم.
- الاتصال بالمرشحين الذين لم يتم اختيارهم لإبلاغهم بذلك.
- عدم الاستفاضة في حال إبلاغهم كتابياً أو شفوياً ، في تبرير عدم اختيار المرشح المرفوض
- صياغة طريقة الإبلاغ سواءً شفوياً أو تحريرياً،بطريقة تحفظ نوعاً من العلاقة مع المرشح خاصة إذا حصل على نسبة جيدة فربما يتم اللجوء إليه مستقبلاً.
- عدم تقديم وعود بالتوظيف (غطاس1997م).
أظهرت دراسات علمية أن أهم عوامل ضعف المقابلات : تحيز المقابل،حكم المقابل على المتقدم بناءً على انطباعه عن فترة بداية المقابلة وليس عن المقابلة كلها.عدم الإنصات أثناء المقابلة، قصر وقت المقابلة، عدم التخطيط والتجهيز للمقابلة.
ما هو الواقع الحالي لمقابلات التوظيف؟
يوجد تطبيقات للمقابلات سواءً في الخدمة المدنية ،أو في القطاع الخاص.
في نظام الخدمة المدنية:المسابقات الوظيفية في المرتبة العاشرة فما دون ترسلها الجهة الحكومية إلى وزارة الخدمة المدنية وفق حاجتها، وتتضمن عقد امتحان أو مقابلة شخصية للمتقدمين للوظائف المعلن عنها. كذلك كثيراً ما يتم إتباع أسلوب المقابلة في وظائف التعليم العام أو أعضاء هيئة التدريس والأطباء، أو بعض الوظائف المستثناة مثل موظفي هيئات الأمر بالمعروف والنهي عن المنكر.ويتوقف زمن المقابلة ومحتواها على نوعية الوظائف المطلوب شغلها، وقد أعدت الإدارة العامة للتوظيف والامتحان بوزارة الخدمة المدنية نموذجاً خاصاً للمقابلات الشخصية، وأبرز ما فيه أنه يحوي وصفاً للوظيفة التي تتم المقابلة بشأنها، وأما المرتبة الخامسة فما دون فقد فوضت صلاحية التعيين للوزير المختص وفق ضوابط محددة ، وقد تُجرى مقابلات وظيفية تُعدها الجهة .(رشيد.مازن فارس 1425هـ).
- المقابلة من وجهة نظر المتقدم لشغل الوظيفة (وجهة النظر الأخرى):
تعتبر المقابلة الشخصية بحق هي الخطوة الأهم لكي تحصل على وظيفة مناسبة بشرط أن يسبقها كتابة سيرة ذاتية بشكل يلفت انتباه صاحب العمل مما يجعله يرشحك للمقابلة الشخصية؛ فاحرص دائماً على أن تكون الأفضل ولا تخشى المنافسة مهما كانت ويكفيك أن تخوض التجربة .
أنواع المقابلات الشخصية :
المقابلة الشخصية الفردية:
وفيها يكون اللقاء بين صاحب العمل وطالب العمل مباشراً ووجهاً لوجه والهدف من هذه الطريقة هو التعرف عن قرب على القدرات التي يمتلكها الفرد وعليك لكي تنجح في هذه المقابلة أن تنصت جيداً لمحدثك وتتعرف أكثر على طريقته وأسلوبه وحاول أن توجد نوع من الألفة والود بينك وبين محدثك الذي سريعاً ما سيشعر برغبتك هذه ويعينك عليها خاصة إذا ما حاولت أن تحاكيه.
المقابلة الشخصية الجماعية:
وفيها يتم إجراء مقابلة لعدد كبير من المتقدمين لشغل نفس الوظيفة ويتم طرح موضوع معين لمناقشته خلال المقابلة ويكون الهدف من هذه المقابلة هو معرفة مدى قدرتك على التجاوب مع الآخرين والتفاعل مع البيئة المحيطة والقدرات الفردية التي تمتلكها ويتم تحديد مقابلة أخرى لمن يجتاز هذه المقابلة .
المقابلة الانتقائية:
وفيها يتم انتقاء بعض الأشخاص غير المرغوب فيهم نتيجة وجود تضارب في البيانات التي تحتوى عليها السيرة الذاتية أو الأشخاص الاقل خبرة وكفاءة ويتم عمل مقابلة شخصية روتينية لهم .
كيف تستعد للمقابلة الشخصية:
ابدأ بجمع المعلومات عن الشركة التي ستلتحق بها خاصة ما يتعلق بنشاطها وفروعها بحيث تكون ملماً بالجزء الأكبر من المعلومات حول الشركة فهذه المعلومات سوف تعطيك قدر اكبر من الثقة بنفسك وستعطى صاحب العمل انطباع جيد عنك وعن قدراتك واستعداداتك للعمل لدي شركته، وهذه المعلومات يمكن لك الحصول عليها من موقع الشركة على الانترنت أو من الأخبار التي تنشر عنها في الصحف أو حتى من إعلانات الشركة بوسائل الإعلام فلا مانع من إن تقوم بجزء من وظيفة العلاقات العامة بالشركة والمتمثل في جمع المعلومات المنشورة عنها بحيث يمكنك مناقشة بعض منها مع صاحب العمل خلال المقابلة الشخصية .
1- حدد الأسئلة المألوفة في مثل هذه اللقاءات وتدرب على الإجابة عليها قبل اللقاء.
2- حدد النقاط التي تريد الاستيضاح عنها من صاحب العمل ودونها في مفكرة واسترجعها قبل المقابلة ثم استفسر عنها بعد أن ينتهي صاحب العمل من الحديث.
3-احرص على ترك انطباع جيد لدى صاحب العمل فالانطباعات الأولى غالبا ما تدوم .
4- اختار الألفاظ والكلمات بشكل دقيق خاصة إذا احتجت لمصطلح أجنبي.
5-تجنب الحركات الجسمانية السلبية كهز الساقين أو ثنى الذراعين ووضعهما متشابكين
6-احرص على وجود ورقة وقلم معك لكتابة اى معلومة هامة
7-يجب أن ترتدي ملابس مناسبة ويفضل ارتداء البذلة الكاملة .
8-يجب أن تراعى أن تكون في أجمل هيئة وفى قمة الأناقة .
9-يجب ان تحرص على الوصول إلى مكان المقابلة قبل الموعد المحدد بفترة كافية .
10-انقر على الباب نقراً خفيفاً قبل الدخول .
11-ابدأ بإلقاء التحية على مديرك وصافحة بصورة غير متكلفة ثم اجلس .
12-حافظ على ابتسامة خفيفة على وجهك أثناء اللقاء .
13-حاول ان تصغي لكل كلمة صغيرة أو كبيرة يقولها المدير ولا تنشغل عنه بالتطلع إلى التابلوه الموجود خلفة أو غير ذلك .
14-الثقة في النفس والابتعاد عن الغرور والتصنع .
15-استخدم نبرة صوت متزنة بحيث لا تكون مرتفعة أو منخفضة ولا تتردد في الكلام .
16-عدم الحديث عن الراتب قبل ان يذكره المدير ويفضل عدم تحديد راتب معين لأنه سلاح ذو حدين.
17- حاول أن تؤكد انك حريص على العمل في هذا المجال والتعاون مع الشركة حتى لو كانت شركة حديثة
18-لا تبادر بمصافحة صاحب العمل عندما تهم بالانصراف إلا إذا رغب هو في ذلك حتى لا تتسبب في إحراج نفسك .
19-كن حريصا جدا عندما تهم بالانصراف وتجنب الاصطدام بالكراسي أو أي شيء موجود بالمكتب لأنه يعطى انطباعاً سلبياً.
***
انتهت بحمد الله المقالة الثانية لمسار كيم التعليمي لمهارات اجراء المقابلات
بقلم د/ محمود الضابط
– تابعنا على صفحة موسوعة كيم لتنمية المهارات وبناء القدرات
أو تواصل معنا ( مركز الخبرات الإدارية والمحاسبية / كيم ) على رقم جوال أو واتس أب : 00201005289720
====================
هذه المادة محمية بحقوق الملكية لمركز كيم للتدريب والإستشارات ولايحوز الاقتباس منها الا بعد اذن كتابي من المالك CAME CENTER
اعداد / حمدي حسن – نائب مدير التدريب بمركز كيم