سلسلة مقالات – تخطيط التدريب وتقييمه
بقلم د/ خالد توفيق
المقالة الثالثة
تخطيط العملية التدريبية
اولاً: مقدمة.
ثانياً: مفهوم تخطيط التدريب.
ثالثاً: نموذج ADDIE لعملية التدريب.
رابعاً: طرق وأساليب تحديد الاحتياجات التدريبية:
- مفهوم عملية تحديد الاحتياجات التدريبية
- أهمية تحديد الاحتياجات التدريبية
- العوامل التي يجب اخذها بالاعتبار عند تقدير فجوة الأداء
- طرق وأساليب تحديد الاحتياجات التدريبية
- تحديد الاحتياجات التدريبية من منظور استراتيجى
- طرق/ أساليب تقدير الاحتياجات
- مرحلة تصميم برامج التدريب
أولاً: مقدمة
يعتبر التخطيط الدقيق لبرامج التدريب الأسلوب الأفضل لإعداده وتقديمه بصورة تتلائم مع احتياجات جهات العمل في القطاع العام أثناء الخدمة من الموضوعات المهمة لما له من ارتباط بالواقع العملي للعملية الإدارية والاقتصادية .
ويعتبر التخطيط جوهر العملية الإدارية فهو يأتي ليشمل كافة أجزاء التنظيم من أعلى إلى أسفل وفي جميع الاتجاهات وتبرز أهمية التخطيط الإداري من تحديده المقنن لاحتياجات المجتمع والارتقاء بكفاءة العنصر البشري وبين تحقيق الزيادة في إنتاجية التنظيم الإداري .
ولقد برزت الحاجة إلى تحديد الاحتياجات التدريبية بشكل دقيق نظراً لأن البرامج الإدارية المقامة لا تلبي في كثير من الأحيان وبشكل كامل الاحتياجات التدريبية الفعلية لموظفي الدولة حيث أن موظفي الدولة من المشاركين في هذه البرامج التدريبية يبحثون عن حلول لمشاكلهم والتي من أهمها منافسة العنصر غير الوطني، والتقدم، ووجود الموظف في العمل غير المناسب، وبيروقراطية الإدارة .
إن الاهتمام بتخطيط برامج التدريب الإداري هو الطريق السليم لمعرفة الإمكانات والطاقات المختلفة التي توفر للجهاز الإداري الخطط والبرامج والمشروعات حتى تحافظ المنشآت على أعلى معدلات الأداء مع ما يتناسب وطبيعة عمل العاملين، فالتخطيط الإداري يساعد في التخصيص الفعال لموارد المنظمة، واستعدادها لدرء المجهول أو التقليل من خطره وذلك بالتدخل المباشر والتأثير على مجريات الأحداث.
إن توفر الفهم السليم للتخطيط من قبل صناع القرار ضرورة حتمية لنجاح أي نشاط إداري حتى تستطيع المنظمات الصمود أمام موجات التغيير لممارسة العمليات الإدارية المختلفة كما خطط لها.
ثانياً: مفهوم وأهمية تخطيط التدريب
- مفهوم تخطيط التدريب
يعتبر التخطيط بشكل عام أهم وأول الوظائف الرئيسية في الإدارة وهو عملية ديناميكية مستمرة باستمرار نجاح المنظمة وهو يسبق أي عمل تنفيذي ويكفل له الدقة في تحديد الوقت والكيفية المناسبة للتنفيذ، وله أهمية خاصة من حيث أنه أسلوب معالج لمتطلبات التطوير واحتياجات البيئة الإدارية مكان التطوير وإحداث التوازن بين ما تتطلبه عادات المجتمع السائدة وبين مواكبة معطيات العصر الحديث.
وإذا أردنا التحدث عن التخطيط فى مجال التدريب فنستطيع أن نقول أنه:
هو التنبؤ بالاحتياجات الحالية والمستقبلية في مجال تطوير أداء العاملين، واستخدام الإمكانات التي يمكن توفيرها من أجل إتباع الخطوات المناسبة لتلبية الإحتياجات وتحقيق أهداف المنشأة.
ويمثل تخطيط التدريب مرحلة التفكير التي تسبق تنفيذ أي عمل تدريبي، واتخاذ القرارات اللازمة، لتحديد أهدافه والموارد المختلفة اللازمة لتحقيق هذه الأهداف.
ويشمل التخطيط بشكل عام على الخطوات المنطقية التالية:
- التحديد المسبق للأهداف المرغوبة.
- وضع السياسات والإجراءات المتبعة لتحقيق الهدف.
- اختيار بديل من ضمن البدائل المتاحة وتحديد الإمكانات اللازمة لتنفيذ هذا البديل.
- تحديد الإمكانات المتاحة فعلاً.
- تحديد طريقة توفير الإمكانات غير المتاحة.
- وضع برامج زمنية لتنفيذ الهدف من حيث تحديد النشاطات والمسؤوليات.
- فوائد وأهمية تخطيط التدريب
- رسم أهداف التدريب بوضوح، حتى تقوم الأقسام والأفراد بالمشاركة في التدريب وتسهل عملية تحقيق الهدف منه.
- يعبد تخطيط التدريب الطريق للعاملين لتنفيذ العمليات الخاصة بالتدريب.
- يحدد الموارد المطلوب استخدامها كماً ونوعاً.
- يرسم التخطيط للتدريب الصورة الكلية، ويوضح في نفس الوقت أجزاء العمل المختلفة، وكيفية ربط الأجزاء مع بعضها لتحقيق الأهداف في الوقت المحدد.
- يتوقع التدريب المخطط له المشكلات والعقبات التي تواجه أو تحول دون تنفيذ العمليات مما يمكن من الاستعداد للتعامل معها.
- يهيئ الظروف للمتابعة الدورية لأنشطة التدريب والتعرف على ما تم تحقيقه ومقارنته بالمستهدف.
- يحدد إطار عملية التقييم في ضوء الأهداف والإمكانات والوقت المسموح به.
العوامل التي يجب مراعاتها عند تخطيط التدريب:
يحصر احد الإداريين العوامل التي يجب مراعاتها عند التخطيط لبرامج التدريب في النقاط التالية:
- المرونة .
- الحذر من التفاؤل و التشاؤم الشديدين .
- الاعتماد على الاحتياجات التي أظهرها المسح الإداري الشامل.
- مراعاة ظروف العمل وعدم تعارض النشاط التدريبي معه.
- مراعاة نسبة عدد المستهدفين سنوياً مع العدد الكلي للعاملين بالمنظمة.
- اتفاق الأهداف العامة للتدريب مع الأهداف العامة للمنظمة.
- الاستفادة من نتائج تقييم الخطط التدريبية السابقة.
- ترتيب الأولويات.
- مسايرة الحالة المالية و الاعتمادات المخصصة للتدريب.
- التوفيق ما بين الاحتياجات التدريبية والإمكانات المتاحة.
- إعادة النظر في إمكانات التدريب بشكل دوري حتى تتناسب مع الاحتياجات المتغيرة تبعاً لظروف العمل.
- مراعاة أسس ومبادئ التدريب عند التخطيط لبرامجه.
ثالثاً: نموذج ADDIE لعملية التدريب
يعتبر نموذج ADDIE لتصميم البرنامج التدريبي من أهم النماذج التي يلجأ إليها المدربونوالشركات من أجل تصميم برنامج تدريبي متكامل يأخذ بعين الاعتبار عدة نواح يمكن من خلالها تقييم مدى فاعلية البرنامج وتأثيره في سد الفجوة في أداء الموظفين أو تحقيق الأهداف المرجوة في مجال ما من قبل المؤسسات.
وكلمة ADDIE هي عبارة عن اختصار للمراحل التي يتم من خلالها تصميم البرنامج التدريبي ويمكن تفصيلها على النحو التالي:
1. التحليل (تحديد الاحتياج التدريبى) Analyse:
قبل البدء بتصميم برنامج لابد من تحليل نوع الاحتياج التدريبي الذي سيبنى على أساسه البرنامج التدريبي ويتم ذلك عن طريق دراسة الفجوة في الأداء والأهداف المطلوبة لسد تلك الفجوة وهل تلك الفجوة ناتجة فعلا عن احتياج تدريبي ام أنها تعتمد على متطلبات اخرى. ويتم التحليل بعدة طرق من خلال الاطلاع على تقارير الاداء بشكل عام وأداء الموظفين بشكل خاص ووضع اهداف المؤسسة والإدارات بعين الاعتبار..كما يتم عن طريق المقابلات المباشرة مع الموظفين والمدراء والمشرفين وجمع القدر الأكبر من البيانات لوضع تصور عام عن مدى الاحتياج التدريبي.
٢. التصميم Design:
بعد التأكد من أن الفجوة ناتجة عن نقص في التدريب وبعد القيام بالتحليل المناسب تأتي مرحلة التصميم التدريب تصميم البرنامج التدريبي والذي يعتمد على عدة معايير منها نوع التدريب المطلوب (قاعات، على رأس العمل….إلخ) كما يراعى في عملية التصميم نوع المتدربين وخلفياتهم المعرفية عن الموضوع كما لابد من النظر إلى ميزانية الشركة وقدرتها على تنفيذ نوع معين من التدريب دون الآخر.
٣. التطوير Develop:
بعد الانتهاء من مرحلة التصميم الأولية للبرنامج من خلال وضع الأفكار الرئيسية لابد من العمل على تطوير البرنامج التدريبي من خلال اعادة ترتبب الافكار وصياغة اللهداف التدريبية بشكل اكثر وضوحا واضافة كل ما من شأنه دعم البرنامج التدريبي ليصل الى الغاية المنشودة منه.
٤. التطبيق Implement:
تأتي مرحلة تطييق البرنامج كإحدى المراحل المهمة في نجاح العملية التدريبية من خلال العمل في هذه المرحلة على عملية نقل المحتوى العلمي المطلوب للمتدربين من أجل الوصول إلى الغاية المراد منها التدريب. ولابد للمدرب من مراعاة تقديم المادة بشكل يؤدي إلى تطبيق المتدربين للمعارف في بيئة العمل. وتجهيز كل ما من شأنه لتعزيز موضوع المادة من امثلة وكتيبات ووسائل توضيحية وغير ذلك.
٥. التقييم Evaluate:
تعتبر مرحلة تقييم البرنامج تتويج لكل المراحل السابقة وتعتمد هذه المرحلة على جمع البيانات عن ما إذا حقق البرنامج الأهداف المرجوة أم لا. ويتم التقييم خلال عدة مراحل ومن عدة جهات، حيث يتم تقييم البرنامج التدريبي أثناء العملية التدريبية من قبل المدربين من خلال تعبئة نماذج معينة يتم تصميمها لهذا الغرض يتم من خلالها معرفة ما إذا كان البرنامج التدريبي مناسبا لفئة الخضور أم لا..كما تعتبر الاختبارات إحدى وسائل تقييم البرنامج التدريبي، كما يتم أيضا تقييم مدى فاعلية البرنامج على أرض الواقع من قبل مراقبة المشرفين والمدراء لأداء المتدربين.
رابعاً: تحديد الاحتياجات التدريبية
- مفهوم عملية تحديد الاحتياجات التدريبية
تتعدد الآراء حول مفهوم الاحتياجات التدريبية ونذكر منها :
تتمثل الاحتياجات التدريبية فى الفرق بين مستوى الأداء الفعلى ومستوى الأداء المرغوب لدى عدد أو أعداد من العاملين فى موقع أو مستوى تنظيمى أو أكثر بحيث يؤدى سد هذه الاحتياجات لتحسين الأداء أو معالجة مشكلات قائمة.
إن تحديد الاحتياجات التدريبية يمثل مرحلة التشخيص بالنسبة للعملية التدريبية.
ويحدد الدكتور على محمد عبدالوهاب مفهوم الاحتياجات التدريبية من جانبين:
الأول : وهو المعلومات أو الاتجاهات أو المهارات أو القدرات السلوكية المعينة التى يراد تنميتها أو تغييرها أو تبديلها بسبب تغيرات تنظيمية أو تكنولوجية أو إنسانية .
الثانى : وهو ضعف أو نقص مهارات فنية أو إنسانية واقعية أو محتملة الحدوث فى قدرات أو معلومات أو اتجاهات العاملين .
في تقييم وتقدير الاحتياجات التدريبية للمنظمة يمكن تحديد الفجوة بين الاحتياجات والمهارات الحالية. وعادة ، يوجد خياران لإغلاق فجوة المهارات داخل الشركة وهما التعيين أو التدريب (وتسمى أيضا قرار الصنع أو الشراء). فعلى سبيل المثال، يمكن للمنظمة التعاقد مع الآخرين الذين يملكون المهارات المطلوبة (خيار التعيين) أو يمكن للمنظمة تدريب وتطوير الموظفين الحاليين(خيار التدريب). وتوجد أسباب وجيهة لتفضيل أحد الخيارين على الآخر. بعض البحوث تعرض أن عملية التعيين ليست فعالة في المنظمات التي تعتمد اعتماداً كبيراً فى عملها على التفاعل الاجتماعى بين الموظفين وبعضهم البعض، ويكون منطقيا استخدام التدريب والتعليم لتطوير مهارات العاملين بدلاً من استبدالهم وتبقي هذه الشبكات الاجتماعية الحرجة في مكانها. وهناك عامل رئيسي آخر للاختيار بين التدريب أم التعيين وهو معدل التغير التكنولوجي فى العمل. إن تعيين المواهب الجديدة يكون أكثر ملائمة بالنسبة للشركات في الصناعات التي تتغير فيها التكنولوجيا والأسواق بسرعة لذلك لا توجد ضرورة لتطوير المهارات اللازمة للجيل المقبل في الداخل وبالتالي الاستفادة من تعيين موظفين لديهم المهارات المطلوبة من سوق العمل الخارجي.
- أهمية تحديد الاحتياجات التدريبية:
في كثير من الأحيان، يتم النظر إلى عملية تحديد الاحتياجات التدريبية في المنظمة بمعزل عن النتائج أو الأهداف طويلة الأجل التي تسعى المنظمة الى تحقيقها. ونتيجة لذلك لا تكون الدورات التدريبية التى تقوم المنظمة بتنفيذها جزءاً من إستراتيجية المنظمة الشاملة لتحسين الأداء. كل هذا يمكن تجنبه من خلال بذل جهد لتقييم الحاجة إلى التدريب ، وجمع المعلومات عن التدريب والحاجة الفعلية أو المحتملة للمشاركين وتعتبر هذه هى الخطوة الأولى في تصميم خطة برامج تدريبية شاملة للمنظمة وتتفق مع إستراتيجية وأهداف المنظمة طويلة الأجل.
يتم القيام بعملية تحديد الاحتياجات التدريبية لسبب واحد وهو اكتشاف ما الذي يَحتاجُه المتدربون فى المنظمة لِكي يَكُونوا ناجحينَ. ومن المُهمِ تَذْكير أنه مع ذلك فالتدريب خيار واحد من بين مجموعة من الخيارات التى لا تعد ولا تحصى التي قد تكون الجواب لملء فجوة الأداء.
إن هدف عملية تحديد الاحتياجات التدريبية جمع المعلومات اللازمة لتحديد احتياجات التعلم لكل فرد بالمنظمة وتحليل الاحتياجات التدريبية بصورة عامة لكل قطاع من قطاعات المنظمة.
- العوامل التي يجب اخذها بالاعتبارعند تقدير فجوة الأداء:
- مشاركة أصحاب الشأن والمشاركين المستهدفين في تقدير الاحتياجات وعملية تخطيط التدريب، وذلك لكسب دعمهم.
- تقرير فيما إذا كان التدريب ضروريا وبحاجة إليه.
- تحديد الفئة المستهدفة من موضوع التدريب.
- تحديد النتائج المتوقعة من التدريب.
- تحديد الفئة المستهدفة من التدريب.
- تطوير المعايير التفصيلية لاختيار المتدربين.
- تقرير مستوى المشاركين من حيث: المعرفة، المهارة والتوجه لدى الفئات المستهدفة من التدريب.
- إعداد خطة التدريب السنوي.
- بناء قاعدة أساسية تساعد على قياس نتائج التدريب.
- طرق وأساليب تحديد الاحتياجات التدريبية
تتكون عملية تحديد الاحتياجات الحقيقية من ثلاث مراحل مترابطة يمكن أن ينطبق على فرد أو جماعة أو الأداء التنظيمي وتحليل القضايا.
- التحليل الاستقصائى : وفيه يتم تحديد تباين الأداء عن طريق تحديد الوضع الحالي للأداء مقابل الأداء المطلوب تحقيقه.
- تحليل المسببات : تحديد ما إذا كانت مشكلة الأداء بسبب القصور فى المهارة أم بسبب مشكلة أخرى.
- التدخل في اختيار والتصميم : تحديد ما ينبغي فعله ، وما هو العمل ، استنادا إلى الحقائق التي تم جمعها.
لا يوجد حل واحد يناسب جميع المنهجيات أو أسلوب واحد يعمل في جميع الحالات، فإنه فى معظم الحالات يكون استخدام مجموعة من الوسائل والطرق ضرورياً للحصول على بيانات صحيحة والوقوف على الأسباب الجذرية لمشكلة الأداء، وكذلك لأن عملية تحديد الاحتياجات تحتاج إلى كثير من الوقت والموارد ، فمن الأفضل أن يتم استخدام مزيج من الاستراتيجيات لمعرفة الاحتياجات الحقيقية.
ويرى جارى ديسلر أن تحليل الاحتياجات التدريبية يقوم على أساسين هما : تحليل المهمة Task Analysis ، وتحليل الأداء Performance Analysis .
وتشير الدراسات أن 19 % من مسئولى التدريب يقولون أنهم يستخدمون تحليل المهام لتحديد الاحتياجات التدريبية وخاصة للموظفين الجدد، أما تحليل الأداء فهو للأفراد القائمين بالعمل فعلاً من حيث نقد أدائهم وعيوبهم، وهناك طرق أخرى للتعرف على الاحتياجات التدريبية مثل تقارير المشرفين، والسجلات الشخصية، والملاحظات، واختبار المعرفة بالوظيفة، وقوائم الاستبيان.
***
انتهت بحمد الله المقالة الثالثة من مسار كيم التعليمي لتخطيط التدريب وتقييمه
بقلم د/ خالد توفيق
– تابعنا على صفحة موسوعة كيم لتنمية المهارات وبناء القدرات
أو تواصل معنا ( مركز الخبرات الإدارية والمحاسبية / كيم ) على رقم جوال أو واتس أب : 00201005289720
====================
هذه المادة محمية بحقوق الملكية لمركز كيم للتدريب والإستشارات ولايحوز الاقتباس منها الا بعد اذن كتابي من المالك CAME CENTER
اعداد / حمدي حسن – نائب مدير التدريب بمركز كيم