سلسلة مقالات-الاتجاهات الحديثة في المراجعة- بقلم أ. د/ مدحت كمال- المقالة السادسة

سلسلة مقالات – الاتجاهات الحديثة في المراجعة

بقلم أ. د/ مدحت كمال

المقالة السادسة

الظوابط الرقابية لعناصر النظام المالى الأساسية

أولا :     الظوابط الرقابية للنقدية.

ثانيا :           الظوابط الرقابية للأجور .

ثالثا :   الظوابط الرقابية للسلفة- للعهد (المصروفات النثرية).

رابعا :    الظوابط الرقابية للمشتريات و المخازن.

خامسا : الظوابط الرقابية للمصروفات الادارية. 

سادسا :  الظوابط الرقابية للأصول الثابتة .

أولا :   الظوابط الرقابية للنقدية :

طرق اختلاس النقدية عديدة ولا يمكن حصرها بالكامل، من هذه الطرق ما يلى :

1-اختلاس متحصلات من العملاء أثبتت بالدفاتر وتغطية هذا الاختلاس بإحدى الوسائل الأتية:

• إظهار مجموع بأقل مما يجب في خانة المقبوضات في دفتر الصندوق مع إظهار مجموع أكثر مما يجب في خانة الخصم المسموح به حتى يتم التوازن الحسابى مع الخانات التحليلية.
• إثبات خصم لا يستحقه العميل نظراً لفوات مهلة الإئتمان المتفق عليها، واختلاس قيمة الخصم من المبلغ الكامل الذى دفعه العميل.
• التلاعب في مذكرة تسوية البنك حتى يتطابق رصيدها مع رصيد دفتر الصندوق. ويتم هذا التلاعب بتضخيم رقم الإيداعات التي لم يقيدها البنك بعد أو بتخفيض مبلغ الشيكات المسحوبة ولم تقدم للصرف بعد من البنك أو بإجراء خطأ متعمد بعمليات الجمع والطرح في المذكرة.
• الإستفادة بطريقة غير مشروعة من وجود حسابات في أكثر من بنك .

2- اختلاس متحصلات من العملاء مع عدم إثباتها. ولتغطية الموقف تتبع الوسائل الآتية لعدم إثارة الأعتراض من جانب العملاء:

أ- الإحجام عن إرسال كشوف حسابات للعميل المختص.

ب- تجزئة الدفعات.

ج- إجراء قيود وهمية في حسابات العملاء مثل اعتبار رصيد الحساب ديناُ معدوماُ أو قيد مسموحات صورية واختلاس المبالغ المقابلة أو إجراء القيد الوهمى بفتح حساب باسم عميل صورى بدلا من حساب العميل الذى اختلس متخصلاته.

3- إثبات عمليات البيع الآجلة بأقل من مبالغها الصحيحة بينما ترسل الفواتير للعملاء بالقيمة الكاملة وعند ورود التسديدات يختلس الفرق.

4- عدم إثبات قسائم بيع نقدى إذا كانت أصلا أرقامها غير مسلسلة أو إثباتها بمالبغ أقل من حقيقتها وذلك بإستخراج الأصل الذى يأخذه العميل ويدفع على أساسة المبلغ الحقيقى بينما صور القسيمة التي يحتفظ بها تدون بمبلغ أقل مع أختلاس الفرق.

5- اختلاس نقدية من صندوق المصروفات النثرية وتغطيتها برفع مبالغ المستندات عن قيمتها الحقيقية أو تقديم مستندات وهمية أو مستندات خاصة بمدد سابقة بعد تعديل تواريخها.

6- اختلاس مبالغ من البنك بصرف شيكات مزورة لحامله أو شيكات موقعة على بياض وتغطية الاختلاس عن طريق.

• إظهار مجموع خانة المدفوعات في دفتر الصندوق بأكثر من الحقيقة مع إظهار مجموع خانة الخصم المكتسب بأقل من الحقيقة.
• إثبات شيك آخر مسحوب في دفتر الصندوق بمبلغ أكبر من الحقيقة لتغطية المبلغ المختلس.

7- الحصول على توقيعات المسئولين على شيكات بناء على تقديم فواتير وهمية أو فواتير سبق صرف قيتمها، وتزوير توقيعات المستفيدين وتحصيل القيمة من البنك.

8- تسديد حساب أحد الموردين بأكثر من المستحق له أو بدون أخذ الخصم المكتسب في الحسبان ثم اقتسام الفرق أو الخصم مع المورد.

9- إدارج أسماء عمال وهميين أو إدراج اسماء عمال تركوا الخدمة في كشوف الأجور وصرف مبالغهم عن طريق تزوير التوقيعات.

هذا، ولا توجد طريقة للضبط الداخلى تمنع اختلاس النقدية منعاً باتاً. ولكن أى طريقة مقترحة تحاول فقط الإقلال من فرص الغش والأخطاء.

ومن الإجراءات الهامة الواجب مراعاتها عند ظبط النقدية ما يلي :

1- تحديد واجبات الصراف بحيث لا تكون له علاقة بالتوقيع على الشيكات أو بدفع الأجور والمرتبات أو المصروفات النقدية الأخرى أو بالقيد في الحسابات الشخصية للمدينين أو الدائنين أو بالاطلاع عليها ويجب ألا يكلف الصراف بالاحتفاظ بالاستثمارات أو أوراق القبض أو البضاعة أو بقيدها في الحسابات وعموما يجب أبعاد الصراف عن جميع العمليات التي قد تغريه بالتلاعب في النقدية أو تسهل له تغطية ما قد يرتكبه من اختلاسات فيها .

2- تجهيز مستند لكل عملية قبض أو دفع ويتم إنشاء المستند ومراجعته واعتماده في أقسام أخرى خلاف قسم الخزانة ويقتصر واجب الصراف على أن يرى أن المستند مستوف لإجراءات الاعتماد الشكلية طبقا للتعليمات المحددة.

3- الفصل بين عمليات التحصيل والصرف فالصراف الرئيسي يعهد إليه بتحصيل المقبوضات وإيداعها بالكامل يوميا في البنك أما المدفوعات الكبيرة فتصدر بها شيكات والمدفوعات النقدية المنتظمة كالمرتبات والأجور يعهد بها إلى صراف مساعد والمدفوعات النثرية يحتفظ بعهدتها موظف آخر.. وهكذا ويهدف فصل المقبوضات عن المدفوعات إلى منع أجراء أي مدفوعات وهمية من الإيرادات كما انه يسهل كثيرا أمر محاسبة كل صاحب عهدة عن عهدته.

4- أجراء القيد في دفاتر تسجيل حركة النقدية أولا بأول ومطابقة الرصيد الدفتري على رصيد النقدية الموجود فعلا لدى الصراف أو صاحب العهدة بالجرد الفعلي المفاجئ من حين لآخر.

5- قيام شخص مستقل باستلام كشوف البنك ومراجعتها مع دفتر الصندوق وتجهيز التسوية لمطابقة الأرصدة.

6- عدم الخلط بين الأموال الخاصة وبين أموال المنشاة وإعطاء التعليمات المشددة للصراف بالا يستعمل أمواله الخاصة في سداد أي مدفوعات تتعلق بالمنشاة ولا في سداد أي عجز في العهدة وكذلك عدم استخدام أموال المنشاة لأغراض شخصية أو إعطاء سلف غير معتمدة للموظفين أو غيرهم ويهدف كل ذلك إلى تحقيق الدقة التامة عند محاسبة الصراف عن عهدته.

7-تحضير مذكرة التسوية دوريا بواسطة شخص مسئول بخلاف أي موظف تكون له علاقة بالنقدية أو تحضير الشيكات أو إيداع النقدية بالبنوك أو الاحتفاظ بدفتر الأستاذ.وترسل كشوف الحسابات مباشرة إلى هذا المسئول عند وصولها.

ويراعى عند مراجعة كشوف حسابات البنك وتحضير مذكرة التسوية أجراء الخطوات التالية :

(أ) مراجعة أرقام الشيكات المسحوبة ومبالغها من واقع كشوف الشيكات المسحوبة على كشوف حساب البنك وكذلك التحقيق من التواريخ والمبالغ مع التحري عن أي أرقام شيكات ساقطة.

(ب) مراجعة الايداعات من واقع دفتر الصندوق أو قسائم الإيداع على كشوف حساب البنك وتتبع تواريخ الإيداعات في كشوف البنك ودفتر الصندوق لملاحظة أي تأخير في الإيداع.

(حـ) تتبع جميع التحويلات المقيدة بالحسابات

(د) تتبع الشيكات التي لم يتقدم المستفيدون بصرفها لمعرفة أسباب ذلك خصوصا تلك التي مضى عليها مدة طويلة حتى لو تطلب الأمر الاتصال بهم للتعرف على سبب تأخير صرفهم للشيكات التي سبق إرسالها إليهم

(هـ) التأكيد من قيد العمليات الواردة بكشوف حساب البنك وليس لها مقابل في دفتر الصندوق هذا ويحتفظ بمذكرات التسوية في ملف خاص ويوقع عليها الموظف المسئول ويلاحظ في هذا الصدد انه من الأفضل تغيير الموظف المسئول عن تحضير مذكرة التسوية من حين إلى آخر .

وتجدر الإشارة إلى الظروف العملية التي قد يتسبب عنها الاختلاف بين القيود في دفتر الصندوق والقيود المقابلة لها في كشوف حساب البنك هذه الظروف يمكن تلخيصها تحت المجموعتين التاليتين :

(أ) العمليات المقيدة في دفتر الصندوق ولم ترد في كشوف البنك مثل :

• – الشيكات المسحوبة ولم تقدم بعد للصراف من البنك وعادة يتقدم المستفيدون بالشيكات لصرفها خلال فترة بعد استلامها
• – تأخر قيد بعض الإيداعات بالبنك أما بسبب توريد النقدية بعد موعد إقفال الحسابات اليومية في البنك وفى هذه الحالة يقبل البنك التوريد على أن يتم القيد في اليوم التالي وإما بسبب اشتمال النقدية المودعة على شيكات لا يقيدها البنك ألا بعد إتمام تحصيلها

(ب) العمليات المقيدة في كشوف البنك ولم ترد بعد في دفتر الصندوق مثل :

• الإيداعات المباشرة في البنوك لحساب المنشاة من مندوبي البيع أو الوكلاء أو مديري الفروع والتي لم تتسلم المنشاة بعد الأخطارات المتعلقة بها.
• المدفوعات التي أعطت المنشاة للبنك حق أجرائها مباشرة طبقا لاتفاق خاص مثل الاشتراكات الدورية وفوائد وأقساط القروض وغيرها.
• فوائد وأرباح الاستثمارات المحتفظ بها لدى البنك والتي يقوم بتحصيلها نيابة عن المنشاة.
• قيود تصحيح أخطاء لاحظها البنك سواء بالنسبة للإيداعات أو المدفوعات ولم تصل الإخطارات بها للمنشاة بعد ذلك .
• مصروفات البنك المختلفة التي يقيدها على المنشاة وهذه لا تعلم بها المنشاة إلا من واقع الكشوف ومثالها مصروفات البريد ومصروفات حفظ الاستثمارات وغيرها .
• الشيكات المرفوضة التي سبق للبنك قيدها للمنشاة ضمن الايداعات وذلك إذا كان البنك يسير على خطة قيد جميع الإيداعات فورا دون انتظار التحصيل.

ويتطلب الأمر ضرورة أجراء المطابقة بين رصيدي كشوف البنك ودفتر الصندوق إذ نادرا ما يتفق الرصيدان في أي تاريخ ولذلك يراعى دائما قبل تحضير مذكرة التسوية أن يتم إثبات القيود الواردة تحت المجموعة (ب) أعلاه في نفس الفترة التي قيدها البنك فيها حتى تتحمل الفترة المالية بجميع المصروفات كما تستفيد بالإيرادات الخاصة بها وبذلك يظهر المركز المالى الصحيح ومتضمنا آثار تلك الأحداث التي وقعت قبل نهاية الفترة بالرغم من تأخر إخطار الوحدة بها إلى ما بعد تاريخ الإقفال.

8- يقوم مسئول بمقارنة حركة النقدية بكشوف البنك مع الحركة بدفتر الصندوق وتتم هذه المقارنة بطريق الاختبار و تعتبر النقدية من الأصول الهامة لذلك ينبغي أن تكون الإدارة على علم بأرصدة البنوك عن طريق تقديم تقارير يومية أو أسبوعية أو شهرية بها تفصيل مجاميع الإيرادات والمدفوعات كما يلي:

كشف المقبوضات والمدفوعات

وهكذا يمكن تلخيص النقاط الهامة فى الرقابة على النقدية فيما يلي

• التحقق من قيام المنشأة بالتأمين ضد خيانة الأمانة على جميع العاملين الذين يتعاملون مع النقدية .
• التحقق من قيام المنشأة بإعداد كشف بجميع الشيكات الواردة عن طريق البريد.
• التحقق من تسوية أرصدة الحسابات المدينة من خلال كشف حركة النقدية اليومى.
• التحقق من قيام المنشأة بإثبات المتحصلات النقدية بدفتر يومية المقبوضات ودفاتر الأساتذة المساعدة.
• التحقق من إيداع النقدية التى يتم تحصيلها بالخزينة بالبنك يوميا.
• التحقق من مطابقة إجمالى التحويلات (من الخزينة للبنك) بكشف حركة الخزينة مع إجمالى المبلغ المودع بالبنك من واقع قسيمة إيداع النقدية بالبنك والتى تم ختمها من البنك مما يفيد الإيداع .
• التحقق من إثبات المبيعات النقدية باستخدام آلة إثبات النقدية واستخدام إيصالات قبض مسلسلة الأرقام.
• إجراء التسويات الدورية (عادة فى نهاية كل شهر) للأرصدة الظاهرة بكشوف حساب البنك وذلك عن طريق موظف ليس له علاقة بالتعامل مع النقدية أو دفاتر النقدية.
• التحقق من قيام موظف ليس له علاقة مباشرة بالتعامل بالنقدية أو التسجيل بكشف حركة الخزينة أو دفتر يومية المقبوضات بمراجعة مجموع النقدية المحصلة لكل آلة إثبات نقدية.
• التحقق من إتمام مدفوعات المنشأة التى تزيد عن رقم مناسب (مثلاً كأن يتراوح بين 5000 إلى 50000 جنيه) عن طريق إصدار شيكات بقيمتها.
• التحقق من وجود المستندات المؤيدة للمدفوعات النقدية أو المدفوعات بشيكات كذلك التحقق من ختم هذه المستندات بخاتم (دفع) عند التوقيع على الشيكات الخاصة بدفع قيمتها حتى لا يتكرر الصرف.
• التحقق من اعتماد الشيكات بواسطة مسئول إدارى ليس له علاقة مباشرة بالتعامل مع النقدية أو دفاتر النقدية.
• التحقق من وجود حساب مستقل بالبنك أو البنوك التى تتعامل معها المنشأة للقيام بعمليات صرف الأجور والمرتبات والحوافز والمكافآت الخاصة بالعاملين بالمنشأة.

*  وبالتالى عند  إجراء الفحص لاكتشاف اختلاس نقدية نراعى ما يلى :

• جميع دفتر النقدية ومراجعته مستنديا، والحصول على شهادات من البنك بأرصدة أول وآخر المدة، مع المراجعة الكاملة مع كشف حساب البنك ومذكرة التسوية ومتابعة تاريخ إيداع المتحصلات.
• إذا كانت الأموال المفقودة يشك فى أن تكون من المبالغ المحصلة من المدنيين فإنه عادة ما يلجأ الموظف المختلس إلى سداد الرصيد المستحق على العميل الذى اختلست المبالغ المحصلة منه عن طريق استخدام المبالغ المحصلة بعد ذلك عملاء آخرين. وتستمر هذه العملية بصفة متكررة، حيث يلجأ الصراف إلى تجزئة المتحصلات ليصل إلى تحقيق هدفه، ولاكتشاف ذلك يجب فحص قسائم الإيداع الأصلية بالبنك سوف تتضمن البيان الصحيح لمبلغ كل شيك وارد بينما تظهر أى تجزئة فى الكعب أو الصورة، هذا بفرض أن جميع المتحصلات النقدية أو الشيكات تودع بالبنك دائما، ويلاحظ أن مثل هذه المراجعة سوف تكشف أيضا أى تلاعب فى الخصم المسموح به أو المسموحات.
• يجب تحقيق أرصدة المدينيين عن طريق المصادقات للعملاء حيث يرسل بيان بالأرصدة الواردة بالدفاتر ويطلب منهم إرسال ردهم إلى المراجع مباشرة فى حالة عدم صحة البيان.
• يجب اختبار صور الإيصالات مع دفتر النقدية للتأكد من صحة المقبوضات، وإذا كان المشروع يستخدم سجلات فرعية لتسجيل العمليات النقدية وخاصة المقبوضات فيجب مراجعة ومطابقة هذه السجلات مع دفتر النقدية الأصلى.
• يجب مراجعة المتحصلات النقدية الخاصة بسداد الكمبيالات المستحقة للمشروع والتأكد من السداد فى ميعاد الاستحقاق، وفحص الأوراق التجارية التى لم يحن ميعاد استحقاقها بعد.
• يجب الاهتمام بمراجعة مستندات المدفوعات النقدية، ويفضل عادة فحص الشيكات المرتدة للمشروع والتظهيرات عليها، وفى حالة المستندات المفقودة يجب الحصول على بدل فاقد لها، كما يجب مراجعة حسابات مسحوبات الشركاء فى شركات الأشخاص والحسابات الجارية لأعضاء مجلس الإدارة فى شركات الأموال، مراجعة مستندية الحصول على موافقتهم على صحتها.
• يجب مراجعة دفتر صندوق المصروفات النثرية مستنديا وحسابيا، نظرا لاحتمال أن يكون هو مصدر الغش.
• يجب مراجعة مدفوعات الأجور والمرتبات والتأكد من صحة أسماء العاملين والمبالغ المدفوعة لهم.
• عند مراجعة دفتر أستاذ المدينين يجب الاهتمام بالقيود الخاصة بالمسموحات وبالديون المعدومة، إذ قد تجرى قيود بها لتغطية اختلاسات فى النقدية المحصلة، كذلك يجب الاهتمام بقيود المردودات والتأكد من الاستلام الفعلى للبضاعة المرتدة.

10- قد يكون الغش قد تم عن طريق عدم تسجيل مبيعات فى يومية المبيعات الآجلة ثم اختلاس النقدية المحصلة وذلك دون الحاجة إلى التلاعب فى الدفاتر، ولكى يمكن فحص ذلك يجب اختبار دفتر أوامر الشراء الواردة من العملاء مع يومية المبيعات للتأكد من أن كل الأوامر لتى تم تنفيذها قد صدر بها فواتير وسجلت هذه الفواتير فى يمية المبيعات، كما يجب الإطلاع على دفتر الصادر من المخازن، وفى حالة المبيعات النقدية يجب أن تراجع مستنديا بالتفصيل والتأكد من سلامة نظام الرقابة الداخلية المتبع.

11- تراجع فواتير الشراء مع يومية المشتريات للتأكد من عدم إثبات بعضها أكثر من مرة وتدفع قيمة الفاتورة الأصلية للمورد بينما تختلس قيمة صورة الفاتورة، وفى حالة فقد فواتير الشراء يجب الحصول على بدل فاقد للفواتير المفقودة، وتقارن كشوف حساب الموردين فى دفتر أستاذ الدائنين، كما يراجع دفتر كشوف حساب الموردين فى دفتر أستاذ الدائنين، كما يراجع دفتر البضاعة الواردة مع يومية المشتريات الآجلة للتأكد من أن كل الفواتير تتعلق بمشتريات حقيقية.

12- فى حالة ما إذا كان الشخص الذى ارتكب الغش له القدرة على التسجيل فى كل الدفاتر المحاسبية، فإنه من الضرورى مراجعة كل عمليات الترحيل ومجاميع الدفاتر حتى ميزان المراجعة المعد بواسطة هذا الشخص.

وإذا تمت عملية الفحص طبقا للإجراءات والخطوات السابقة، ومع مراعاة الظروف فى كل حالة، فإنه يمكن التوصل إلى مواطن اختلاس النقدية.

***

انتهت بحمد الله المقالة السادسة لمسار كيم التعليمي للاتجاهات الحديثة في المراجعة

بقلم أ. د/ مدحت كمال

أستاذ المحاسبة والمراجعة – كلية التجارة – جامعة عين شمس

– تابعنا على صفحة موسوعة كيم لتنمية المهارات وبناء القدرات

أو تواصل معنا  ( مركز الخبرات الإدارية والمحاسبية / كيم ) على رقم جوال أو واتس أب : 00201005289720

====================

هذه المادة محمية بحقوق الملكية لمركز كيم للتدريب والإستشارات ولايحوز الاقتباس منها الا بعد اذن كتابي من المالك CAME CENTER

اعداد / حمدي حسن – نائب مدير التدريب بمركز كيم