سلسلة مقالات – الاتجاهات الحديثة في المراجعة
بقلم أ. د/ مدحت كمال
المقالة العاشرة
خامسا : الظوابط الرقابية للمصروفات الإدارية :
وتتضمن أي مصروفات عن خدمات تستنفذ في العمليات الإدارية مثل إيجارات مباني الإدارة والانتقالات والتليفزيون والبريد والتأمين و الأتعاب والعمولات والاشتراكات … الخ .
وفيما يلي إجراءات المراقبة لبعض البنود المتعلقة بالمصروفات الإدارية :
(أ) مصروفات المكتب
ويدخل تحت هذا البند المصروفات المكتبية الإدارية المختلفة ، ويفضل تحليل هذا البند إلى عناصره المختلفة . كما قد يتبع بالنسبة لهذه المصروفات تقدير مبالغ معينة ليتم الصرف في حدودها .
(ب) مصروفات البريد والدمغة .
وهذا البند مصدر كبير لإساءة الاستعمال والاختلاس ، ولذلك ينبغي ضبطه على أساس عمل عهده للبريد كما في حالة المصروفات النثرية وعلى أساس السلفة المستديمة . وفي هذه الحالة يتبع الآتي :
في حالة كبر عدد المراسلات الصادرة فإنه يفضل تخصيص قسم البريد الصادر تمر عليه جميع خطابات البريد الصادرة وهذا أفضل من أن يكون كل كاتب في أي قسم له حق طلب طوابع وإرسال البريد بمعرفته .
عمل دفتر طوابع مقسم إلى خانات حسب الإدارات التي استفادت بإرسال الخطابات .
– يعمل طلب الاستعاضة عندما توشك عهدة البريد على النفاد ويكون به ملخص للطوابع التي استعملت والمطلوب استعاضتها ، ويكون هذا الطلب هو أساس الشراء والقيد .
– تجرد العهده من حين إلى آخر بواسطة مسئول .
هذا وفي حالة كبر عدد الخطابات فيفضل استعمال آلة لصق الطوابع ” آلات التنمير ” التي تنمر كل خطاب يصدر بمعرفة المنشأة ويتم التحاسب مع مصلحة البريد على أساس عدد الخطابات التي أرسلت .
(جـ) مصروفات التليفون
تضبط المكالمات التليفونية بتخصيص سنترال تطلب المكالمات عن طريقه ، كما يقوم بتسجيل جميع المكالمات الصادرة في سجلات خاصة لكل من :
المكالمات الداخلية حيث تحصر مكالمات كل إدارة على حدة وتعرض قائمة منها كل فترة على موظف مسئول لمقارنة عدد المكالمات عن المدة بتلك التي تخص مدة سابقة .
المكالمات الخارجية حيث يدون في السجل اسم طالب المكالمة ولمدة والغرض … الخ هذا وتعمل بعض المنشآت على مطالبة العاملين بالمكالمات الخاصة أو تخصم قيمتها من مرتباتهم كل مدة معينة.
(د) العمولات :
يراعي لضبط العمولات ما يلي :
1- تحدد أنواع العمليات التي تحسب عليها عمولة تحديداً تاماً .
2- يتم الاتفاق سلفاً في اتفاقات محددة المعالم تتضمن طريقة حساب العمولة وتكون هذه الاتفاقات هي أساس الموافقة على الصرف ، وذلك بواسطة شخص مسئول يقوم بمراجعة الصرفية قبل إرسالها إلى الحسابات .
3- الاحتفاظ بسجل للعمولات. ويسطر السجل بحيث يتناسب مع عدد العمليات ، وقد يتطلب الأمر تخصيص دفتر أستاذ مساعد في حالة كبر عدد الحسابات ويشتمل على حساب لكل موظف يبين فيه مبالغ العمولة التي يستحقها والمبالغ التي صرفت من حسابها والرصيد .
(و) ضبط مصروفات الانتقال :
ينبغي وجود تعليمات كتابية بشأن صرف بدل ومصروفات الانتقال للموظفين إذ أن التساهل في الصرف يؤدي إلى ضياع أموال كبيرة على المنشأة . وتعتمد أسس الضبط على طريقة المحاسبة على مصروفات الانتقال .
وفيما يلي عرض لبعض الحالات :
يقوم الموظف بدفع المصروفات الخاصة به وبعد ذلك يحاسب عليها المنشأة في آخر كل فترة يتفق عليها .
ويدون في طلب صرف مصروفات الإنتقال تفاصيل الانتقالات التي قام بها ثم يراجع طلب الصرف بواسطة موظف مسئول ويفحص بنود الصرف فحصاً دقيقاً قبل أن يوافق على الصرف .
في حالة السفريات يتطلب الأمر تقديم المستندات الخاصة بالسفرية وترفق بطلب الصرف وتلغى إلغاءاً ظاهراً . وينبغي أن تكون الفواتير معتمدة ويكون معلوماً أن أية مصروفات غير معززة بالمستندات يرفض صرفها . وتقارن مصروفات الانتقال التي يطلبها الموظف مع تلك التي يطلبها موظف آخر أو التي طلبها نفس الموظف عن مدة سابقة .
وتتم هذه المقارنة بواسطة المدير المختص ويوقع على طلب الصرف بما يفيد ذلك . وقد ترى المنشأة قبل السفرية عمل موازنة للمصروفات المنتظر أن يتحملها الموظف وتكون هذه أساساً للمقارنة والضبط . ولتسهيل عملية المراقبة تحدد بعض المنشآت معدل ثابت أو فئة بدل سفر لكل مدينة ، ويتم التحاسب على أساسها دون الحاجة إلى طلب مستندات .
وبالنسبة للانتقالات الداخلية قد يفضل أن يصرف مبلغ ثابت شهري دون الالتجاء إلى تسوية آخر الفترة .
سادسا : الظوابط الرقابية للاصول الثابتة :
على الرغم من تباين أهداف وإجراءات التحقق لكل نوع من أنواع الأصول، فإن هناك مجموعة من الأهداف العامة التى تستخدم مع جميع الأصول. ومن الملاحظ أن هناك علاقة وطيدة بين أهداف التحقق والإجراءات التى تستخدم للوصول إلى هذه الأهداف.
وتتمثل الأهداف العامة للتحقق من الأصول على مختلف أنواعها والإجراءات المرتبطة بها، فيما يلى:
(1) التحقق من الوجود.
(2) التحقق من الملكية.
(3) التحقق من القيمة أى تقييم الأصل.
(4) التحقق من وجود أى حقوق للغير على الأصل.
(5) التحقق من الدقة الحسابية.
(6) التحقق من سلامة العرض فى القوائم المالية.
(7) التحقق من استمرار منفعة الأصل.
(8) التحقق من وجود سلطة الاعتماد.
وعلى الرغم من أهمية جميع الأهداف السابقة فى إجراء اختبارات المراجعة الميدانية، فقد يكون ترتيب التوصل إليها له شكل معين يحدده مراقب الحسابات، وكذلك فإن هناك العديد من مزاولى المهنة والمحاسبين يقتصرون فى الحديث عن أهداف التحقق من الأصول على الخمسة أهداف الأولى، ولكننا نؤكد مرة أخرى ضرورة الاهتمام بجميع الأهداف الثمانية السابق ذكرها، لأنها جميعها ضرورية للتحقق من عناصر الأصول، وسوف نتناول كل هدف من هذه الأهداف بشىء من التفصيل مع بيان الإجراءات الملائمة والمرتبطة بتحقيق كل هدف من هذه الأهداف.
1 – التحقق من الوجود Existence:
يتعين أن يكون الهدف الأولى للتحقق من الأصول على اختلاف أنواعها، التحقق من وجود الأصل المثبت بدفاتر الشركة والمخصص له أحد حساباتها. وسوف تختلف إجراءات التحقق حسب طبيعة الأصل. فالأصول المادية الملموسة يتم التحقق من وجودها من خلال التأكد المباشر بواسطة المراجع من خلال عمليات الجرد الفعلى أى الحصر المادى لتلك الأصول. أما الأصول التى تمثل حقوقاً مالية على الغير (حسابات العملاء) فيتم التحقق من وجود الأصل من خلال استخدام نظام المصادقات للتحقق من جدية وقانونية أرصدة العملاء والتى تمثل اعتراف صريح من الطرف المدين بوجود الدين لصالح المنشأة فى تاريخ معين وبمبلغ معين.
والمقصود فى هذه الحالة بوجود الأصل، هو تواجده وعدم كونه عنصراً صورياً بغض النظر عن مكان وجوده، فالمخزون السلعى يمكن التحقق من وجوده حتى ولو كان فى حيازة طرف آخر مثل أحد البنوك، وهنا يتم الحصول على شهادة معتمدة من الطرف الذى يحتفظ بهذا الأصل لبيان نوع وكمية وقيمة هذا الأصل، وسبب حيازة هذا الغير له (مثلاً فى حالة البنك فقد يكون الأصل مودعا لديه كضمان لقرض حصلت عليه المنشأة).
وفى بعض أنواع الأصول، فقد يعنى التحقق من الوجود ضرورة الحصول على قرائن كمية ونوعية يمكن الاعتماد عليها للتوصل إلى أهداف التحقق من وجود الأصل، ففى حالة المجوهرات أو بعض المواد الكيماوية الخاصة، فإن التحقق من وجود الأصل قد يتطلب ضرورة الاستعانة بخبير فى هذه الأصول لتحديد نوعية الأصل الموجود (ماس، مواد كيماوية ملتهبة .. الخ) ومدى تطابقها مع ما هو مقيد بدفاتر المنشأة. أما التحقق من الجوانب الكمية فسوف يعاون فى التحقق من القيمة.
2 – التحقق من الملكية Ownership:
إن وجود الأصل فى حيازة الشركة لا يعنى ملكية المنشأة له، فهناك الأصول المستأجرة من الغير وكذلك هناك الأصول المودعة لدى الشركة كضمان لتقديم قرض للغير أو كأمانة لبيعها لحساب الأصيل مقابل عمولة يتم الحصول عليها. ويتضمن هذا الهدف التحقق من استمرار ملكية المنشأة لهذا الأصل حتى تاريخ نهاية السنة المالية.
ونلاحظ أنه فى الكثير من الحالات تمثل حيازة الشركة للأصل مع توافر مستند يؤيد وجود هذا الأصل مثل فواتير الشراء أو عقد الشراء النهائى لمن القرائن الكافية على ملكية الشركة للأصل محل الفحص، وذلك كما هو الحال بالنسبة للآلات، الأثاث، الأوراق المالية. أما فى حالة أرصدة حسابات العملاء فإن التحقق من الملكية يتطلب فحص فواتير البيع والمتحصلات النقدية المتتابعة، وكذلك فى حالة السيارات قد تستخدم رخصة السيارة كقرينة للملكية. وقد يلجأ المراجع فى بعض الحالات إلى المحامين للتحقق من ملكية الأصل على أن يصل رد المحامى مباشرة على عنوان المراجع. وأخيراً فقد يتم الحصول على شهادة من طرف ثالث للتحقق من ملكية الأصل، مثل الشهادات التى يصدرها الشهر العقارى بعدم حدوث تصرفات فى الأصل حتى تاريخ نهاية السنة المالية كما هو الحال فى الأراضى والمبانى.
3 – التحقق من التقييم (قيمة الأصل) Valuation:
تختلف القيمة التى تستخدم لتحقيق هذا الهدف من اصل إلى آخر أو مجموعة من الأصول ومجموعة أخرى، ولكن المهم هو التحقق من استخدام الأساس الملائم للتقييم والذى يتميز بأنه من بين أسس التقييم المتعارف عليها. ويتلاءم مع طبيعة الأصل ويتم استخدامه بثبات من عام إلى آخر. ففى حالة الأصول المتداولة مثل المخزون والعملاء والاستثمارات يحتاج المراجع الخارجى لقرائن للتوصل إلى القيمة الجارية لهذه الأصول، مثل الاستعانة بأسعار السوق للاستثمارت، استخدام قوائم الأسعار الجارية والكتالوجات والبيانات المتاحة عن التكلفة التاريخية وتكلفة الإحلال بالنسبة للمخزون السلعى، أما حسابات العملاء فتحتاج إلى ضرورة الحصول على المصادقات ثم تحديد عمر أرصدة حسابات العملاء لتحديد مدى إمكانية تحصيل تلك الديون وتقدير الديون المشكوك فى تحصيلها.
أما فى حالة الأصول الثابتة تقل أهمية القيمة السوقية أو الجارية، ويتم الاستعانة بالتكلفة التاريخية من خلال الرجوع إلى مستندات الشراء مع ضرورة الأخذ فى الاعتبار للمصاريف الرأسمالية المرتبطة باقتناء تلك الأصول، وبعد ذلك ضرورة التحقق من كفاية الإهلاك الدفترى بالنسبة للأصول الثابتة الخاضعة للإهلاك على أن يخصم عبء الإهلاك من إيرادات الفترة وتخفيض قيمة الأصل به.
وفى بعض حالات الأصول قد يتم الاستعانة بخبراء متخصصين فى تقييم هذه الأصول لما لها من طبيعة مميزة أو طبيعة فنية، كما فى حالات الزهور أو اللوحات الفنية أو القطع الأثرية.
4 – التحقق من وجود أى حقوق للغير على الأصل Restrictions
ويرتبط هذا الهدف بالهدف الثانى من أهداف التحقق من الأصول (التحقق من الملكية)، ويتطلب هذا الهدف ضرورة الإفصاح عن أية قيود (حقوق) للغير على أصول المنشأة. وقد يؤدى وجود هذه الحقوق – فى بعض الحالات- إعداد قوائم مالية معدلة لإظهار تلك الأصول. ويتعين على المراجع الخارجى الحصول على القرائن اللازمة لتحقيق هذا الهدف من بينها:
أ – فحص عقود إصدار السندات، لبيان الضمان فى مقابلها إن وجد.
ب – فحص عقود القروض بين المنشأة والبنوك أو الدائنين للتعرف على شروط الحصول على القرض ومن أهمها نوعية الضمان المقدم من أصول المنشأة.
جـ – الحصول على شهادات من العميل (إدارة المنشأة التى تراجع حساباتها) بالأصول المقدمة كضمان للحصول على قرض أو المرهونة ضماناً لسداد التزام.
د – الحصول على شهادات من الغير مثل الشهادات التى يتم الحصول عليها من الشهر العقارى، أو من البنوك موضحاً بها أى قيود على أصول المنشأة.
هـ – فى حالة وجود الأصل المرهون فى حيازة الطرف الدائن، فسوف يتم اكتشاف ذلك عند إجراء اختبارات التحقق من الوجود الفعلى لتلك الأصول من خلال عمليات الجرد الفعلى.
5 – التحقق من الدقة الحسابية Accuracy of Amount:
يتمثل هذا الهدف فى التحقق من أن المبالغ الممثلة للأصل المعين تم عرضها بصورة صحيحة فى القوائم المالية. ويرتبط هذا الهدف بهدف التحقق من الوجود الكمى وإن كان هدفنا هنا التركيز على الدقة الحسابية، وتتضمن إجراءات التحقق من الدقة الحسابية ما يلى:
أ – إجراء الجرد الفعلى والحصر المادى.
ب – استلام المصادقات من العملاء ومطابقتها مع السجلات والمستندات المؤيدة لها.
جـ – التحقق من جميع العمليات الحسابية والتأكد من دقتها من خلال إعادة العمليات الحسابية مرة أخرى، وهذه العمليات ترتبط بإعداد المستندات، التسجيل الدفترى، نقل المجاميع من صفحة إلى أخرى فى دفاتر اليوميات المساعدة أو اليومية العامة، الترحيل إلى دفتر الأستاذ، الترصيد، مطابقة رصيد الحساب الإجمالى مع أرصدة الحسابات الفرعية المكونة له.
د – التحقق من احتساب أقساط إهلاك الأصول الثابتة لضمان عدالة توزيع تكلفة الأصل على سنوات عمره الإنتاجى.
هـ – إجراءات للتحقق من مدى ملاءمة العناصر المختلفة وتمشيها مع بيانات الفترات الأخرى، وهذه الملاءمة تعكس الدقة الحسابية والعكس صحيح فى غالبية الأوقات.
6 – التحقق من سلامة العرض فى القوائم المالية Financial Statement Presentation
ويهدف هذا الاختبار إلى التحقق من أن الأصول المختلفة تم عرضها بصورة ملائمة بالقوائم المالية الختامية. ويركز هذا الهدف على التبويب بالقوائم المالية ومدى تأثيره على دلالة تلك القوائم. ويتبع المراجع الخارجى فى هذا الصدد إجراء تحليل لخصائص كل أصل واستخدام قواعد التبويب التى تفصح عن الوصف الملائم، وطرق التقييم، والإفصاح عن طرق بديلة للتقييم (فى شكل ملاحظات)، وبيان الرهن وحقوق الغير على عناصر الأصول.
وفى بعض الحالات يتطلب الأمر الالتزام بنوع معين من التبويب وفقاً للتشريعات التى تصدر فى هذا الشأن والتى تكون ملزمة بالنسبة للشركات عند إعداد قوائمها المالية.
وهنا يذكر البعض بأن سوء التبويب أو عدم الدقة فى وصف العناصر المختلفة للأصول قد تكون أثاره خطيرة ولا تقل عن الآثار الضارة للخطأ فى تقييم تلك الأصول.
7 – التحقق من استمرار منفعة الأصل Usefulness:
يتمثل هذا الهدف فى التحقق من أن الأصول ما زالت لها استعمالات محتملة مستقبلاً، فعند الإفصاح عن تقادم أحد الأصول الثابتة أو أنه يستخدم لأحد المنتجات التى تقرر إيقاف إنتاجها، أو أن المخزون السلعى يتكون من أصناف راكدة، فإن هذه المعلومات ستكون ذات أهمية قصوى لمستخدمى القوائم المالية محل الفحص، وزيادة الثقة فى الاعتماد على ما تظهره من معلومات.
ويتم تحقيق هذا الهدف من خلال دراسة معدل دوران المخزون، وسجلات البيع عن فترة سابقة، أو الفحص المادى للأصول.
ويمكن التعبير عن هذا الهدف بصورة أخرى وهو أن من بين أهداف التحقق من الأصول : هو التحقق من كفاءة الإدارة فى استخدام الموارد المتاحة للوحدة عن طريق الاستثمار فى هذا الأصل.
8 – التحقق من وجود سلطة الاعتماد Authorization:
ويعنى هذا الهدف ضرورة تحقق المراجع الخارجى من وجود اعتماد مسبق لعملية اقتناء الأصل الثابت. وهنا نفرق بين حالتين:
أ – وجود سلطة عامة للاعتماد من خلال وضع لوائح المشتريات واقتناء الأصول الثابتة داخل الوحدة. فمثلاً قد تنص سياسات ولوائح المشتريات على أن عملية الشراء تبدأ من خلال طلب تعده إدارة الإنتاج وأمر شراء تصدره إدارة المشتريات بعد الاتصال بالموردين واختيار أفضل العروض. وكذلك عند منح الائتمان للعملاء، يتطلب الأمر على إدارة الائتمان التأكد من توافر شروط معينة فى العميل تحددها الإدارة العليا فيمن يحق له الحصول على ائتمان من الشركة.
ب – تحديد سلطة اعتماد خاصة لشراء واقتناء بعض الأصول ذات الأهمية للنشاط ومرتفعة القيمة مثل شراء الأصول الثابتة المعمرة، وشراء الاستثمارات فى شركات أخرى لغرض السيطرة. وقد تمنح سلطة الاعتماد لمجلس الإدارة لو لجنة خاصة.
- هل تمسك المنشأة سجلات بمفردات الأصول الثابتة في شكل حسابات أستاذ؟ وهل ترقم كل مفردة برقم خاص وتلصق علامة على نفس المفردة تحمل هذا الرقم؟
- هل تطابق هذه السجلات مع الحسابات الإجمالية للأصول في نهاية كل سنة؟
- هل تعتمد عمليات شراء وبيع الأصول الثابتة أو التصرف فيها من مجلس الإدارة.
- هل تجرى مقارنة للمنصرف فعلاً على أصول معينة بالتقديرات السابقة لذلك المصروف.
- هل يعتمد شطب بعض الاصول الثابتة أو تحويلها للعوادم أو الخردة؟ وهل تراقب مبيعات تلك الخردة؟
- وهل يجرى جرد دورى للأصول الثابتة؟ وهل تجرى إعادة تقويم دورية لها للوصول إلى القيم الواجب التأمين عنها؟
- هل هناك سياسة واضحة للتمييز بين الإضافات من ناحية والاصلاحات والترميمات من ناحية أخرى؟
- هل تخطر إدارة الحسابات فوراً بأى أصول مباعة أو حدث تصرف آخر فيها أو يتقرر إيقافها عن العمل لعدم كفايتها من الناحية الاقتصادية وذلك لإجراء القيود المحاسبية اللازمة؟
- هل هناك نظام سليم لمراقبة استعمال الأدوات الصغيرة؟
***
انتهت بحمد الله مقالات مسار كيم التعليمي للاتجاهات الحديثة في المراجعة
بقلم أ. د/ مدحت كمال
أستاذ المحاسبة والمراجعة – كلية التجارة – جامعة عين شمس
– تابعنا على صفحة موسوعة كيم لتنمية المهارات وبناء القدرات
أو تواصل معنا ( مركز الخبرات الإدارية والمحاسبية / كيم ) على رقم جوال أو واتس أب : 00201005289720
====================
هذه المادة محمية بحقوق الملكية لمركز كيم للتدريب والإستشارات ولايحوز الاقتباس منها الا بعد اذن كتابي من المالك CAME CENTER
اعداد / حمدي حسن – نائب مدير التدريب بمركز كيم