سلسلة مقالات-الاتجاهات الحديثة في المراجعة- بقلم أ. د/ مدحت كمال- المقالة الثالثة

سلسلة مقالات – الاتجاهات الحديثة في المراجعة

بقلم أ. د/ مدحت كمال

المقالة الثالثة

الرقابة الداخلية

أولا:   مفهوم الرقابة.

ثانياً: عناصر النظام المالي و الإداري للمنشأة.

ثالثاً: مفهوم الرقابة الداخلية.

رابعاً: المقومات الأساسية لنظام الرقابة الداخلية.

خامساً: وسائل الرقابة الداخلية.

سادساً: تقييم وفحص هيكل الرقابة الداخلية.

أولا: مفهوم الرقابة:

تعتبر الرقابة من أهم الموضوعات التى تشغل فكر مراقب الحسابات حيث أن وجود رقابة على أعمال المنشأة يساعد فى بث الطمأنينة لدى مراقب الحسابات عن سلامة بيانات القوائم المالية.

وتتضمن الرقابة القيام بما يلى:

1 – إجراء المقارنات والمطابقات فيما بين الأرقام الفعلية والمخططة فيما يتعلق ببيانات القوائم المالية أو بيانات الصناعة التى تنتمى إليها المنشأة.

2 – اتخاذ القرارات والإجراءات التصحيحية لأوجه القصور التى تتبين من المقارنات السابقة وبما يؤدى إلى تحقيق أهداف المنشأة الخاصة بتحقيق أعلى معدلات للربحية واستمرار المنشأة فى تنفيذ أعمالها بكفاءة.

        أما فيما يتعلق بنظم الرقابة الداخلية فيقصد بها نظم الرقابة التى يضعها المشروع بغرض الرقابة الذاتية على أعماله وأنشطته. ويتحقق ذلك من خلال تحديد السلطات والمسئوليات لكل مستوى إدارى داخل المنشأة وهما يعتبران من أهم العناصر الأساسية التى تضمن للإدارة العليا تنفيذ أنشطة ومعاملات المنشأة فى ظل نظام رقابة واضح ومحدد يساعد على تقديم كافة البيانات للمستويات الإدارية المختلفة لاتخاذ قراراتهم سواء فى مجال التقييم المالى والإدارى لمعاملات المنشأة أو الاستثمار فى مجالات تساعد على تحقيق المنشأة لأقصى معدلات ربحية.

ثانياً: عناصر النظام المالى والإدارى للمنشأة:

        تتعدد التعريفات المرتبطة بنظم المعلومات أو النظم بوجه عام Systems  وتعرف بالإطار الذى تستخدم فيه جميع موارد المنشأة من أفراد، ومعدات، وأجهزة، وأموال .. الخ من اجل تحويل المدخلات (خاصة البيانات) إلى مخرجات (معلومات) وذلك من أجل تحقيق أهداف المنشأة. وتتمثل الأهداف المرتبطة باحتفاظ المنشأة بنظم مالية وإدارية على درجة من الكفاءة والفعالية فيما يلى:

1 – تقديم بيانات يمكن الاعتماد عليها من قبل المديرين وأعضاء الإدارة العليا بالشركة فى اتخاذ القرارات التى تتعلق بالحصول على قروض أو تسعير منتجات المنشأة فى الأسواق المختلفة.. وغيرها مما تتطلبه أعمال المنشأة.

2 – تقديم المعلومات المؤيدة لمعاملات المنشأة اليومية وأنشطتها المختلفة وذلك من خلال عمليات تسجيل المعاملات فى الدفاتر بناء على مجموعة من المستندات المؤيدة لها.

3 – تقديم المعلومات والبيانات التى يحتاجها مستخدمو القوائم المالية من الخارج (مساهمون، مستثمرون، دائنون .. الخ) لتقييم أداء المنشأة ومحاسبة المسئولين على إدارتها.

هذا وتحتاج نظم المعلومات بالمنشأة إلى الموارد اللازمة لتحقيق المنشأة لأهدافها. وتتمثل الموارد الخاصة بنظام المعلومات فى البيانات التى تعبر عن معاملات المنشأة وذلك من خلال طلبات البيع، الشيكات المسحوبة على المنشأة، وأوامر شراء المواد الخام التى تحتاجها والمعدات التى تستخدمها فى تصنيع منتجاتها أو تقديم خدماتها وكل ما تتطلبه أعمال تسجيل معاملاتها وتتمثل فى الأجهزة، والآلات الكاتبة، والحاسبات الآلية.. وتوظيف الأفراد الذين سوف يستخدمون المعدات والآلات لتحقيق أهداف المنشأة (عاملين، مديرين، خبراء، فنيين..الخ)، بالإضافة إلى الأموال سواء كانت الأرباح المحققة من عملياتها أو القروض التى تحصل عليها المنشأة من المؤسسات المصرفية أو التسهيلات التى تمنح لها من الموردين.

وتتكون عناصر النظام المالى والإدارى لإحدى المنشآت من:

(1) الخريطة التنظيمية للمنشأة Organization Chart:

        تتكون الخريطة التنظيمية لأية منشأة من عدد من الوظائف (أو الأنشطة) أو المستويات الإدارية التى تتفاعل وتتعاون مع بعضها البعض لتحقيق أهداف المنشأة. ويحقق وجود خريطة تنظيمية توضح الهيكل التوظيفى للعاملين بالمنشأة الفوائد التالية:

* تحديد إدارات وأقسام ووظائف المنشأة الرئيسية والفرعية.

* تحديد طبيعة العلاقة والارتباط بين الإدارات والأقسام المختلفة.

* تحديد العلاقة بين العاملين داخل الإدارة الواحدة والعاملين فى الإدارات المختلفة من خلال السلطات الممنوحة لمديرى هذه الإدارات الذين يمثلون حلقة الاتصال بين العاملين بالإدارات بالإضافة إلى تبادل المستندات فيما بينهم.

* تحديد مستويات وخطوط السلطة (تنفيذية – إشرافية – رقابية – استشارية) الممنوحة والمنفذة لكل مستوى من المستويات الإدارية بالمنشأة.

* التعرف على توزيع الأفراد العاملين فى كل إدارة من إدارات المنشأة.

* إعداد توصيف لوظائف العاملين بالمنشأة وفقاً للإدارات والأفراد الموضحين بالخريطة التنظيمية.

* تحديد مستوى الإشراف ودرجات تفويض السلطات وتوزيعها فيما بين المستويات الإدارية المختلفة بالهيكل التنظيمى والأفراد العاملين بتلك المستويات.

* تحديد طبيعة وحجم المستويات الإدارية بالمنشأة خاصة فيما يتعلق بمستوى صنع القرار.

   الإدارية العليا ← قرارات استراتيجية (طويلة المدى).

   الإدارة الوسطى  ←  قرارات تنفيذية إشرافية.

   الإدارة الدنيا ← قرارات تتعلق بممارسة الأعمال الفعلية (قصيرة المدى).

(2) توصيف وظائف الإدارات والعاملين Job Description:

يهدف إعداد توصيف تفصيلى لسلطات واختصاصات وواجبات العاملين بالمنشأة إلى تحقيق المزايا التالية:

* تحديد طبيعة الوظائف والأنشطة الرئيسية لإدارات وأقسام المنشأة.

* تحديد واجبات ومسئوليات العاملين بالمنشأة من المديرين والمشرفين والتنفيذيين.

* التعرف على العلاقة بين مسئوليات العاملين بإدارات وأقسام المنشأة بهدف التحقق من عدم وجود تداخل بين اختصاصات هؤلاء العاملين.

* تحديد سلطات واختصاصات العاملين الخاصة بـ :

1 – سلطة الاعتماد.

2 – مسئولية العمل التنفيذى الذى يقوم به كل موظف فى أقسام المنشأة المختلفة.

3 – اختصاصات الإشراف والمتابعة للأعمال المؤداة.

* التعرف على المستندات والدفاتر والسجلات التى يستخدمها كل فرد داخل القسم أو الإدارة التى يعمل بها.

(3) خرائط الدورات المستندية Documentary Flowcharts:

يهدف مراقب الحسابات أو محلل النظم من إعداد هذه الخرائط إلى :

* تحديد الإدارات المشتركة فى تنفيذ وظيفة أو نشاط معين.

* تحديد الخطوات والإجراءات وترتيبها (باستخدام الكتابة والرسم) اللازمة لتنفيذ وظيفة أو عملية أو نشاط محدد داخل المنشأة.

* تحديد العلاقة بين الإدارات المختلفة التى تنفذ وظيفة أو نشاط محدد.

* تحديد المستندات والسجلات المستخدمة فى تنفيذ الإجراءات الخاصة بوظيفة أو نشاط معين.

* التعرف على حركة المستندات بين الإدارات المختلفة لتنفيذ نشاط محدد.

* تحديد توزيعات اصل وصور المستندات بين إدارات المنشأة والمشتركة فى تنفيذ نشاط معين من أنشطة المنشأة.

وفيما يلى بيان بمجموعة الدورات المستندية الخاصة بالأنشطة الرئيسية للإدارة المالية لإحدى المنشآت الصناعية وهى على سبيل المثال وليس الحصر:

1 – الدورة المستندية لإذن توجيه القيد المحاسبى.

2 – الدورة المستندية لصرف النقدية من الخزينة.

3 – الدورة المستندية لتوريد النقدية للخزينة .

4 – الدورة المستندية لإصدار شيك.

5 – الدورة المستندية لاستلام شيك (حق اليوم) وتحصيله بالبنك.

6 – الدورة المستندية لإلغاء شيك.

7 – الدورة المستندية لصرف العهد (مؤقتة / مستديمة).

8 – الدورة المستندية لتسوية العهد (مؤقتة / مستديمة).

9 -الدورة المستندية لإصدار فاتورة مبيعات نقدية / أجلة.

10 – الدورة المستندية لإصدار إشعار إضافة.

11 – الدورة المستندية لإصدار إشعار ارتجاع (إشعار خصم).

12 – الدورة المستندية للمبيعات النقدية.

13 – الدورة المستندية للمبيعات الآجلة.

14 – الدورة المستندية لتحويل الجاهز بين شركات شقيقة.

15 – الدورة المستندية لإرتجاع المبيعات.

16 – الدورة المستندية لخصم المبيعات.

17 – الدورة المستندية لإعداد وإرسال كشف حساب العميل.

18 – الدورة المستندية لاستلام أوراق القبض وإرسالها للبنك للتحصيل.

19 – الدورة المستندية لارتجاع أوراق القبض للعميل.

20 – الدورة المستندية لارتجاع أوراق القبض من البنك.

21 – الدورة المستندية للمناقصة العامة.

22 – الدورة المستندية لتحديث سجل الموردين.

23 – الدورة المستندية للمناقصة المحدودة.

24 – الدورة المستندية للشراء بالأمر المباشر.

25 – الدورة المستندية للاعتمادات المستندية.

(4) المستندات Documents:

        تعتبر المستندات من أهم وسائل الاتصال الرئيسية بين المستويات الإدارية المختلفة ومراكز النشاط بالمنشأة بالإضافة إلى دورها الرقابى من خلال تحديد المسئولين عن إعداد هذه المستندات والمسئولين عن اعتمادها وفقاً للسلطات والتفويضات المالية المطبقة بالمنشأة. إن توافر مجموعة مستندية متكاملة يحقق الفوائد التالية للمنشأة:

* تحديد طبيعة العملية التى يتم تصميم الدورة المستندية من أجلها.

* تحديد طبيعة الإجراء الذى يتم عند كل مستوى وظيفى يتداول المستند والمستندات الوظيفية المختلفة التى تداولت المستند خلال تنفيذ الدورة المستندية.

* تحديد طبيعة وتسلسل الأنشطة التى تتم وفقاً لإجراء أو وظيفة محددة وتكون موضوعة فى خريطة الدورة المستندية.

* تقدم دليل مادى مكتوب عن الوجود الفعلى لعمليات المنشأة.

* تحديد الأفراد داخل كل إدارة أو قسم المسئولين عن الإعداد أو الاعتماد أو التسعير أو توثيق المستندات المستخدمة فى تنفيذ أنشطة ووظائف المنشأة المتعددة.

* تستخدم كأساس فى تسجيل عمليات المنشأة المختلفة وهى إعداد التقارير المالية وغير المالية.

(5) الدفاتر والسجلات Books and Record:

يحقق إمساك المنشأة لمجموعة دفترية (مالية وإحصائية) متكاملة الفوائد التالية:

* المساعدة فى إعداد القوائم المالية السنوية والمراكز المالية الدورية.

* المساعدة فى تقديم الدليل على معاملات المنشأة من خلال البيانات التى تتضمنها هذه الدفاتر والسجلات سواء المالية أو الإحصائية أو الإدارية.

* المساعدة فى تتبع المستندات التى تعبر عن المعاملات والأنشطة الخاصة بالمنشأة من خلال البيانات التى تتضمنها هذه الدفاتر والسجلات سواء المالية أو الإحصائية أو الإدارية.

* المساعدة فى إعداد التقارير المالية وغير المالية لأغراض اتخاذ القرارات الاستثمارية والتنفيذية .. الخ.

* تحقيق الأهداف المرتبطة بمراقبة أنشطة المنشأة المختلفة وذلك من خلال مقارنة النتائج الفعلية مع النتائج المخططة مسبقاً.

* وصف حياة أصل محدد (على سبيل المثال حياة أصل ثابت) والتغيرات التى حدثت على هذا الأصل نتيجة للأنشطة التى قامت بها المنشأة خلال فترة معينة.

(6) دليل الحسابات Chart of Accounts:

يتضمن تبويب لكافة حسابات المنشأة، الأمر الذى يحقق المزايا التالية:

* تحديد نوع الحسابات التى تمثل المعاملات المالية التى تقوم بها المنشأة فى الوقت الحالى كذلك العمليات المتوقع أن تقوم بها فى المستقبل (مثلاً إمكانية استخدام المنشأة لأوراق القبض فى المستقبل أو حسابات نتيجة التوسعات فى النشاط بإضافة منتجات جديدة أو فتح منافذ توزيع فى مناطق جديدة).

* تحديد الحسابات التى يجب إدراجها بالدفاتر والسجلات المحاسبية.

* وضع الترميز (الكود) المناسب لجميع حسابات المنشأة بهدف المساعدة فى إعداد موازين المراجعة والقوائم المالية والإيضاحات المتممة لها والجداول التفصيلية.

* المساعدة فى إعداد المؤشرات والاتجاهات المختلفة المرتبطة بالتحليل المالى لنتائج عمليات أو معاملات المنشأة.

(7) اللوائح المالية والإدارية Financial & Administrative Manuals:

        تساعد اللوائح المالية (مشتريات، مبيعات ومخازن) والإدارية (تعيين، فصل، أجور) فى تحقيق الفوائد التالية:

* تحديد – كتابة – الإجراءات والقواعد الرئيسية المرتبطة بجميع الأنشطة المتصلة بعمل المنشأة (مشتريات، مبيعات، مخازن، مالية وإدارية …).

* تحدد الوسائل المرتبطة بالمحافظة على أموال وممتلكات المنشأة من خلال التأمين على أصول المنشأة وأرباب العهد وأمناء المخازن والخزن وتحديد الإجراءات الرقابية السليمة لعمليات شراء وبيع أصول المنشأة.

* تحديد السلطات المالية الممنوحة لكل مستوى من المستويات الإدارية والعاملين بهذه المستويات.

* تبين للعاملين بالمنشأة واجباتهم وحقوقهم ، الأمر الذى يساعد فى دفع هؤلاء العاملين على تحقيق الأهداف المخططة رغبة فى حصولهم على حقوقهم فيما يتعلق بنصيبهم من الأرباح المحققة سنوياً، الحوافز والبدلات والمكافآت.

(8) نظام التقارير Reporting System:

        يساعد وجود نظام فعال للتقارير التى تقدم لأفراد الإدارة العليا والمستويات الإدارية المختلفة بالمنشأة فى تحقيق المزايا التالية:

* مساعدة مجلس الإدارة فى تقييم أداء الشركة والعاملين بها.

* مساعدة المديرين والمشرفين والتنفيذيين فى اتخاذ مختلف قرارات التشغيل والتمويل والرقابة والاستثمار.

* مساعدة أفراد الإدارة العليا فى التخطيط والتنبؤ بالأحداث التى من المتوقع أن تؤثر على أنشطة الشركة فى المستقبل.

* إظهار الانحرافات بين النتائج الفعلية والمخططة ومحاولة إيجاد الحلول العلاجية لهذه الانحرافات فى ضوء إمكانيات الشركة ومؤهلات وخبرات العاملين بها.

ثالثاً: مفهوم الرقابة الداخلية:

        تتحقق الرقابة على نشاط الوحدات الإدارية الحكومية على مرحلتين رئيسيتين الأولى مجال الرقابة قبل الصرف والثانية مجال الرقابة بعد الصرف وتضم الرقابة قبل الصرف وسائل وإجراءات الرقابة الداخلية التى تتحقق أثناء التنفيذ، وذلك عن طريق اتباع مجموعة من اللوائح والنظم والتعليمات المالية.

        أما الرقابة بعد الصرف فتشمل المراجعة الداخلية والرقابة الخارجية التى تتحقق بعد الأداء وبواسطة أجهزة خارجية، ويتبع غالبا فى المجال الحكومى أسلوب التفتيش وإعداد التقارير عن نتائج هذا التفتيش، وترفع إلى الجهات المختصة، وقد تتعدد الأجهزة الخارجية، وربما تتبع نفس الوسائل الفنية إلا أن كل جهاز يسعى إلى تحقيق هدف أو مجموعة من الأهداف.

        تتضمن الرقابة الداخلية الخطة التنظيمية والطرق والمقاييس المنسقة التى تستخدمها الوحدة لحماية الموارد، ومراجعة دقة البيانات المالية والإدارية وإمكانية الاعتماد عليها، والنهوض بالكفاية الإنتاجية، والتشجيع على الالتزام بالسياسات الموضوعة وتحقيق الخطط والأهداف، والأغراض المحددة مقدما.

         ويتضمن قانون المحاسبة الحكومية ولائحته الحكومية ولائحتها التنفيذية الإطار العام لإجراءات ووسائل الرقابة الداخلية فى الوزارات والمصالح المختلفة، إلى جانب مجموعة اللوائح والتعليمات المالية التى تصدرها وزارة المالية من وقت لآخر لتعدل بها الإجراءات والوسائل المتبعة، كما تعمل على تفسير ما جاء بالموازنة من نواحى مختلفة وتيسير وسائل تنفيذها.

ويوجد العديد من الأسباب التى تحتم ضرورة توافر نظام محكم للرقابة الداخلية  فى الوحدات الإدارية الحكومية من أهمها ما يلى:

1 – إن نمو حجم الوحدات الإدارية، وتزايد أنشطة الحكومة فى المجالات المختلفة وتشعب عملياتها والاحتفاظ بالعهد والأصول فى يد العديد من الموظفين، وتواجد الوحدات الإدارية فى أماكن متباعدة وتعذر تحقيق الرقابة المباشرة عليها، بالإضافة إلى تفويض السلطات إلى المستويات الإدارية الأدنى، والحاجة المستمرة إلى معلومات مختلفة عن مجريات الأمور فى تلك الوحدات، كل ذلك أدى إلى زيادة أهمية توافر نظام محكم للرقابة الداخلية فى الوحدات الإدارية الحكومية.

2 – إن توافر نظام محكم للرقابة الداخلية فى الوحدات الإدارية الحكومية يضمن للمستويات الإدارية الأعلى التزام الوحدات الإدارية التابعة لها بالمتطلبات والالتزامات القانونية والتنظيمية المتعددة التى تحكم عملياتها، ويحقق الحماية لموارد وممتلكات الوحدة، بالإضافة إلى الاستخدام الرشيد لهذه الموارد بصورة تؤدى إلى تحقيق أهداف الوحدة بطريقة اقتصادية وبكفاءة وفعالية.

3 – يهتم المراجع الحكومى الخارجى بمدى كفاية نظام الرقابة الداخلية للوحدة، فإذا كان النظام سليما وكافيا فإنه يقلل من حجم اختباراته، وإذا كان النظام غير كاف فإنه يوسع من حجم اختباراته، ويعتبر مسئولا عن لفت نظر إدارة الوحدة إلى ضعف النظام وتقديم المقترحات والتوصيات لتلافى أوجه النقص والقصور فيه.

4 – فى حالة وجود نواحى قصور فى نظام الرقابة الداخلية، يزداد العبء على أجهزة الرقابة الخارجية فى تقييم كفاءة العمليات واقتراح الأساليب التى يمكن عن طريقها تحقيق مستوى افضل للأداء، ومهما كانت درجة التفصيل والتعمق فى الرقابة الخارجية، فلن تصل إلى رقابة تفصيلية كاملة، وبالتالى لن تعوض النقص فى كفاءة نظام الرقابة الداخلية المطبق داخل الوحدة الإدارية.

انتهت بحمد الله المقالة الثالثة لمسار كيم التعليمي للاتجاهات الحديثة في المراجعة

بقلم أ. د/ مدحت كمال

أستاذ المحاسبة والمراجعة – كلية التجارة – جامعة عين شمس

– تابعنا على صفحة موسوعة كيم لتنمية المهارات وبناء القدرات

أو تواصل معنا  ( مركز الخبرات الإدارية والمحاسبية / كيم ) على رقم جوال أو واتس أب : 00201005289720

====================

هذه المادة محمية بحقوق الملكية لمركز كيم للتدريب والإستشارات ولايحوز الاقتباس منها الا بعد اذن كتابي من المالك CAME CENTER

اعداد / حمدي حسن – نائب مدير التدريب بمركز كيم