سلسلة مقالات – الاتجاهات الحديثة في المراجعة
بقلم أ. د/ مدحت كمال
المقالة السابعة
ثانيا : الظوابط الرقابية للأجور :
لأهمية عنصر الأجور في حالة المنشآت الكبيرة الصناعية تخصص إدارة مستقلة للعمال – تسمى إدارة الأفراد – يكون مهمتها مباشرة كل ما يتعلق بالعاملين منذ تعيينهم حتى إنهاء خدمتهم.
1- الإعلان عن العمال واختبارهم وعمل المقابلات الشخصية معهم ثم اختيار المناسب منهم.
2- تحديد أجر العمال وكذلك وضع قواعد علاوتهم الدورية وإخطار مكتب الأجور payroll unit التابع للحسابات بالمعلومات اللازمة وقت التعيين أو عند منح العلاوات .. الخ. وليس لمكتب الأجور إدخال أي تعديلات على كشوف الأجور إلا بناء على إخطارات من إدارة الأفراد.
3- الاحتفاظ بملف لكل عامل يدون به تاريخ حياته منذ التحاقه بالمنشأة حتى انتهاء مدة خدمته.
4- تقديم تقارير دورية إلى إدارة المنشأة بشأن حركة خروج ودخول العمال Turnover والغياب والتأخير ومعدلات الأجور وجميع الإحصائيات اللازمة التي تخص العمال.
5- مراعاة قوانين العمل المعمول بها وكذلك القواعد المتفق عليها مع نقابات العمال.
6- مراعاة قوانين التأمينات الاجتماعية.
فأي إدارة من إدارات المنشأة ترغب في تعيين عمال فيها تتقدم “بطلب موظفين أو عمال” إلى إدارة الأفراد تبين به العدد المطلوب ونوعه … ثم تقوم إدارة الأفراد بالإعلان والاختيار وذلك بعد حصول موافقة إدارة الموازنة إن وجدت.
وبالمثل بالنسبة للاستغناء عن خدمة عمال فإن الخطوة الأولى تبدأ من القسم أو الإدارة بإخطار إدارة الأفراد بعدم وجود ضرورة لعدد معين من العمال وأنه ينبغي تحويلهم إلى قسم أو نوع آخر.
وفي حالة ما إذا كانت المنشأة صغيرة نسبياً بحيث لا يدعو الأمر إلى وجود إدارة أفراد مستقلة فيفضل أن يقوم بعمل إدارة الأفراد أحد المسئولين – سكرتير مدير عام المنشأة مثلا – الذي يقع عليه عبء الاحتفاظ بملفات العاملين وإخطار مكتب الأجور بالبيانات اللازمة.
ويلاحظ أن إدارة الأفراد لا ينبغي أن تتخذ أي خطوات في تحضير كشوف الأجور إذ أن هذه المهمة يختص بها قسم مستقل وهو مكتب الأجور الذي تكون مهمته حساب صافي الأجور والاحتفاظ بكارت لكل عامل به بيان الأجور التي يحصل عليها العامل كل شهر. كما لا يكون لإدارة الأفراد أي علاقة بصرف الأجور إذ تكون هذه العملية من اختصاص صرف الأجور Pay – master .
وفيما يلي ملخصاً لوسائل الغش والأخطاء التي قد تقع بصدد الأجور وطريقة العمل على تحاشي وقوعها بقدر الإمكان :
| وسائل الغش والأخطاء | وسائل تحقيق النظام السليم |
| ( 1 ) إدخال أسماء عمال لم يقوموا بأي عمل في المنشأة . أو قاموا بتأدية عدد ساعات أقل من المحاسب عليها.
| وجود طريقة سليمة لتسجيل العمل : – الاطمئنان على أن العامل ضمن القوة وأن إدارة الأفراد قد عينته وحددت أجره. – الاحتفاظ بسجلات وافية واتباع طريقة سليمة لتسجيل العمل. |
| ( 2 ) أخطاء في تحضير كشوف الأجور: | – وجود طريقة سليمة لتحضير كشوف الأجور : – تقسيم العمل بطريقة يصعب معها الغش. – تحديد مسئولية مكتب الأجور. |
وفيما يلي شرح طريقة ضبط الأجور بالتفصيل :
الخطوة الأولى – تسجيل الوقت :
تعتبر عملية تسجيل العمل الخطوة الأولى لحصر الأجور ولذلك ينبغي أن تكون تحت رقابة فعالة إذ لو كان الأساس ضعيفاً فإن فرص الغش تكون أكبر . ويتطلب الأمر تسوير مكان العمل وتحديد الأبواب الخاصة بدخول وخروج العاملين حتى يكون ذلك تحت إشراف الملاحظين المختصين بمراقبة العمال أثناء توقيعهم بما يفيد الحضور أو الانصراف.
قبل السماح لأي عامل لأن يسجل الوقت ” بالساعة ” فإنه من الضروري أن تكون إدارة الأفراد قد عينته وحددت أجره وأخطرت مكتب الأجور بذلك. ويتم تسجيل الوقت بالشكل الآتي :
(أ) وجود ساعات تسجيل الحضور والخروج عند بوابة المصنع وعند مدخل القسم. والساعات على أنواع وأحدث نوع منها هو ما يسجل موعد حضور العمال المتأخرين بلون مغاير.
وفي حالة كبر عدد العمال ، يفضل إعطاء كل عامل رقم مميز ليسهل عملية التوقيع ويساعد على فرز العمال الحاضرين . وقد يفضل استخدام Code إذا كانت هناك طريقة لتوزيع الأجور على العمليات.
هذا ، وينبغي أن يوجد مسئول يراقب عملية التوقيع عند الساعات حتى يكشف أي شخص قط سبق وقع في الساعة ويريد التوقيع مرة أخرى نيابة عن زميل غائب.
(ب) يقوم شخص آخر مسئولي بالمرور داخل العنابر ومراجعة الغياب على الطبيعة . وتتم هذه العملية لمعرفة عدد الحاضرين كنوع من أنواع التفتيش للتأكد من أن العامل الواحد لم يوقع أكثر من مرة نيابة عن زملاء غائبين.
وتدون الملاحظات في سجل الوقت Time Book كما يدون فيه العمل الذي يقوم به العامل، وهل يعمل في العملية التي خصصت له أم لا ، فإذا كان العامل متمرناً Skilled وأجره في اليوم 90 قرشاً فلا ينبغي أن يعمل محل عامل غير متمرن فئة أجره 30 قرشاً مثلا.
(جـ) يحفظ العامل ببطاقة وقت يدون فيها العمل الذي يقوم به وعدد الساعات التي قضاها في كل عملية ، ويوقع على هذه البطاقة رئيس العمال.
وتساعد وجود هذه البطاقة في عملية توزيع الأجور على العمليات وبذلك يمكن تحديد تكلفتها.
الخطوة الثانية – تحضير كشوف الأجور :-
كشوف الأجور ما هي إلا قوائم تلخص الأحداث التي وقعت في الخطوة الأولى وهي تسطر بحيث تعطي كل المعلومات اللازمة الخاصة بالأجور وطريقة حسابها والوصول إلى الصافي المستحق للعامل.
وتحضير الكشوف يتم على أساس تجميع عمال كل فئة في قوائم مستقلة بحيث تساعد إدارة التكاليف في التحليل الذي يلزمها.
ويتم تحضير الكشوف في مكتب الأجور بالطريقة الآتية :
1- يقوم اثنان من الموظفين بتجميع المعلومات الخاصة بتسجيل الوقت وعمل المقارنات اللازمة ومراجعة عدد الساعات الخاصة بكل عامل لمدة أسبوع مع تحدي الفروق وتسويتها.
2- يقوم موظف آخر بكتابة أسماء العمال وفئات أجورهم وعدد ساعات العمل التي أداها كل منهم وكذلك الاستقطاعات بعد أن يتأكد من أنها تمت بناء على موافقة شخص مسئول.
3- يقوم موظف آخر باستخراج ما يستحق لكل عامل ويجمع الكشوف .
4- يقوم آخر بمراجعة العمليات الحسابية في الكشوف والبطاقات.
ويوقع كل موظف على العمل الذي قام به ثم يوقع مدير المصنع على الكشوف بعد الانتهاء منها.
وتتم نفس الخطوات السابقة بالنسبة لأجور العمال بالقطعة.
5- يقوم مكتب الأجور بعمل بطاقة لكل عامل يدون فيها أسبوعياً الأجر والاستقطاعات وبذلك تشتمل البطاقة على مقدار الأجر وكيفية حسابه بحيث تسهل مهمة تسوية ضريبة كسب العمل السنوية آخر العام.
ويلاحظ في تقسيم العمل الموضح أن عدداً كبيراً من الموظفين قد اشترك في تحضير الكشوف ومراجعتها مع عدم اشتراك الصراف في العملية
الخطوة الثالثة – دفع الأجور :
الكشوف التي حضرت في الخطوة السابقة تعتبر أساس دفع أجور العمال وينبغي في هذا الصدد مراعاة الأسس التالية :
(أ) تدفع الأجور بواسطة شخص مسئول Paymaster لا يكون له دخل في تحضير الكشوف . وفي الخارج تقوم مؤسسات متخصصة في صرف الأجور والمرتبات بعملية صرف أجور العاملين في المنشآت المختلفة.
وفي حالة وجود أكثر من صراف للأجور فإنه ينبغي تغيير الأقسام التي يكلف كل منهم يدفع أجور عمالها من أسبوع إلى آخر ، أو كل مدة حسب ظروف العمل.
(ب) يصرف شيك بصافي الأجور من واقع كشوف الأجور وذلك بعد اتخاذ إجراءات الصرف العادية ويكون الشيك باسم صراف الأجور .
(جـ) يوضع المبلغ المستحق لكل عامل في ظرف مكتوب عليه اسم العامل ومحتويات الظرف ثم ترتب في صندوق حسب الأقسام .
(د) يحضر رئيس كل قسم شخصياً مع عمال القسم وقت استلام أجورهم وينادى عليهم واحداً واحداً. ومثل هذا الإجراء يمنع دفع أجور عمال لأشخاص لم يؤدوا خدمة إلى الشركة أو دفع أجر لنفس العامل مرتين . وتقوم بعض المنشآت باستخراج بطاقة للعامل يدون بها الرقم و الاسم والقسم الذي يعمل فيه وملصقاً بها صورة للعامل حتى يمكن التعرف عليه وقت استلام الأجر.
(هـ) كلما أمكن ينبغي حضور أحد المديرين للأشراف على العملية .
(و) لا تدفع أجور العمال الغائبين إلى زملائهم إلا بناء على تعليمات كتابية وينبغي أن تعاد الظروف إلى الخزينة فوراً بموجب كشف وتعد النقود وتحجز بعض أيام بعدها تعاد إلى البنك وتقيد أمانات .
وتذيل القائمة في النهاية بتوقيع صراف الأجور ورئيس القسم والمدير .
العمالة العرضية :
وعملية الضبط بالنسبة للعمالة العرضية عملية صعبة وتعتمد على أمانة المسئولين . ومن المبادئ العامة للرقابة ما يلي :
(أ) الموظف الذي يحسب الأجور يكون بخلاف من يدفعها .
(ب) الموظف الذي يدفع الأجور بخلاف من يوافق على تشغيل العمال العرضيين.
(جـ) المرور في مواقع العمل وعد العمال يومياً وعمل محضر بذلك .
وهكذا يمكن تلخيص النقاط الهامة فى الرقابة على الأجور فيما يلي
- التحقق من وجود رقابة مستمرة على طريقة إثبات مواعيد الدخول والخروج فى كشوف الحضور والغياب وبطاقات الوقت الخاصة بالعاملين للتأكد من سلامة البيانات التى يتم إثباتها فيها وصحة ساعات العمل الخاصة بهؤلاء العاملين.
- التحقق من قيام رئيس العمال بمراجعة بطاقات الوقت الخاصة بالعمال الذين يعملون تحت إشراف ومطابقة ساعات العمل للوردية – على سبيل المثال- بمعايير الإنتاج المتوقعة بالنسبة لساعات العمل الفعلية التى تم أداؤها.
- التحقق من وجود اعتماد المستوى الإدارى المناسب لأية تغييرات يتم إدخالها على بيانات العاملين بالمنشأة ومراجعتها من العاملين بقسم شئون العاملين.
- التحقق من قيام قسم الأجور بإعداد شيكات الأجور واعتمادها للتوقيع.
- التحقق من وجود رقابة على ايداع الأجور بالبنوك ويراعى أن يتم ذلك من قبل شخص الذى لا يكون له علاقة بحسابات الأجور.
- التحقق من سلامة إثبات كافة البيانات الخاصة بالأجور والمرتبات من حيث الاجماليات والاستقطاعات بأنواعها المختلفة و ادائها بعدة اشخاص
- التحقق من إثبات الشيكات التى لم تسلم للعاملين بالمنشأة فى مواعيدها فى كشوف تساعد على متابعتها والتحقق من أنه تم إخطار العاملين للحضور لاستلام الشيكات الخاصة بهم.
- التحقق من تطبيق القواعد الخاصة بإلغاء الشيكات التى مضى عليها 3 سنوات بدون تقدم مستحقيها لاستلامها.
- التحقق من إجراء التسويات الدورية لأرصدة حساب البنك الخاص بالأجور على أن يتم ذلك عن طريق شخص مستقل عن عمليات احتساب الأجور وتوزيعها.
ثالثا : الظوابط الرقابية للسلفة (المصروفات النثرية ) :
الرقابة على السلف المؤقتة
- السلفة هي عبارة عن المبالغ التي يتطلب الأمر صرفها لبعض العاملين المسئولين بالجهة في حالات معينة يتعذر فيها الصرف بشيكات .
- لا يجوز استخدام نظام السلفة المؤقتة لشراء نثريات كان بالإمكان شراؤها من نقود السلفة المستديمة .
- يتطلب صرف السلفة المؤقتة ترخيصا ماليا من المسئول وفقا لسلطات الاعتماد المقررة باللائحة المالية .
- يجب تحديد الفترة الزمنية لإستيفاء الغرض من السلفة المؤقتة وتقديم المستندات المؤيدة للصرف ورد المتبقي .
- لا ينبغي تجاوز هذا الأجل ، كما لايجوز تأخير تقديم المستندات عن آخر ديسمبر . وفي حالة التأخير يحمل موظف العهدة بفوائد تأخير فضلا عن التحقيق في أسباب التأخير .
الرقابة على السلف المستديمة
أولا : تحديد قيمة السلفة المستديمة :
- تقوم كل وحدة إدارية أو مصلحة جديدة بتحديد مقدار السلفة المستديمة بعد مرور ستة أشهر من تاريخ افتتاحها :
مقدار السلفة = متوسط المنصرف الشهري + 50% منه
يصدر ترخيص بتحديد مقدار السلفة من وكيل الوزارة المختص بناءا على طلب رئيس المصلحة الطالبة .
يراعى مراجعة المنصرف من السلفة المستديمة كل ستة شهور والنظر في تخفيضها أو زيادتها على أساس مقارنة مقدار السلفة الحالية بمتوسط المنصرف منها خلال الستة شهور المنقضية مضافا إليه 50% .
في حالة الرغبة في الزيادة يستلزم الحصول على ترخيص من وكيل الوزارة المختص .
ثانيا : مسئولية أمين السلفة :
تكون السلفة المستديمة تحت تصرف رئيس المصلحة ، ويكون مسئولا عنها بصفة شخصية ويجوز له أن يعهد بها – تحت مسئوليته – لواحد من العاملين بالمصلحة يختاره هو ويشترط في هذا العامل مايلي :
# أن يكون من غير العاملين بالحسابات .
# أن تطبق عليه أحكام لائحة صندوق التأمين الحكومي .
- في حالة تغيير أمين السلفة أونقله أو إنهاء مدة خدمته ، يتطلب الأمر إتخاذ الإجراءات التالية :
# إخلاء طرفه .
# إخطار الوحدة الحسابية المختصة فورا لإمكان العمل علي
تسديد الحساب الشخصي للعامل من السلفة المستديمة .
# اتخاذ إجراءات صرف سلفة جديدة باسم أمين عهدة جديد وفتح حساب شخصي بأسمه .
ثالثا : الصرف من السلفة المستديمة :
- تسلم إستمارات الصرف من السلفة المستديمة الى أمين السلفة بعد إعتمادها من الجهة المختصة مرفقا بها المستندات المؤيدة .
- يقوم أمين السلفة بالتحقق من صحة وعدد المستندات ومن مطابقتها لما هو مدرج في إستمارة الصرف ومن صحة التوقيعات اللازمة للصرف .
- يتم الصرف لصاحب الحق بعد التحقق من شخصيته وإثبات ذلك على مستند الصرف .
- تختم مستندات الصرف بختم صرف بمجرد صرف قيمتها حتى لاتستخدم ثانية في الصرف .
- إستمارات الصرف التي لايتم صرف قيمتها خلال 10 أيام تعاد مرفقاتها للوحدة الحسابية للإحتفاظ بها لحين المطالبة بقيمتها .
رابعا : الإثبات في الدفاتر :
- تثبت السلفة المستديمة في حسابات جارية شخصية بأسماء أمناء العهد تفتح في الدفاتر الحسابية التي تمسكها الوحدة الحسابية الملحقة بالمصلحة .
- يمسك أمين العهدة دفتر خاص ، دفتر مصروفات السلفة ، يسجل فية المبالغ التي يستلمها وما يصرف منها موزعا طبقا للبنود والحسابات المختلفة ، ويقوم أمين السلفة في نفس الوقت بإثبات نفس البيانات في طلب إستعاضة المنصرف من السلفة المستديمة
- تعطي مستندات الصرف أرقاما مسلسلة سنوية تبدأ من أول كل سنة مالية دون تفرقة بين أنواع المصروفات .
خامسا : إستعاضة المنصرف من السلفة :
- يتم إستعاضة المنصرف من السلفة المستديمة كلما قاربت على النفاد في الأسبوع الأخير من كل شهر حتى تدخل المبالغ المنصرفة في حساب الشهر الذي صرفت فيه .
- يتقدم أمين السلفة بطلب إستعاضة المنصرف من السلفة مرفقا به المستندات المؤيدة للصرف على أن يظهر في هذا الطلب :
# أن جملة المبالغ المطلوب إستعاضتها بالإضافة الي النقدية الباقية يساوي قيمة السلفة المستديمة.
# إقرار أمين السلفة بأنه صرف المبالغ المطلوب إستعاضتها بموجب المستندات المرفقة مع الطلب.
# إقرار الرئيس المباشر لأمين السلفة بأنه راجع المصروفات المطلوب إستعاضتها وأنها صحيحة.
# إعتماد رئيس المصلحة بصرف المبالغ المستعاضة الي أمين السلفة
# إقرار رئيس المصلحة بأن النقدية الباقية قد روجعت في يوم طلب الاستعاضة وأنها صحيحة .
***
انتهت بحمد الله المقالة السابعة لمسار كيم التعليمي للاتجاهات الحديثة في المراجعة
بقلم أ. د/ مدحت كمال
أستاذ المحاسبة والمراجعة – كلية التجارة – جامعة عين شمس
– تابعنا على صفحة موسوعة كيم لتنمية المهارات وبناء القدرات
أو تواصل معنا ( مركز الخبرات الإدارية والمحاسبية / كيم ) على رقم جوال أو واتس أب : 00201005289720
====================
هذه المادة محمية بحقوق الملكية لمركز كيم للتدريب والإستشارات ولايحوز الاقتباس منها الا بعد اذن كتابي من المالك CAME CENTER
اعداد / حمدي حسن – نائب مدير التدريب بمركز كيم