سلسلة مقالات – الاتجاهات الحديثة في المراجعة
بقلم أ. د/ مدحت كمال
المقالة الثامنة
سادسا : جرد السلفة المستديمة :
يتم الجرد مرة على الأقل في كل شهر وفي أوقات غير معينة وينتدب رئيس المصلحة أحد العاملين للقيام بالجرد .يتعين على المكلف بالجرد مطابقة حساب السلفة المستديمة بما هو مقيد بدفتر مصروفات السلفة ويؤشر عليه بما يفيد مراجعة المبالغ المتبقية ونتيجة المراجعة ( مطابق – عجز – زيادة ) .
إذا أظهر الجرد عجزا يكلف أمين السلفة بسداده في الحال ، علما بأن هذا الإجراء لايمنع من إخطار وزارة المالية عنه، ولا من توقيع العقوبات التأديبيه إذا إستلزم الأمر ذلك .إذا لم يسدد العجز في مدى 24 ساعة يوقف أمين السلفة عن العمل وتتخذ ضده الإجراءات الخاصة بحوادث الإختلاس والسرقة والإهمال .
إذا كانت نتيجة الجرد زيادة يتم إضافتها الي عهدة أمين السلفة مهما كانت قيمتها .
سابعا : في نهاية السنة المالية :
في يوم 31 ديسمبر من كل عام يتم جرد المبالغ المتبقية دون صرف حتى يمكن إقفال الحسابات الجارية الشخصية لأمناء عهد السلف المستديمة في نهاية السنة ، وبذلك يظهر الحساب الختامي للسنة المالية خاليا منها ……. ويتم تجديد السلف المستديمة في أول السنة التالية .
وعند مراجعة المصروفات النثرية بهدف تقييم نظام الرقابة الداخلية على السلف يمكن الاعتماد على الاسئلة التالية
- هل تستخدم المنشأة طريقة السلفة المستديمة؟
- هل المسئولية عن كل سلفة تقع على عائق شخص معين بالذات؟
- هل المسئول عن السلفة شخص بخلاف الصراف الرئيسى وخلاف الذين يتسلمون مبالغ من العملاء أو من مصادر أخرى؟
- هل للمسئول عن السلفة علاقة بدفاتر الحسابات؟
- هل يحصل المسئول عن السلفة على مستند لكل مبلغ يصرفه؟
- هل هذه المستندات محررة بالحبر بحيث يصعب إجراء تغييرات بها؟
- هل المبالغ بالمستندات محررة بالأرقام ومفقطة بالكتابة؟
- هل المستندات معتمدة من رئيس مسئول؟
- هل تغذى السلفة المستديمة بشيكات تحرر لأمر الموظف المسئول؟
- هل تراجع المستندات ويؤشر عليها بوضوح عند تجديد السلفة من حين لآخر حتى لا تقدم لتعزيز مصروفات صورية مرة أخرى؟
- هل تجرد أموال السلفة المستديمة في فترات غير منتظمة وبشكل مفاجئ بواسطة المراجع الداخلى للمنشأة أو من شخص مسئول؟
- هل مقدار السلفة محدد باحتياجات المصروفات النثرية لمدة أسبوعين على الأكثر؟
- هل هناك حد أقصى للمبالغ التي يسمح بصرفها من أموال السلفة.
- هل تقيد الشيكات المنصرفة لتحديد السلفة أولا بأول في دفتر البنك ودفتر السلفة.
- إذا كان حجم السلفة كبيراً هل يوجد تأمين خيانة الأمانة.
رابعا : الظوابط الرقابية للمشتريات والمخازن :
المشتريات ومقاولات الأعمال
الإذن بالارتباط
- تطلب الإدارة المختصة الإرتباط بالمبالغ اللازمة قبل البدء في التعاقد ، وذلك بأخذ إقرار كتابي من الموظف المختص بإمساك سجل الإرتباطات بجواز الإرتباط .
- صيانة لأموال الدولة من الإسراف يراعى عدم الإذن بالإرتباط في الحالات التالية :
## وجود أصناف مماثلة بالمخازن يمكن الإنتفاع بها ، الإ إذا كانت لاتكفي .
## شراء الأصناف الكمالية أو الفاخرة إلا بعد موافقة وزير المالية .
## شراء أصناف أو إجراء مقاولات في الشهر الأخير من السنة المالية ، ما لم تستلزمها حاجة العمل الضرورية .
إعداد المواصفات
يراعى عند أعداد المواصفات :
- أن تتمشى مع طبيعة الإنتاج المحلي كلما أمكن .
- تجنب الإشارة الى النوع أو الرقم الوارد في قوائم الموردين أو ذكر علامات معينة .
- إيضاح نوع ومواصفات وسعة العبوات التي يلزم توريد الأصناف بداخلها.
- تقسيم الأصناف المطلوبة إلى مجموعات رئيسية وفرعية متجانسة .
- يعد محضر تفصل فية المواصفات مع إثباتها في سجل خاص لإمكان الرجوع إليها عند الضرورة .
الإعلان عن المناقصة العامة:
- يراعى ضرورة الإعلان في وقت مناسب يسمح بإعادة المناقصة إذا لزم الأمر.
- ضرورة أن يوضح الإعلان الجهة التي تقدم إليها العطاءات وآخر موعد لتقديمها وكافة البيانات اللازمة .
- يتم توزيع الشروط والقوائم عقب النشر مباشرة وذلك بعد سداد الثمن والدمغات ورسوم البريد ، على أن يكون كتيب الشروط مختوما بخاتم الجهة وموقعا عليه .
- تحدد مهلة لا تقل عن ثلاثين يوما لتقديم العطاءات في المناقصة العامة ويجوز تخفيض هذه المهلة بشرط ألا تقل عن 15 يوما في حالة الضرورة
شروط تقديم العطاءات:
- محظور على العاملين بالحكومة التقدم بعطاءات ، كما لا يجوز شراء أصناف منهم أو تكليفهم بأعمال …. ويستثنى من ذلك حالات شراء الكتب من تأليفهم وذلك بشروط معينة .
- مراعاة الإلتزام بالعطاء بمجرد تقديمه ، فلا يجوز لمقدمه سحبه أو تعديله إلا إذا رغب في تخفيض أسعار عطائه .
- تقديم العطاءات موقعة من أصحابها ومؤشرا عليها بما يفيد تحصيل التأمين.
- يظل العطاء نافذ المفعول وغير جائز الرجوع فيه من وقت تصديره بمعرفة صاحبه حتى نهاية مدة سريانه الموضحة بإستمارة العطاء المرافقة للشروط وفقا لما تحدده اللائحة .
إجراءات فحص العطاءات:
- تشكل لجنة لفتح مظاريف العطاءات في الميعاد المحدد بالإعلان وتضم اللجنة بين أعضائها : مدير المشتريات ومدير المخازن بالنسبة لمناقصات الشراء أو مدير القسم المختص وموظف فني بالنسبة لمقاولات الأعمال .
- يجوز لمقدمي العطاءات أو لمندوبيهم حضور جلسة فتح المظاريف لإطمئنان على سلامة الإجراءات العلنية .
- لا يجوز للجنة الإلتفات إلى العطاءات التي ترد بعد ميعاد فتح المظاريف أو تلك غير المصحوبة بالتأمين المؤقت كاملا .
- تفرز العينات المقدمة مع العطاءات بواسطة القسم المختص أو إدارة المخازن وتقيد في السجل المعد لذلك ، ثم ترسل ، إذا لزم الأمر ، للجهات الفنية المختصة ليتم فحصها وتحليلها .
إجراءات لجنة الفحص:
- فتح صندوق العطاءات وإثبات عدد المظاريف في محضر فتح المظاريف وإثبات العطاءات في السجل المعد .
- التأشير أمام كل كشط أو تصحيح بدائرة حمراء وتفقيط الأرقام بالحبر الأحمر .
- تسليم التأمينات لمندوب الحسابات ويوقع بالتسليم على محضر فتح المظاريف منه ومن رئيس الحسابات بما يفيد مراجعة التأمينات وإثباتها بالدفاتر .
- مراجعة العينات المقدمة على الكشف المثبتة فيه بعد التأكد من سلامة الأختام والأغلفة ثم يوقع عليها .
- ترفق العطاءات وأوراقها ومظاريفها بالمحضر ، ثم تسلم هذه المستندات لحفظها بخزانة مقفلة ضمانا لسريتها .
البت في العطاءات:
- تشكل لجنة في كل جهة للبت في العطاءات من رئيس وأعضاء تتناسب وظائفهم ودرجاتهم مع أهمية المناقصة .
- تحال لهذه اللجنة جميع العطاءات والعينات وكشوف التفريغ مشفوعة بملاحظات رئيس الجهة عن مقدمي العطاءات .
- تعتبر هذه اللجنة ، بحكم القانون ، الجهة المنوط بها تحديد الشخص الذي يرسو عليه العطاء .
- يبلغ الشخص الذي قبل عطاؤه بنتيجة البت في المناقصة وذلك خلال أسبوع من تاريخ إعتماد توصيات لجنة البت ،ويطلب منه الحضور لتوقيع العقد وإيداع التأمين النهائي .
إجراءات لجنة البت:
- مطابقة كشوف التفريغ على العطاءات وفحص العينات والفئات ومقارنة العطاءات بعضها ببعض .
- البت في العطاءات المراد إستبعادها قبل المفاضلة بين العطاءات .
- إحتساب أسعار العطاءات على أساس تسليم الأصناف بمخازن الجهة مع مراعاة أسعار النقد الأجنبي بالنسبة للعطاءات المقدمة من شركات أجنبية .
- تقرير تجزئة المقادير ، المعلن عنها ، بين أكثر من متناقص في حالة تساوي الأثمان بين عطاءين أو أكثر إذا كان ذلك في صالح الجهة .
- وضع دوائر حمراء حول الأسعار المقبولة مع التوقيع بجانبها من رئيس اللجنة ، مع التأشير بتوصيات اللحنة أمام كل صنف في خانة الملاحظات بكشف تفريغ العطاءات .
- إيضاح أسباب التوصية بقبول عطاء معين لم يكن الأرخص سعرا أو بإلغاء المناقصة لعدم تقديم عطاءات أو لأن البيانات غير مطابقة .
- رفع توصياتها للسلطة المختصة للإعتماد .
إجراءات توريد الأصناف:
- يتم توريد الأصناف في المواعيد المنصوص عليها في العقد خالصة حميع المصروفات والرسوم ومطابقة لأمر التوريد والعينات المعتمدة .
- يقدم المورد فاتورة بالأصناف الموردة من أصل وصورتين تثبتها الجهة في الدفاتر المعدة لذلك .
- يخطر المورد بسحب أي صنف ترفض لجنة الفحص إستلامه ، على أن يورد بدلا منه .
- عند حدوث أي خلافات بين المورد ولجنة الفحص يفصل رئيس المصلحة فيها .
تأخر المورد عن توريد الأصناف
يكون للجهة الحق في :
- إعطاء المورد مهلة مع توقيع غرامة .
- شراء الأصناف على حسابه مع تحميله بفروق زيادة الأثمان والمصاريف الإدارية .
- إنهاء التعاقد مع مصادرة التأمين النهائي بما يوازي 10% من قيمة الأصناف المتأخرة في توريدها مع تحميل المورد المقصر بالتعويض اللازم .
إجراءات تسليم الأصناف:
- يتسلم رئيس أمناء المخازن الأصناف الموردة إستلاما مؤقتا ، مع مطالبة المورد بفاتورة من أصل وصورتين .
- صورة : ترسل لإدارة المخازن لقيدها ومراقبة الأصناف وإستلامها ويجب ألا تتجاوز هذه الإجراءات أكثر من ثلاثة أو أربعة أسابيع ٌفي حالة إرسال عينات للتحليل .
- تشكل لجنة لفحص الإصناف الواردة تقوم بمقارنة الأصناف بالمواصفات والعينات المختومة وتحفظ المرفوض على حده حتي يتم تسليمه للمتعهد .
- تفحص اللجنة من هذه الأصناف نسبا مئوية مختلفة تحددها الجهة المختصة حسب أهمية الصنف.
- يجوز قبول الأصناف قليلة القيمة دون فحص بشرط مطابقتها للعينات وشروط التعاقد .
- الأصناف الواردة بصفة هبات أو عينات وغير مقيدة بشرط يحرر عنها كشف يعتمده رئيس المصلحة بعد تقدير قيمتها وتضاف بحساب المخازن . أما الهبات المقيدة بشرط ، فأنه يرجع بشأنها للوزير المختص .
تنفيذ عقود المقاولات:
- يسأل المقاول عن حفظ النظام بموقع العمل وعن كافة الأضرار التي تحدث بسبب إهماله أو إهمال عماله .
- يجوز للجهة تصحيح أي خطأ يحدث في أي صنف أو رسم تقدمه دون تعويض للمقاول .
- ينهي المقاول الأعمال الموكول تنفيذها إليه بحيث تكون معدة للتسليم المؤقت في المواعيد المحددة ، فإذا تأخر ، توقع عليه غرامة تأخير .
- للجهة الحق في سحب العمل من المقاول إذا :
#### تأخر في بدء العمل أو أبطأ فيه .
#### توقف عن العمل كليا مدة تزيد عن 15 يوما .
#### أنسحب من العمل أو أخل بشروط العقد .
- في هذه الحالات ، يكون للجهة الحق في تنفيذ هذه الأعمال بمعرفتها أو طرحها في مناقصة جديدة أو ممارسة أحد المقاولين لإتمام العمل ، علاوة على إقتضاء غرامة تأخير .
معايير قيد مقاولات الأعمال في الدفاتر:
- يمسك بالجهة سجل تقيد فيه أعمال المقاولين والتقارير الخاصة بها ، وسجل آخر تقيد به أسماء المهندسين والأعمال التي باشرها كل منهم .
- يجب مطالبة المقاول بشهادة تأمين على العمال طوال مدة العملية
- تخطر مصلحة الضرائب بإسم المقاول وعنوانه وبيانات العقد وقيمته ومدته ورقم المسلسل العام للعقد .
- ترسل العطاءات الأصلية وكشف التفريغ ومحاضر لجان البت ونسخة العقد الأصلية وباقي المستندات الأخرى للجهاز المركزي للمحاسبات ، مع الإشارة عند كل صرفية إلي رقم وتاريخ الإرسال .
- تراجع الدفعات الجارية عن الأعمال المنفذة وترصد قيمة كل دفعة منعا لتكرار الصرف والتحقق من صحة المبالغ السابق صرفها .
- يفتح ملف حسابي لكل عملية تحفظ به نسخة من العقد وصورة من كشف التفريغ وصور المكاتبات الخاصة والتعديلات والأوامر وصور مستخلصات الدفعات الجارية كمرجع إضافي يتم اللجوء أليه في حالة الضرر .
- عند صرف الحساب الختامي تقدر غرامة التأخير وتضاف لحساب الإيرادات أو تعلى بحساب جاري دائن تحت التسوية لحين النظر في مبررات التأخير أن وجدت .
- ضمان صحة الصرف يراعى ما يلي :
- ختم مستندات الصرف بختم صادر عنه الشيك رقم … بتاريخ …
- التأكد قبل الصرف من عدم وجود حجوزات أو تنازلات والتأشير على إستمارة إعتماد الصرف بذلك ، كما يتم التأشير بسماح الإعتماد المخصص لذلك .
- خصم الدمغات وغير ذلك من الإستقطاعات .
- ضرورة توقيع المقاول على المخالصة النهائية بظهر المستخلص بما يؤيد قبوله المحاسبة على أساس الكميات الواردة بالحساب الختامي ، وذلك قبل تصدير شيك الدفعة الختامية المستحقة له .
الرقابة على المخازن الحكومية
تنظيم المخازن
- أن ترتب الأصناف داخل المخزن مع ترك مسافات داخلية تسهل حركة المرور اللازمة لتسلم وصرف الأصناف .
- أن ترتب الأصناف بحيث يسهل حصرها وعدها والرقابة عليها .
- أن توضع على كل صنف بطاقة تحمل إسمه ورقمه وحركته وحدود تخزينه.
- وجود فهرس لكل نوع من الأصناف لسهولة الإستدلال عليها .
- أن تكون المساحة المخصصة للتخزين مناسبة ومجهزة بكافة الوسائل التي تتناسب مع طبيعة الأصناف المخزنية .
- وجود إجراءات ووسائل الأمان اللازمة .
مسئولية أمناء المخازن:
- المحافظة على الاصناف التي في عهدة كل منهم .
- مراعاة الدقة في إستلام الأصناف وصرفها .
- عدم الإحتفاظ بأصناف زائدة عن الحاجة أو بطل إستعمالها .
- إخطار مدير المخازن كتابة عن كل صنف أوشك على النفاد بوقت كاف لإمكان إتخاذ الإجراءات اللازمة لتموين المخازن به .
- مراعاة القيد بالدفاتر المخزنية أولا بأول وإجراء مراجعة القيود الواردة بدفاتر العهدة على المسجل بدفاتر الشطب .
- عدم إنابة أحد عنهم في عمل من أعمالهم إلا بإذن كتابي من مدير المخازن مع إستمرار مسئوليته مسئولية كاملة عما بعهدته من أصناف .
أجازات أمناء المخازن وتغيبهم:
- في حالة الأجازة القصيرة ، تسلم لمن يحل محلهم كميات من الأصناف تكفي حاجة العمل العادية لحين عودتهم .
- في حالة الأجازات السنوية ، يمكن أن تسلم محتويات المخزن لأحد العاملين المستوفين لشروط الضمان أو أحد مساعدي أمين المخزن مع أخذ إقرار منه بأن المخزون في عهدته .
- عند تغيب أحد أمناء المخازن دون إخطار سابق أو وفاته ، يكلف مدير المخازن أحد العاملين بتسليم الأصناف التي تلزم لمواجهة الطلبات العادية مؤقتا عن طريق لجنة .
- يتم إقفال المخزن وتشميعة الى أن يعود الأمين الأصلي أو يعين الخلف في حالة الوفاة ، بصفة نهائية حيث تتخذ إجراءات جرد وتسليم محتويات المخزن .
مقايسات المخازن:
- تقوم إدارة المخازن – قبل بداية السنة المالية بتسعة أشهر على الأقل – بإعداد مقايسة سنوية تتضمن جميع الأصناف والمهمات اللازمة للجهة ، وتقدم المقايسة ، بعد مراجعتها ومناقشتها إلى وزارة المالية لتقدير قيمة الإعتماد اللازم إدراجه بالموازنة .
- يراعى عند تقدير مقادير الأصناف اللازمة ، حاجة الجهة الفعلية منها وعلى ضوء الموجود منها بالمخازن ، كما يراعى الإستفادة من الأصناف القديمة ( بعد تعديلها أو إصلاحها إذا لزم الأمر ) .
تموين المخازن:
يعتبر مدير المخازن مسئولا عن تموينها في الوقت المناسب وبالقدر اللازم لإنتظام سير العمل مع مراعاة حدود المقايسة المعتمدة للجهة التي يتبعها وعلى ذلك :
- لايرتبط بشراء أصناف غير واردة بالمقايسة أويترتب علي شرائها تجاوز الإعتمادات .
- لايجوز إستعمال الإعتمادات المخصصة لشراء أصناف معينة في غرض آخر أو شراء أصناف أخرى دون الحصول على ترخيص بذلك .
***
انتهت بحمد الله المقالة الثامنة لمسار كيم التعليمي للاتجاهات الحديثة في المراجعة
بقلم أ. د/ مدحت كمال
أستاذ المحاسبة والمراجعة – كلية التجارة – جامعة عين شمس
– تابعنا على صفحة موسوعة كيم لتنمية المهارات وبناء القدرات
أو تواصل معنا ( مركز الخبرات الإدارية والمحاسبية / كيم ) على رقم جوال أو واتس أب : 00201005289720
====================
هذه المادة محمية بحقوق الملكية لمركز كيم للتدريب والإستشارات ولايحوز الاقتباس منها الا بعد اذن كتابي من المالك CAME CENTER
اعداد / حمدي حسن – نائب مدير التدريب بمركز كيم