سلسلة مقالات – الاتجاهات الحديثة في المراجعة
بقلم أ. د/ مدحت كمال
المقالة التاسعة
إرجاع الأصناف إلي المخازن
أولا : الأصناف المستديمة بعد إستيفاء مدة إستعمالها :
- يلتزم المسئول عن هذه الأصناف بإرجاعها إلى المخازن عن إستيفاء مدة إستعمالها – أي عندما تصبح غير صالحة للإستعمال
- في حالة عدم ردها يلتزم المسئول بدفع قيمتها الدفترية أو قيمتها محددة على أساس سعر السوق وقت التبليغ عنها أيهما أكبر مع إضافة 10% لتغطية المصاريف الإدارية .
- إذا اعيد الصنف المستديم إلي المخزن قبل إنتهاء المدة المحدة له ، وظهر للجنة الفحص أنه أصبح غير صالح للإستعمال بسبب الإهمال أوالتقصير ، يحصل ثمنه وفقا للتحديد السابق .
ثانيا : الأصناف غير المحدد مدة إستعمالها :
لا تعاد هذه الأصناف إلي المخازن إلا إذا تلفت أو أصبحت غير صالحة للإستعمال ، ويحصل ثمنها اوتكاليف إصلاحها من المتسبب في ذلك .
ثالثا : الأصناف التي تزيد عن الحاجة :
تعاد هذه الأصناف إلي المخازن بعد التأكد من أنها من نفس أصناف المصلحة وأنها بحالة جيدة .
رابعا : مخلفات الخامات المنصرفة للتشغيل :
ترد هذه المخلفات إلي المخازن بعد أن يقرر العامل المسئول على إستمارة الأصناف المرتجعة بأن الكميات إستخدمت فعلا في العمل والباقي منها مطلوب إرجاعه .
فقد أو تلف الأصناف:
- يبلغ مدير المخازن الحادث إلي كل من : رئيس المصلحة ، صندوق الضمان الحكومي ، الشرطة والنيابة (إذا لزم الأمر) .
- تشكل لجنة تحقيق لتحرى أسباب الحادث ولتحديد ما إذا كان قد نشأ عن سوء الإستعمال أو الإهمال ، ويتم جرد الأصناف في مكان الحادث لإمكان حصر مقدار الأصناف الفاقدة أو التالفة .
- ترسل المصلحة إلي وزارة المالية والجهاز المركزي للمحاسبات إخطارا إبتدائيا شاملا لكل ما أمكن معرفته من التفاصيل .
- يرسل إخطارا نهائي إلي وزارة المالية والجهاز المركزي للمحاسبات ببيان ما قررته المصلحة نحو الحادث وما إتخذته من إجراءات نحو تحصيل قيمة الخسارة .
- تمسك إدارة المخازن سجلا خاصا تدون فيه جميع حوادث السرقة والحريق والتلاعب وتبين فيه تباعا أمام كل حادث الأدوار التي مر بها والإجراءات التي إتخذتها المصلحة المختصة بشأنها .
تحصيل قيمة الأصناف الفاقدة أو التالفة
- إذا فقدت الأصناف المستديمة أو تلفت بسبب الإهمال أو سوء الإستعمال أو لم ترد بعد إستيفائها المدة المقررة ، فإنه يحصل ثمنها الأصلي أو سعرها في السوق وقت التلف أيهما أكبر مضافا أليه 10% مقابل مصاريف إدارية ، ولكن إذا أمكن إصلاح التلف فإنه يكتفى بتحصيل تكاليف الإصلاح من المتسبب .
- يجوز لرئيس المصلحة خصم مبلغ مناسب من الثمن مقابل إستهلاك الصنف نتيجة إستعماله في الأغراض المصلحية قبل الفقد أو التلف ، إذا كان من الأصناف المقرر لها مدة إستعمال .
- إذا كان الصنف الفاقد أو التالف من الأصناف التي تستهلك بالإستعمال قيخصم من الثمن بما فيه المصاريف الإدارية نسبة مئوية نظير الإستهلاك تقررها الجهة الفنية المختصة .
- إذا رأت لجنة الفحص أن الأصناف التالفة يمكن الإنتفاع بها ، تقدر لها ثمنا يخصم من ثمن الصنف البديل .
قواعد الجرد المخزني
- يتم تحديد مواعيد للجرد ، وتخطر بها وزارة المالية ولا يجوز تعديلها إلا بموافقة الوزارة مع مراعاة ضرورة جرد الأصناف قبل نهاية السنة المالية.
- يرسل إقرار – في نهاية كل سنة – لكل من وزارة المالية والجهاز المركزي للمحاسبات يفيد بإتمام جرد جميع الأصناف الموجودة بجميع مخازن المصلحة كما يرسل أيضا بيان بممتلكات الحكومة من عقارات وأراضي إلي الإدارة العامة للحساب الختامي بوزارة المالية
التفتيش على المخازن
تخضع المخازن الحكومية والحسابات الخاصة للتفتيش بمعرفة كل من مفتشي وزارة المالية ، ومفتشي الجهاز المركزي للمحاسبات والمفتشيين المحليين بالوحدات الإدارية . وتنحصر أهم واجبات المفتش فيما يلي :
- التحقق من الإلتزام بأحكام لائحة المخازن ومن إنتظام سير أعمال المخازن
- التحقق من أن الدفاتر ممسوكة طبقا لأحكام المخازن ومن أن حركة الأصناف المخزنية مقيدة بها حتي تاريخ التفتيش .
- التأكد من سلامة إجراءات تسليم الأصناف وصرفها ومن أن الأصناف المرتجعة قبلت بالمخازن ، بعد الموافقة على إرجاعها من لجنة الفحص .
- إنتخاب بعض الأصناف ، ومقارنة الموجود منها فعلا علي الرصيد الدفتري الموجود في الدفاتر المخزنية .
- التحقق من عدم وجود أصناف راكدة أو مكدسة تزيد عن الحاجة
- التأكد من أن العجز أو الزيادة التي أسفرت عنها عملية الجرد قد سويت في حينها .
- التأكد من أن الأصناف المباعة قد تمت طبقا لأحكام لائحة المناقصات والمزايدات .
- متابعة تنفيذ المصلحة لملاحظات التفتيش الموضحة في التقارير السابقة .
وهناك حالات خاصة ينبغى مراعاتها فى صدد عمليات المخازن :
( أ ) فى حالة الاستعجال ترسل عادة الأصناف من قسم الاستلام مباشرة إلى المصنع دون أن تأخذ إدارة المخازن علماً بالعملية. وهذا إجراء خاطئ، إذ لابد من إجراء خطوات الاستلام والصرف واستخراج مستندات الاستلام.
(ب) فى حالة وجود أصناف ملك الغير وفى حوزة المنشأة لإجراء تصليحات عليها، فهذه ينبغى فصلها ووضعها فى مخزن خاص ولا تقيد فى دفاتر المخزن.
(ج ) فى حالة استلام أصناف تألفة من العملاء أو من أقسام البيع يعد لها مخزن خاص مستقل وتقيد فى السجل بالكميات.
( د ) بالنسبة للاصناف البطيئة الحركة والتالفة، على أمين المخزن أن يقدم تقارير دورية بشأنها للإدارة لاتخاذ سياسة معينة تجاهها.
(هـ) تخصيص مخزن مستقل للمهمات والأدوات الصغيرة لا تصرف منه الأصناف إلا بناءً على طلب وبناءً على تقديم الصنف المستهلك وبعد موافقة رئيس القسم.
( و ) فى حالة المنشآت الصناعية قد يكون هناك مخازن مستقلة لكل مرحلة وتراقب بحسابات إجمالية.
يحاول أمين المخزن إخفاء العجوزات الناتجة عن الإهمال أو الاختلاسات بشتى الطرق منه
- وضع الصناديق الفارغة مع المليئة لتضليل القائمين بالجرد.
- فى أواخر العام وقرب موعد الجرد السنوى يقوم أمين المخزن بإنهاء مستندات صرف بضائع وقيدها فى دفاتره على أنها صرفت مع عدم إرسالها للشحن فعلا إلا فى أوائل السنة المالية الجديدة, وطبعاً تؤخذ الكميات فى الجرد على أنها موجودة بالمخازن.
ويتم هذا التلاعب خصوصاً إذا كانت المخازن هى المسئولة عن التسليم.
- فى أواخر العام وقرب موعد الجرد السنوى يتسلم أمين المخزن أصناف مشتراه ويضعها فى أماكنها مع تأخير إجراء القيود الدفترية الخاصة بالعملية فى دفاتره المخزنية. وطبعاً تدخل فى الجرد لتغطية أى عجز مخزنى.
- يقوم أمين المخزن ـ باتفاق مع المسئول عن قسم التسليم إن وجد ـ على إرسال بضاعة إلى العملاء أقل من التى تم طلبها والمقيدة فى مستندات الصرف. وبذلك تنتقل المطالبات عن العجز من العميل إلى إدارة المبيعات، التى قد تقوم بخصم قيمة العجز وتسوية الموضوع دون الرجوع على أمين المخازن.
وقد يكون هدف أمين المخزن من وراء إرسال البضاعة إلى العميل بأقل من المطلوب هو قيامه بخصم الكمية بالكامل فى عهدته حتى تمر فترة الجرد ثم يقوم بعد ذلك بالإعتراف بهذا النقص ويعمل على إرسال الفروق للعميل فى بداية السنة الجديدة بعد إنقضاء فترة الجرد.
- تسوية العجوزات خلال العام أولاً بأول عن طريق إعدام أصناف على اعتبار أنها تالفة وغير صالحة للبيع.
ويتم ذلك بعد أخذ موافقة شخص مسئول ولكن دون أن تتم الرقابة اللازمة على عملية إعداد الأصناف التالفة والتخلص منها.
وهكذا تختفى الفروق المخزنية بالرغم من قيام أمين المخزن باختلاسها.
ومن ثم ينبغى أن يراعى عند إجراء الجرد السنوى بمعرفة إدارة المراجعة الداخلية أو أى جرد يتم تحديد إشرافها أو بمعرفة لجان الجرد المستمر أن يكون الجرد مفاجئاً. ولا مانع من القيام بجرد نفس الصنف مرة فى نهاية السنة ومرة أخرى بعد اسبوع إذا كان هناك أى شك فى تصرفات أمين المخزن.
هذا بالإضافة إلى إجراء المطابقات بين يومية المشتريات وسجل البضاعة الواردة الذى يحتفظ به فى إدارة الاستلام، وكذلك إجراء المطابقات بين يومية المبيعات وسجل البضاعة الصادرة الذى تحتفظ به إدارة التسليم حتى يتم وضع الحد الفاصل للعمليات Transactions cut – off.
( ز ) قد تشترى المنشأة أصنافاً لتوريدها مباشرة إلى العملاء دون المرور على مخازن المنشأة. وفى هذه الحالة يجب أن يضمن النظام الموضوع تحميل حسابات العملاء بثمن الأصناف الموردة إليهم مباشرة.
نظام فحص المشتريات:
1 – هل تتركز جميع عمليات شراء المستلزمات السلعية فى إدارة المشتريات؟
2 – هل تتبع إدارة المشتريات:
(أ) المدير التجارى.
(ب) المدير المالى.
(جـ) مدير المخازن.
(د) مدير الإنتاج.
3 – من الذى يصدر طلب الشراء:
(أ) إدارة المخازن.
(ب) الإدارة الطالبة.
4 – هل ترسل صورة من طلب الشراء إلى إدارة المخازن قبل إرسالها إلى إدارة المشتريات؟
5 – هل يصدر أمر توريد عن كل عملية شراء؟
6 – من الذى يعتمد أمر التوريد:
(أ) مدير المشتريات.
(ب) المدير التجارى.
(جـ) مدير الإنتاج .
(د) رئيس مجلس الإدارة.
7 – هل ترسل صورة من أمر التوريد إلى :
(أ) الحسابات المالية.
(ب) إدارة المخازن.
(جـ) قسم الفحص والاستلام.
(د) الإدارة التى طلبت الشراء.
8 – هل تشكل لجنة لفحص واستلام المشتريات فى كل حالة على حدة؟
9 – من الذى يعتمد قرار لجنة الفحص والاستلام:
(أ) مدير المشتريات.
(ب) المدير التجارى.
(جـ) مدير الإنتاج.
(د) رئيس مجلس الإدارة.
10 – أعضاء لجنة الفحص والاستلام يمثلون:
(أ) الإدارة التى طلبت الشراء.
(ب) إدارة المشتريات.
(جـ) الحسابات المالية.
(د) إدارة المخازن.
11 – هل ترسل صورة من محضر الفحص والاستلام إلى:
(أ) إدارة المشتريات.
(ب) إدارة المخازن.
(جـ) الحسابات المالية.
12 – هل ترسل صورة من إذن الاستلام إلى:
(أ) إدارة المشتريات.
(ب) الحسابات المالية.
(جـ) حسابات التكاليف.
(د) القسم الطالب.
13 – هل يرقم بالتسلسل كل نوع من المستندات التالية:
(أ) طلبات الشراء.
(ب) أوامر التوريد.
(جـ) محاضر الفحص والاستلام.
(د) أذون الاستلام.
14 – من الذى يعتمد قرارات لجان فتح المظاريف ولجان البت بالنسبة للمناقصات العامة:
(أ) مدير المشتريات.
(ب) المدير التجارى.
(جـ) رئيس مجلس الإدارة .
(د) مجلس الإدارة.
15 – من الذى يعتمد إجراءات وقرارات لجان الشراء بالممارسة:
(أ) مدير المشتريات.
(ب) المدير التجارى.
(جـ) رئيس مجلس الإدارة .
(د) مجلس الإدارة.
16 – من الذى يعتمد قرارات الشراء بالأمر المباشر:
(أ) مدير المشتريات.
(ب) المدير التجارى.
(جـ) رئيس مجلس الإدارة .
(د) مجلس الإدارة.
17 – هل تقوم إدارة المشتريات :
(أ) بإجراءات التأمين على جميع أصول ومسئوليات المشروع ضد الأخطار بأنواعها.
(ب) بيع المستلزمات السلعية الزائدة عن الحاجة.
(جـ) تأجير ممتلكات الشركة للغير.
(د) بيع الأصول الثابتة المستغنى عنها أو الخردة، ومخلفات الإنتاج والمشتريات.
18 – هل تمسك إدارة المشتريات السجلات التالية:
(أ) سجل الموردين المعتمدين.
(ب) سجل الموردين المحظور التعامل معهم.
(جـ) سجل متابعة أوامر التوريد.
(د) سجل قيد العقود.
19 – هل تعد إدارة المشتريات تقارير دورية عن حركة أوامر التوريد الصادرة والمنفذة كل:
(أ) أسبوع.
(ب) شهر.
(جـ) ربع سنة.
(د) نصف سنة.
20 – هل ترسل تقارير إدارة المشتريات الدورية إلى :
(أ) المدير التجارى.
(ب) المدير المالى.
(جـ) رئيس مجلس الإدارة .
(د) مجلس الإدارة.
21 – هل ترسل فواتير الموردين إلى:
(أ) إدارة المشتريات.
(ب) الحسابات المالية.
(جـ) المخازن.
ويمكن أن توجه الأسئلة بصورة أخرى :
- هل توجد إدارة خاصة بالمشتريات مستقلة عن إدارة الحسابات وقسم الاستلام وقسم الشحن؟
- هل تحرر أوامر شراء بضائع معتمدة في كل حالة؟ وهل تستخرج تلك الأوامر من دفتر متسلسل الأرقام؟ وهل ترسل صورة منه للحسابات؟
- هل يرسل محضر الاستلام المسلسل الأرقام أو صورة منه مباشرة إلى إدارة الحسابات؟
- هل يسجل قسم الاستلام فوراً أى بضائع تصل إليه في سجل خاص؟
- هل تمر مردودات المشتريات حتما بقسم الشحن؟
- هل تطابق فواتير المشتريات في إدارة الحسابات مع أمر الشراء ومحضر الاستلام وتقرير الفحص؟ وهل تفحص دورياً الفواتير أو أوامر الشراء أو محاضر الاستلام التي لا يقابلها الوثائق الأخرى للتصرف فيها.
- هل تتحقق المنشأة من صحة الناحية الحسابية للفواتير ومن عدم المبالغة في مصاريف الشحن التي يحملها بها الموردون.
- هل يقوم موظف مسئول بإدارة الحسابات بتوجيه قيد الفواتير على حساباتها الصحيحة في يومية المشتريات التحليلية أو المجزأة؟
نظام فحص المخازن:
1 – هل تتبع المخازن:
(أ) إدارة مستقلة للمخازن.
(ب) إدارة المشتريات.
(جـ) إدارة الإنتاج.
2 – هل توجد مخازن مستقلة:
(أ) المستلزمات السلعية.
(ب) للإنتاج التام.
3 – هل تتبع مخازن الإنتاج التام :
(أ) إدارة المخازن .
(ب) إدارة المبيعات.
(جـ) إدارة الإنتاج.
4 – هل إدارة المخازن مسئولة عن كافة إجراءات تخزين وصيانة المخزون من وقت وروده حتى صرفه ؟
5 – هل توجد مخازن فرعية؟
6 – هل تحتفظ إدارة المخازن بالسجلات والبطاقات والمستندات لتسجيل ومتابعة الحركة المخزنية للأصناف المختزنة؟
7 – هل يوجد قسم لمراقبة حسابات المخازن؟
8 – هل يتبع قسم مراقبة حسابات المخازن:
(أ) إدارة المخازن.
(ب) الحسابات المالية.
(جـ) حسابات التكاليف.
9 – هل يوجد نظام للجرد المستمر؟
10 – هل تجرد المخازن جردا مفاجئا من آن لآخر؟
11 – من الذى يقوم بالجرد المفاجئ:
(أ) لجنة تشكل لهذا الغرض.
(ب) الحسابات المالية.
(جـ) حسابات التكاليف.
(د) الإدارة المالية.
12 – هل توجد الحدود التالية لكل صنف من المخزون:
(أ) حد أعلى.
(ب) حد طلب.
(جـ) حد أدنى.
13 – هل تصدر إدارة المخازن طلبات شراء عند وصول المخزون من الأصناف إلى:
(أ) حد الطلب.
(ب) الحد الأدنى.
(جـ) عندما تدعو الحاجة.
14 – هل تثبت الحركة المخزنية فى بطاقات وسجلات المخازن:
(أ) بالكمية.
(ب) بالقيمة.
(جـ) بالكمية والقيمة.
15 – هل المخازن مقسمة إلى مخازن نوعية تطابق حسابات المخزون الواردة بالنظام المحاسبى الموحد؟
16 – هل أصناف المخزون موصفة ومصنفة طبقا للتصنيف السلعى الموحد؟
***
انتهت بحمد الله المقالة التاسعة لمسار كيم التعليمي للاتجاهات الحديثة في المراجعة
بقلم أ. د/ مدحت كمال
أستاذ المحاسبة والمراجعة – كلية التجارة – جامعة عين شمس
– تابعنا على صفحة موسوعة كيم لتنمية المهارات وبناء القدرات
أو تواصل معنا ( مركز الخبرات الإدارية والمحاسبية / كيم ) على رقم جوال أو واتس أب : 00201005289720
====================
هذه المادة محمية بحقوق الملكية لمركز كيم للتدريب والإستشارات ولايحوز الاقتباس منها الا بعد اذن كتابي من المالك CAME CENTER
اعداد / حمدي حسن – نائب مدير التدريب بمركز كيم